Assistant/e Administratif/ve et Financier/ère - G5(DC)

Introduction

À propos de Better Work
Nous mobilisons des marques internationales, des gouvernements, des propriétaires d’usines et des travailleurs pour améliorer les conditions de travail, stimuler la compétitivité et créer un monde plus équitable et plus prospère.

Le pouvoir de convaincre
Fruit du partenariat entre l’Organisation internationale du Travail (agence spécialisée des Nations Unies) et la Société Financière internationale (Groupe Banque mondiale), nous savons comment rassembler divers acteurs pour créer un impact positif sur les conditions de travail, la productivité et la compétitivité.

Une approche qui a fait ses preuves
Nous créons des changements durables et mesurables en donnant les moyens aux usines d’améliorer les conditions de travail dans leurs installations. Nos évaluations sont une référence mondiale pour leur rigueur et intégrité. Nos programmes de formation et nos services consultatifs ont le pouvoir de changer les attitudes et les comportements.

Action nationale/influence mondiale 
Grace à des recherches approfondies menées par des universités, et au partage des meilleures pratiques issues de notre expérience de terrain, nous sommes en mesure, dans les pays dans lesquels nous travaillons et bien au-delà, de convaincre les gouvernements, les marques et les décideurs politiques de faire de l’amélioration des conditions de travail une priorité absolue.

Mission Principale
Notre travail et nos recherches ont démontré – aux employeurs, aux syndicats, aux marques internationales et aux gouvernements – que l’amélioration des conditions de travail et la défense des droits des travailleurs profitent à tous. Nous avons amélioré la vie de plus de 3 millions de travailleurs et de millions de membres de leur famille, et augmenté la rentabilité de leurs employeurs. Il n’y a pas de compromis entre un meilleur travail et de meilleures affaires. 

Contexte
Le projet « Better Work » prévoit une intervention initiale de 18 mois dans le secteur de l’habillement à Madagascar, en étroite collaboration avec d’autres parties prenantes de l’OIT et de l’industrie. Le projet mettra en œuvre des activités au niveau des usines et de l’industrie basées sur l’expérience de Better Work dans d’autres pays. Le projet sera basé au bureau de Pays de l’OIT à Antananarivo.

Pour plus d'informations, veuillez consulter www.betterwork.org.  

section facultatif (si besoin)

Fonction
Le(la) titulaire fournit un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, organisation de voyages et logistique) et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire travaille d'une manière pleinement opérationnelle et veille par conséquent à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies pour recommander la marche à suivre dans le(s) domaine(s) qui relève(nt) de sa compétence. 

Le(la) titulaire fournit un ensemble de services spécialisés d’appui financier et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation pour traiter les transactions en vue de leur approbation financière et du traitement des paiements. Le(la) titulaire travaille d'une manière pleinement opérationnelle et règle diverses questions opérationnelles, récurrentes ou non, exigeant l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives financières.

Supervision
L'assistant/e administratif/ve et financier/ère travaillera sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal du Projet Better Work à Madagascar, et sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau de Pays de l'OIT pour Madagascar, les Comores, Maurice et les Seychelles. 
 

Fonctions et responsabilités essentielles

Exercer un ensemble de fonctions et services d'appui administratif et financier pour les activités opérationnelles et liées aux paiements du bureau, y compris en préparant et en traitant des transactions financières dans le progiciel de gestion intégré (PGI), et en vérifiant que les informations et la documentation d’appui sont conformes aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures financières et aux normes applicables en la matière.

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1. Coordonner et gérer les tâches administratives du projet «Better Work », y compris l’agenda du Responsable du programme.
2. Rédiger les correspondances, assurer le classement des dossiers et documents utilisés par le projet, conformément à la procédure en vigueur.
3. Répondre aux questions des parties prenantes et des partenaires nationaux et obtenir des informations pour la mise en œuvre des activités du projet.
4. Prendre des dispositions pour l’achat local, l’entretien et la conservation des équipements, du mobilier et des fournitures de bureau du projet, ainsi que pour l’entretien et la sécurité des locaux ; effectuer les inventaires annuels des matériels et mobiliers du projet.
5. Etablir les contrats (bons de commande, contrats de collaboration extérieurs et de service, accords d’exécution, accords de subventions) et en assurer le suivi et la revue des rapports financiers et des documents comptables, vérifier les dépenses effectuées ; former et encadrer le personnel des Agences d’Exécution en matière d’application du règlement financier du BIT et de présentation des rapports.
6. Organiser les voyages officiels ; préparer/régulariser les transactions de voyage et les demandes d’avance sur mission ; assurer le suivi des formalités relevant de la sécurité du personnel, notamment l’obtention du visa de sécurité et gérer l’agenda des fonctionnaires en mission, en provenance du Siège ou d’autres Bureaux du BIT.
7. Gérer au quotidien toutes les activités financières du projet à savoir : suivi du budget, élaboration des dépenses prévisionnelles, suivi de la comptabilité budgétaire ; contribuer à la préparation des révisions budgétaires.
8. Préparer des rapports de suivi réguliers sur le budget approuvé du projet ; assister et guider la gestion du projet dans le suivi des fonds ainsi que dans le maintien des contrôles financiers internes.
9. Organiser les parties logistique et financière des séminaires et ateliers techniques dans le cadre du projet : rassembler tous les documents financiers nécessaires, mettre au point le budget, préparer les demandes d’avances et des déblocages de fonds correspondants, régulariser les déblocages de fonds, établir les rapports financiers des activités du projet.
10. Gérer, le cas échéant, la petite caisse du projet et préparer les demandes de renflouement 
11. Exécuter toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique en rapport avec son poste.

Qualifications requises

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d'un diplôme en comptabilité/ finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente. 

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience d’appui opérationnel ou administratif, y compris la prestation de services d’appui aux opérations financières. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Excellente maîtrise du français et bonne connaissance du malgache.

Compétences

• Connaissance de la gestion financière et/ou des techniques comptables. 
• Connaissance de l'appui administratif général et des domaines opérationnels.
• Connaissance des normes comptables internationales comme les Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS) ou d’autres normes comptables internationales ou nationales. 
• Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office. 
• Intégrité et transparence.
• Efficacité dans l’appui administratif fourni pour l’organisation de réunions et d’autres manifestations.  
• Apprentissage et partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration, 
• Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables en matière de gestion financière. 
• Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques. 
• Précision et souci du détail. 
• Sens des responsabilités concernant la préservation de l’intégrité des données. 
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.