Assistant(e) Administratif(ve) et financier(ère) - G5(DC)

Introduction

L'OIT est l'institution des Nations Unies qui a pour mission d'améliorer l'accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d'équité, de sécurité et de dignité. Son mandat consiste à promouvoir les droits au travail, encourager la création d'emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail. 
Comme de nombreux pays du monde, la Côte d’Ivoire a été lourdement touchée par la pandémie du Covid-19. Diverses mesures sanitaires, de confinement, distanciation, de fermetures de frontières et de restriction de circulation sont mises en œuvre afin de freiner la transmission du virus. Si ces mesures sont salutaires pour la gestion de la pandémie, elles ont toutefois pour corollaire le ralentissement de l’activité économique, fortement ressenti par les populations en général et singulièrement par les acteurs de l’économie informelle, qui représentent 81,3% de l’emploi dans le pays. 
En effet, la vulnérabilité de ces acteurs s’est aggravée car les mesures appliquées signifient la baisse ou l’arrêt de leur activité, les mettant dans l’impossibilité d’assurer leur subsistance au quotidien, dans des contextes où il n’existe bien souvent ni retraite, ni assurance-maladie ni assurance-chômage. 
Il apparait donc nécessaire de mettre en place des mécanismes de formalisation qui les rendraient moins vulnérables aux effets du COVID-19 et faciliteraient leur accès aux mesures d’appui gouvernementales. 
Pour ce faire, le BIT a lancé plusieurs actions : (i) diagnostic approfondi et l’appui à l’élaboration de la stratégie de transition de l’économie informelle vers l’économie formelle, (ii) création de l’ intersyndical de l’informel (CITEF), (iii) application des principes et droits fondamentaux au travail dans les PME, (iv) renforcement de l’offre de services de la Confédération Générale des Entreprises de Côte d'Ivoire (CGECI) en matière d’entreprenariat, et  (v) campagne syndicale de sensibilisation sur le COVID 19 sur les lieux de travail dans les secteurs formels et informels.

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En complément de ces actions, le BIT a mis en place une intervention financée sur RBSA qui visant à appuyer les mandants ivoiriens dans leurs efforts de minimiser l’impact de la pandémie du COVID-19 sur les acteurs de l’économie informelle à travers leur accompagnement à la formalisation. Celle-ci poursuivra trois résultats intermédiaires : (i) l’accès des entrepreneurs et des travailleurs informels au statut de l’entreprenant, en ligne avec  la R204 de l’OIT, sera amélioré grâce au développement d’outils, de procédures et de mesures incitatives à la formalisation; (ii) des services novateurs et digitaux de sensibilisation et de formation à la formalisation, sensibles au genre, seront offerts par les partenaires sociaux aux hommes et femmes acteurs de l’ économie informelle les plus impactés par la crise du COVID-19 ; (iii) les travailleurs de l’informel de 17 marchés d’Abidjan, dont 70% de femmes, seront appuyés dans leur processus de formalisation en coopératives et d’adhésion à la protection sociale.

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L’intervention s’inscrit dans la Stratégie Nationale de Transition de l’Economie Informelle vers l’Economie Formelle et son Plan d’action Opérationnel. Elle contribue aux cibles 1.3 et 8.3 des ODD et aux résultats 1 .4 et 2.3 du PPTD 2017-2020. Elle est aussi alignée aux Principes des recommandations R204/R205 de l’OIT et au Programme et Budget de l’OIT pour 2020-21 dans ses produits 1.1, 1.2 et 4.3.

Pour la mise en œuvre de cette initiative, le BIT recrute Un/e Assistant/e Administratif/ve et Financier/ère.   Le projet est basé à Abidjan et est administré par un coordonnateur national de projet.

Supervision

Le/La fonctionnaire travaillera sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau de Pays de l’OIT à Abidjan et la supervision directe du Coordonnateur National de Projet

Principales tâches et responsabilités

L’Assistant/e administratif/ve et financier/ère assurera les principales tâches suivantes:

Tâches administratives :

• Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative. Gérer toutes les tâches administratives, y compris le soutien logistique au personnel du projet, les préparatifs de voyage, les autorisations administratives et sécuritaires, les visas, les réservations d'hôtel ; 
• Assurer la gestion du matériel et équipement du projet
• Assister le coordonnateur de projet dans la programmation et la préparation des estimations budgétaires et des prévisions de dépenses en analysant et en surveillant la situation des ressources par rapport aux activités prévues.
• Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions.
• Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de services.
• Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et fournir le service de protocole tel que requis.
• Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations et des correspondances et des articles de presse.

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• Traiter les transactions financières et vérifier que les informations et les pièces justificatives sont conformes aux règles et règlements financiers, aux politiques, aux procédures et aux normes applicables
• Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers.
• Préparer les spécifications et les estimations des couts des activités prévues.
• Préparer et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des dépenses du projet.
• Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions administratives et financières.
• Effectuer d'autres tâches pertinentes assignées par le supérieur hiérarchique, selon les besoins

Formation, expérience, connaissance linguistique, et aptitudes professionnelles

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.

Expérience

Un minimum de cinq (05) ans d’expériences professionnelles dans le domaine de l’appui administratif et financier et /ou la gestion administrative et financière des projets. La connaissance de projets liés à l’Economie informelle serait un avantage.    

Connaissances linguistiques

Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.  

Aptitudes professionnelles

• Capacité avérée dans l’utilisation les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, Powerpoint et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des tâches.
• Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances.
• Bonne faculté d’analyse.
• Aisance dans la communication orale et écrite.
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions.
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression.
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps.
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion.
• Avoir le sens de la responsabilité et posséder un sens du détail.
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie.
• Faire preuve d’honnêteté et d’intégrité.
• Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
• Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre.
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions.
• Faculté d’encadrement.
• Aptitude d’adaptation aux changements.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.