Business Support Assistant ADMIN/HR

Titre: Business Support Assistant (Administration/ Ressources Humaines)

Grade: GS 5

Type de contrat : Fixed Term

Durée: 1 an

Lieu d’affectation: Sous Bureau de Kolda

Contexte organisationnel et rôle: Sous la supervision directe du Chef de sous bureau et la supervision technique du Charge des Ressources Humaines, l’Assistant à Administration et aux ressources humaines sera en charge les tâches suivantes :

Administration:

• Identifier les besoins en ressources dans le domaine de responsabilité (locaux du PAM, actifs, flotte de véhicules légers, etc.) et aider à identifier de nouvelles voies pour une efficacité et une rentabilité des opérations et des services ;
• Responsable des services tels que la gestion des bâtiments, la gestion des voyages, la gestion du protocole et des véhicules légers, etc., signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement cohérent et opportun des services, afin d'assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM ;
• Assurer la production de diverses données, compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la fourniture d'informations précises pour faciliter la prise de décisions et veiller à une gestion efficace et en temps opportun des ressources du PAM ;
• Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des données administratives liées à l'approvisionnement, aux finances, aux ressources humaines, etc., y compris les contrats avec des fournisseurs externes pour s'assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun ;
• Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre de procédures opérationnelles, afin de contribuer à l'amélioration des services administratifs dans le domaine de responsabilité ;
• Répondre à une gamme de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens ;
• Coordonner les activités d'une équipe de personnel travaillant sous sa supervision pour s'assurer que les objectifs individuels et d'équipe sont atteints conformément à tous les règlements, politiques, procédures et plan de performance ;
• Former et conseiller le personnel en matière d'interprétation des procédures administratives, de politiques, de processus et d'utilisation des systèmes d'entreprise afin d'assurer la cohérence et l'efficacité des services fournis à tous les clients ;
• S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée ;
  
  
  Ressources Humaines :
  
• Recrutement : Assister dans l’administration et l’organisation du recrutement du personnel local : SC, SSA et FT. Cela implique tout le processus de la publication du poste au recrutement, préparer les avis de vacance de poste, les publier, procéder au dépouillement, établir les longues listes (Screening), les short-lists, organiser les interviews, rédiger les procès-verbaux de recrutement, contacter les candidats retenus et préparer les dossiers des candidats ainsi que leur insertion ;
• Organisation de l’Onboarding du staff ;
• Gestion de la performance de personnel SC ;
• Informer le Superviseur sur les contrats en cours d’expiration et prendre les actions appropriées ;
• Organiser la séparation des employés en fin de contrat  ;
• Conseiller et Informer les staffs sur leurs droits, obligations, conditions de service au PAM et normes de conduites attendues des fonctionnaires ;
• Mettre à jour le Rooster, les organigrammes et les listes du personnel (Global Staffing List et Liste des Badges) ;
• Préparer les listes du personnel et s’assurer qu’elles sont conformes dans le système WINGS ;
• Assister le Chargé de Ressources Humaines dans la mise en place d’un plan de formation du staff ;
• Vérifier les avantages et autres réclamations pour leur exactitude et leur conformité avec les règles et procédures ;
• Assister le superviseur dans la vérification des statuts des contrats de tout le personnel ;
• Tenir à jour les dossiers de recrutement/séparation, les rapports de performance ;
• Assister le HoFO dans l’évaluation des chauffeurs
• Exécute d'autres tâches relatives au poste si c’est nécessaire.

QUALIFICATIONS :

Education :

Diplôme de fin d’études secondaires de préférence complétés par toute autre formation dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des ressources humaines. 

Expérience :

Expérience de trois ans ou plus dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général

Connaissances et compétences:

• Compétent dans l'utilisation de matériel de bureau et des logiciels, tels que Microsoft Word.
• Connaissance de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision
• Bonne connaissance des differents plateforme utilisés dans le cadre de la gestion administrative et du personnel
• Utiliser tact et courtoisie dans les échanges d’informations avec un large éventail de personnes.
• Capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.
  
  Langues :
  
  Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral. La connaissance de l’anglais est souhaitée, les dialectes nationaux sont un atout. 
  

 4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES :

PURPOSE

Aider ses coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.

Suggérer des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur.

Expliquer l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires aux coéquipiers.

Expliquer comment les responsabilités de l'unité propre serviront la mission du PAM.

PEOPLE

Entraîner ses coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.

Chercher des occasions de travailler avec des personnes d'horizons différents.

Etre le coach pour les collègues du même domaine de travail.

Suivre les progrès vers les objectifs et partage cette information sur une base régulière avec le superviseur.

PERFORMANCE

Explorer des façons d'être toujours plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et de partager de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.

Se concentrer sur l'obtention de résultats et le suivi des tendances dans les taux d'achèvement pour les propres tâches afin d'identifier les possibilités d'efficacité.

Assumer la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.

Décider de façon indépendante des mesures à prendre lorsqu'il est confronté à des choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

PARTENERSHIP

Suggérer des occasions de partenariat avec d'autres unités pour le superviseur.

Identifier les possibilités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Développer une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans l'accomplissement des objectifs et des objectifs de l'équipe.

Harmoniser les propres activités avec les priorités du superviseur afin de répondre aux besoins des partenaires internes et externes.