Assistant Travel & Protocol ( SSA/G5 GOMA)

Titre du Poste: Assistant Travel et Protocol
Contrat: SSA
Grade: G5
Durée: 2 mois
Location: Goma

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Les CSUs ont été instaurés dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entièrement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et également assurer le respect des textes, principes et procédures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financières et tout type de transaction dans le contexte du nouveau système ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES
L'Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :
I. Travel
1. Organisation des voyages et des réunions. Initier et gérer les plans de réunion dans le GSM ; Initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles ; Gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.
2. Assure la conformité et le respect des politiques liées au voyage ; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ;
3. Initie et fait le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système
4. Géré les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission a Goma. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise à jour des informations sur les hôtels et sites d'hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies a Goma.
5. Veille a informé le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages.
6. Assiste l'ensemble du personnel dans la mise à jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais.
7. Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.
8. Fais le suivi avec les collègues de l'Unité Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siege pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l'OMS à Goma.
9. Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages.
10. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.
II. Protocole
Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission à Goma.
Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel auprès de l'UNDSS. Assure la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Représentant et de tout autre personnalité en visite à Goma.
Assure le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS a Goma et le Ministère des Affaires Etrangères pour toutes les procédures liées aux activités du bureau et nécessitant leur intervention.
Produit une situation hebdomadaire des visas et arrivées et départs du bureau et assure la coordination avec la logistique pour le transport et l'hébergement des staffs et/ou consultants en mission à Goma. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essentielle : Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.
Désirable : Bac 2 en Administration et en gestion.

Expérience
Essentielle : Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue.
Désirable : Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.

Skills
Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Respecting and promoting individual and cultural differences
Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills
Essentielle : Une excellente connaissance du Français et une bonne connaissance de l’anglais sera un atout.

Grade : G5
Durée : 2 mois
Location : Goma