Associé (e) aux Finances

Sous la direction et la supervision directe du Manager des Opérations, l'Associé(e) aux Finances assure la direction de l'exécution des services financiers au sein du Bureau Pays (BP) en veillant à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. L'Associé(e) aux Finances promeut une approche collaborative et axée sur le client, conformément aux règles et règlements du PNUD.

L'Associé(e) aux Finances supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité des Finances. L'Associé (e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec les équipes chargé(e)s des Opérations, du Programmes et des projets du Bureau Pays, ainsi qu'avec le personnel du Siège du PNUD et du GSSC pour fournir des informations et résoudre des problèmes complexes liés à la gestion financière et aux opérations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein des unités, des fonctions, d'équipes et de projets multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

1.) Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.

• Veiller à ce que les activités financières du BP, le système d'enregistrement et de communication des rapports financiers et le suivi des recommandations de l'audit soient pleinement conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d'opérations (POPP) et aux stratégies. Faciliter la mise en place de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières axé sur le client.
• Aider la direction du bureau à préparer et à réviser les processus opérationnels des finances du BP, à cartographier et à élaborer le contenu des procédures opérationnelles normalisées internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
• Préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière du BP.
• Aider à soutenir la direction du bureau à définir le cadre et les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources.
• Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
• Surveiller régulièrement les rapports d'exception financière pour les activités et les transactions inhabituelles ; et investiguer sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la haute direction du BP et les autres membres du personnel du PNUD au Siège des résultats de l'investigation lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
• Maintenir les ententes de financement et de fonds en fiducie, assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du BP.

2.) Assurer l'administration des budgets des projets de gestion du BP (Management Projects), l'apurement des budgets pour les projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.

• Produire de l'information approfondie pour la planification des ressources financières du BP.
• Préparer et modifier les budgets des projets du PNUD, assurer le suivi avec le Siège des plafonds de dépenses autorisés (ASL) pour les projets de gestion.
• Assurer l'administration du mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant les budgets, en préparant et en modifiant l'état budgétaire par rapport à l'ASL, et faire le suivi avec le Siège sur l'ASL pour les projets de gestion.
• Préparer en temps opportun les factures de recouvrement des coûts et de DPC dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD. Élaborer et mettre en œuvre un système de suivi (tracking) des revenus et assurer le suivi du recouvrement des coûts. Établir des critères pour la répartition proportionnelle des contributions des organismes au compte des services communs, préparer et modifier le budget des services communs et assurer le suivi du recouvrement des paiements en temps opportun.

3.) Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité Finances

• Assurer un bon contrôle des pièces justificatives et des factures de paiement et une bonne gestion des documents, y compris l'archivage systématique.
• Préparer et examiner la surveillance (oversight) périodique des rapports financiers pour les projets et les fonds de gestion/l'équilibre budgétaire.
• Préparer tous types de factures.
• Maintenir un système interne de contrôle des dépenses qui permet de s'assurer que les factures traitées sont jointes et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans l'ERP ; et les demandes de frais de voyage, de remboursement de frais de voyage (Travel claim) et autres droits sont dûment traités.
• Coordonner et examiner les comptes alloués du grand livre général et du grand livre auxiliaire et soutenir la clôture du projet en temps opportun.
• Prendre des mesures correctives en temps opportun sur les factures non validées (unposted invoices), y compris les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de correspondance (match exceptions) et/ou des factures non approuvées. Fournir une réponse rapide aux demandes du Siège pour résoudre les problèmes de données financières.
• Tenir à jour les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
• Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps opportun des demandes de TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de TVA, ainsi que des autres impôts et taxes existants dans le pays.
• Enregistrer et rapprocher les autres revenus, y compris le paiement du GLOC (Contributions du Gouvernement aux charges locales du Bureau du PNUD), les contributions en nature des gouvernements et les revenus des organismes par le biais de l'UPL/LPL
• Effectuer les certifications trimestrielles et de fin d'année en temps opportun, conformément aux lignes directrices du Bureau de la Gestion Financière (OFM guidelines).
• Suivre l’évolution des textes fiscaux du pays et s’assurer que le BP y soit conforme et que les avantages et privilèges des Nations Unies en général et du PNUD en particulier soient acquis.
   

4.) Assurer le bon fonctionnement et la gestion de la trésorerie du BP

• Procéder à un examen en temps opportun de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par l’organe de gestion de la trésorerie du Siège. Identifiez et enregistrez les recettes et créez des dépôts ou des demandes de revenus.
• Identifiez et enregistrez les contributions.
• Agir au titre de suppléant de l'Analyste/Spécialiste des Finances (ou du Manager des Opérations) en tant que contact principal avec la direction de la banque locale pour les questions opérationnelles courantes, y compris la négociation du taux de change lors du réapprovisionnement. Peut être membre du comité de signataires de la banque sur décision du Représentant Résident.
• Préparez des rapprochements bancaires précis et en temps opportun. Sélectionnez les virements bancaires et les transactions (DEAL) pour approbation et règlements.
• Préparer en temps opportun des prévisions mensuelles de trésorerie à l'intention du Manager des Opérations et de l'analyste aux finances. Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie. Agir à titre de caissier suppléant pour les décaissements en espèces effectués sur place.

5.) Assurer la facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances au sein du BP

• Organiser une formation sur la gestion financière à l'intention du personnel des opérations, des programmes et des projets.
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le (la) titulaire s'acquitte de toutes autres tâches qui s'inscrivent dans le cadre de son profil fonctionnel et qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité des Finances.