Auxiliar administrativo/a, Multiple positions
Asunción
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Asunción
- Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
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Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Administration
- Closing Date: Closed
Background Information - Job-specific
La Oficina de las Naciones Unidas para Servicios de Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas, que apoya la implementación exitosa de los proyectos de desarrollo de la paz, humanitarios y de desarrollo de sus socios en todo el mundo. UNOPS apoya a los socios para construir un futuro mejor proporcionando servicios que aumenten la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad de los proyectos de construcción de la paz, humanitarios y de desarrollo. Con el mandato de ser un recurso central de las Naciones Unidas, UNOPS proporciona servicios de gestión, adquisición e infraestructura de proyectos sostenibles a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.
Actualmente la oficina de UNOPS en Paraguay se encuentra implementando varios proyectos en el marco de la respuesta a la emergencia sanitaria COVID-19. En alianza con el Ministerio de Salud se está colaborando para la compra de equipamiento médico y equipos de protección personal para fortalecer el sistema de salud durante el COVID-19. Además, se realizaron compras eficientes con fondos de Itaipú y el apoyo de la sociedad civil para repartir 1.5 millones de kilos de alimentos para ollas populares y 36.000 kits de alimentos para su distribución semanal. A Junio de 2020, se ha beneficiado a un total de 286.000 familias.
El proyecto Apoyo al Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social en el marco de la respuesta al COVID-19, tiene como objetivo principal brindar asistencia a la institución para adquirir diferentes insumos y equipamiento necesarios para atender la situación de emergencia sanitaria debido al coronavirus (COVID-19) en el país. El mismo será ejecutado con fondos provenientes del convenio de préstamo del Banco Mundial al Gobierno de la República del Paraguay.
Functional Responsibilities
Para que los objetivos puedan cumplirse con la calidad requerida y dentro de los plazos acordados se le asigna al/la Auxiliar administrativo/a las siguientes tareas y responsabilidades:
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Apoyar en la logística de reuniones del proyecto y en la respuesta a las solicitudes rutinarias de información.
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Realizar tareas administrativas rutinarias como apoyo logístico a reuniones, comités de proyecto, conferencias, etc.
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Registrar las actas de comité ejecutivo de proyectos, apoyo a redactar respuestas a la correspondencia y otras comunicaciones vinculadas al proyecto.
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Apoyar a la gerencia del proyecto en la revisión de documentos y para el cumplimiento de las normas establecidas en el proyecto.
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Apoyar a la gerencia del proyecto en la compilación y organización de información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes.
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A partir de la guía de la gerencia, crear hojas de cálculo y presentaciones; actualizar y manejar bases de datos para registro de información; y mantener los archivos electrónicos y de papel del proyecto.
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Apoyar en los procesos de pre-convocatoria y selección de los consultores requeridos por el proyecto.
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Apoyar en la preparación de los procesos de adquisiciones.
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Investigar, compilar y organizar información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes.
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Apoyar en el seguimiento de los planes de comunicación del proyecto, incluyendo subir comunicados, boletines y cualquier actividad relacionada de visibilidad.
Education/Experience/Language requirements
a. Educación
• Se requiere estudios de bachillerato completos (secundaria).
• Estudios universitarios en las áreas de administración, economía, derecho, gestión de proyectos y/o carreras afines serán valorados y pueden sustituir algunos años de experiencia.
b. Experiencia laboral
• Experiencia profesional mínima de 3 años en las áreas de administración, asistencia operativa o en áreas afines;
• Se valorará experiencia en el área de proyectos en organismos internacionales.
• Se requieren conocimientos del programa Office (Excel, Word y Power Point) y/o herramientas de G Suite (Drive, Docs, Sheets, Gmail, Meet, etc), y manejo de Windows.
• Se requiere un nivel intermedio de inglés (hablado, leído y escrito) y es deseable el conocimiento avanzado.
Competencies ES
| Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). |
| Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. |
| Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. |
| Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. |
| Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. |
| Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. |
| Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito. |
Contract type, level and duration
Tipo de Contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) Nivel de Contrato: Local ICA 3 - Soporte (LICA)
Duración del contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.
La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.
Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:
Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Additional Considerations
- Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 18 hs de Asunción.
- Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
- Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
- Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
- El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.
Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.
Información general de UNOPS
Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.
Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.
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