Fonctionnaire chargé des Finances

Le poste est à pourvoir au bureau régional de l'OIT pour l'Afrique (BR-Afrique) à Abidjan au sein des services administratifs régionaux. BR-Afrique est chargé de l'ensemble des fonctions politiques et administratives liées à la promotion des principes et politiques de l'OIT dans la région; il fournit des orientations stratégiques et un appui à tous les bureaux de pays et à toutes les équipes d'appui technique au travail décent (EAT) dans la région. Les services administratifs régionaux sont responsables de l'ensemble des questions financières, administratives et budgétaires dans la région et sont chargés de fournir des services consultatifs sur les questions administratives et de gestion aux directeurs de bureau de la région, et de conseiller le siège sur les besoins de la région en ce qui concerne les politiques et pratiques administratives et financières.

Le/la titulaire du poste exercera des fonctions liées aux questions comptables, budgétaires et financières du bureau régional, y compris en ce qui concerne le fonctionnement du système comptable et la gestion financière ainsi que l'établissement de rapports sur les ressources et activités inscrites au budget ordinaire et extrabudgétaires, en veillant au respect des règles, règlements et procédures financières applicables.  Le/la titulaire du poste fournira également un appui et une assistance à la  fonction financière et administrative des bureaux de pays.

Le/la titulaire relèvera du chef des services administratifs régionaux (CRAS).

1. Surveiller le déroulement de la fonctionnalité financière du Système intégré d'information sur les ressources (IRIS) au bureau régional et exercer la fonction de point focal pour IRIS pour les questions financières dans la région. Donner quotidiennement des conseils, sur le plan de la gestion ou d'un point de vue opérationnel, sur des questions financières ou administratives aux fonctionnaires des services financiers et administratifs des bureaux de pays et porter les questions présentant un certain degré de complexité ou d'importance à l'attention du chef des services administratifs régionaux.

2. Exercer les fonctions de fonctionnaire chargé du contrôle financier.

3. Mettre régulièrement à jour la liste des signataires autorisés de tous les comptes bancaires des bureaux et des projets de la région, du fait que les mouvements de personnel peuvent entraîner des changements de signataires.

4. Coordonner les opérations de clôture des comptes, en fin d'exercice annuel et biennal, au sein du bureau régional, en transmettant les échéances de clôture et instructions nécessaires aux bureaux de pays, en veillant au respect des délais établis, en recevant et en collationnant les informations requises dans les applications liées aux normes IPSAS telles que NAACELL et INI et en veillant à la consolidation et à la soumission des comptes aux unités compétentes du siège.

5. Suivre, examiner et apurer les soldes des comptes non budgétaires du grand livre du bureau régional et des bureaux de pays de la région.

6. Surveiller les rapprochements bancaires du bureau régional et des bureaux de pays dans la région.

7. Aider à la préparation des propositions de programme et de budget biennal du bureau régional.

8. Effectuer des missions dans les bureaux de pays et les bureaux de projet de la région pour fournir une assistance en matière d'administration financière.

9. Organiser ou aider à l'organisation et à la préparation de programmes de formation pour le personnel régional des finances et de l'administration, rédiger des documents de formation et d'orientation sur la budgétisation axée sur les résultats et intervenir en tant que spécialiste.

10. Représenter l'OIT dans les réunions et les groupes de travail interinstitutions de l’Equipe de gestion organisationnelle sur des sujets spécifiques relevant de sa compétence.

11. Soutenir les bureaux de pays dans leurs fonctions connexes au sein du système des Nations Unies.

12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir

1. Recevoir et analyser les documents comptables et financiers en accordant une attention particulière aux anomalies manifestes et aux tendances inhabituelles et adopter les mesures rectificatives ; réviser les rapports financiers périodiques, préparer des rapports, la correspondance et émettre des avis sur des cas complexes.
2. Conseiller et orienter sur les pratiques financières et les règles de gestion financière de l’Organisation. Procéder à l’interprétation des nécessités en matière de transactions dans le cadre de l’opération supervisée (par exemple autoriser les paiements, approuver le versement des salaires, approuver les budgets et différents documents comptables).
3. Examiner l’efficacité opérationnelle du domaine comptable ou organisationnel assigné, du point de vue de la gestion et du point de vue comptable, afin d’améliorer l’opération (y compris le développement d’applications automatisées).
4. Superviser le personnel chargé des opérations financières et de la préparation des états financiers périodiques ; corriger et adapter le travail d’analyse effectué par les cadres et le personnel des services généraux subalternes.
5. Gérer l’exécution des services financiers qui relèvent du domaine de responsabilité et préparer les rapports de gestion y relatifs.
6. Assurer le suivi des transactions et des documents financiers (par exemples les propositions budgétaires, les demandes de paiement, les demandes d’autorisation financière, les ACD, les données sur les états de paie) et les réviser avant leur introduction dans le système financier ; garantir la mise en œuvre des procédures afin de contrôler et d’assurer suivre les recettes et les dépenses.
7. Préparer des rapports récurrents et des rapports ad hoc ainsi que les explications pertinentes, à la demande des cadres dirigeants.
8. Définir les exigences et le mandat afin que les spécialistes des systèmes préparent des rapports spécialisés à partir de la base de données financière et des applications des systèmes.
9. Tenir à jour les procédures financières relatives à l’opération attribuée. Rédiger les circulaires, manuels et matériel de formation requis.
10. Préparer les projets de réponse aux observations des vérifications internes et externes des comptes concernant l’opération attribuée.
11. Analyser les informations sur le budget afin de préparer et de consolider les estimations et les données sur lesquelles se fondent ces estimations, en regard des prévisions budgétaires, des rapports de performance et des plans à moyen terme. Réviser les dispositions financières des accords et des documents financiers ; évaluer les requêtes de budget et rédiger des propositions de budget.
12. S’acquitter de toutes les fonctions connexes, conformément aux exigences.

Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires, finance ou comptabilité, ou qualification professionnelle équivalente (par exemple, expert-comptable, expert-comptable (agréé))  afin de posséder toutes les connaissances requises pour comprendre l'application des principes et procédures d'ordre financier ainsi que la structure des comptes dans son ensemble.

Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la finance ou de la comptabilité, ou deux ans d’expérience au niveau international

Excellente maîtrise du français ou de l’anglais et une connaissance pratique de l’autre langue de travail. La connaissance de l'espagnol serait un atout.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Aptitude à analyser des données financières issues de différentes sources, en examinant la documentation. Aptitude à résoudre les anomalies manifestes. Capacité de planifier et de coordonner des projets ou des programmes complexes. Aptitude à rédiger des rapports et à expliquer précisément les décisions au personnel de l'Organisation. Aptitude à rédiger des procédures à usage interne qui reflètent des règles de gestion financière saines. Maîtrise des outils informatiques courants ; connaissance des progiciels de comptabilité.

Compétences comportementales
Aptitude à motiver le personnel, à fixer les objectifs d'une équipe, à attribuer et à superviser le travail et à garantir aux clients la prestation d'un service/travail de qualité. Le titulaire doit savoir faire preuve de discrétion étant donné qu'il peut être confronté à des questions confidentielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.