Logistics Assistant (Funds & Management) G5 FT/Bujumbura

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Le PAM recherche des candidat(e)s de la plus haute intégrité et du plus grand professionalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET DESCRIPTION DU PROJET

Le titulaire du poste reporte au responsable de la logistique. Il / elle devrait assumer la responsabilité de l'achèvement d'une série de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard pour toutes les modalités d'assistance utilisées tant pour le PAM que pour des services communs de logistique,

Le titulaire du poste est en mesure de recommander un plan d'action à ses collègues à différents niveaux et peut attribuer des tâches à d'autres membres du personnel d’appui.

OBJECTIFS ATTACHES AU POSTE

Mettre en œuvre des procédures et des activités de logistique/chaîne d'approvisionnement standard bien définis pour permettre une livraison efficace des biens et services pour toutes les modalités de livraison. L'assistant logistique appuiera les activités de gestion des fonds de l'Unité de la chaîne d'approvisionnement et s’assurera que les processus et les lignes directrices sont respectés.

QUALIFICATIONS

Langue: Maitrise(Niveau C) du Français et connaissance intermédiaire (Niveau B) de l’ Anglais

Education: Avoir complété la formation secondaire (les humanités générales). Un certificate ou un diplôme post-secondaire dans le domaine de la logistique ou un autre domaine similaire est souhaitable.

RESPONSABILITÉS CLEES (Non exhaustives)

L'Assistant(e) à la logistique (Funds & Management) aura pour tâches :

1. Fournir un soutien à la réalisation des opérations et des activités logistiques, en gérant les fonds de l'Unité de la chaîne d'approvisionnement pour faciliter, directement ou indirectement, la fourniture efficace de l'aide alimentaire aux bénéficiaires.

2. Suivre la programmation des fonds, et l'affichage des demandes de paiement dans WINGS pour chaque projet.

3. Assurer une bonne gestion des fonds, y compris : l'engagement des fonds, la création des transactions TPO / STO ( Stock Transport Order) / OBD (OutBound Delivery)/Shipment, la création de transactions SES(Service Entry Sheet)/ GRN ( Good Received Note)/ POs( Purchase Orders) / FR (Fund Reservation), l'encodage du paiement en WINGS

4. Préparer un rapport de suivi sur les fonds

5. Préparer et soumettre à l'Unité des Finances les dépenses logistiques prévues avant le 5 de chaque mois

6. Contribuer à l'exécution du plan de transport par la création de transactions TPO, STO, OBD et expéditions dans le système WINGS

RESPONSABILITES CLEES(SUITE)

7. Recueillir et compiler des données pour produire et / ou contribuer à des rapports / rapports matriciels (par exemple CCTI (Committee on Commodities Transport Insurance), SPR ( Services  Purchase Request), clôture financière, inventaire physique, performances de transport) et assurer l'exactitude des informations dans les systèmes de l'entreprise à l'appui d'une prise de décision éclairée

8. Contribuer à l'élaboration, au suivi et à la révision du budget de toutes les modalités d'exécution, en veillant au respect des procédures pertinentes et en conformité avec les normes institutionnelles

9. Si nécessaire, créez des transactions d'usinage dans le système WINGS

10. Assurer la liaison avec un nombre limité de parties prenantes internes et externes pour soutenir une gestion efficace des opérations logistiques

11. Donner des conseils aux autres membres du personnel d’appui, afin de les aider à accomplir les tâches standard conformément aux normes et délais convenus

12. Toute autre tâche demandée par le superviseur au besoin.

CAPACITES ORGANISATIONNELLES

Aider les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Suggérer des améliorations potentielles des méthodes de travail de l’équipe ou à la responsable hiérarchique.

Explique aux membres de l’équipe, l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Explique clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Cherche des opportunités de travailler avec des personnes d'horizons différents.

Sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail et fournir des commentaires constructifs.

AUTRES CAPACITES (Suite)

Suit les progrès vers les objectifs et partage cette information régulièrement avec le superviseur.

Explore les moyens d'être toujours plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.

Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement de ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité.

Prend la responsabilité de ses propres tâches et avise le supérieur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.

Décide de manière indépendante des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L'ENTREE AU RÔLE :

• Au moins 4 ans d'expérience professionnelle dont 3 dans le domaines de la Logistique.

• Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires.
• Expérience de l'analyse des données (sur les marchandises, les fonds, etc.) et la rédaction de rapports.
• Expérience de l'évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
• Expérience de l'aide à l'établissement des documents contractuels.
•  Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes

CONDITIONS D' EMPLOI ET DATE DE PUBLICATION

• Durée de contrat : 12 mois
• Lieu de travail: Bujumbura
• Type de contrat : Fixed Term
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donnez dans votre CV trois (3) personnes de référence professionnelles (Donnez l’adresse complète, le nom, le numéro de téléphone et l’e-mail). Les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création de votre profile.
• Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
• Le PAM ne perçoit de frais à aucun stade de recrutement (Dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc) et ne demande aucune information bancaire.
• La date de publication est fixée du 17 février 2021 au 4 mars 2021 à 23h 59 minutes.

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Les candidatures féminines et qualifiées des pays en voie de développement sont fortement encouragées.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et de harcèlement et ne juge pas de discrimination sur la base du statut VIH/SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection ( CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.