Administrative and Financial Analyst

1.     Bureau/Unité/Projet (Description) 

Le projet « Promotion des initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du Bassin du Lac Tchad » vise a de promouvoir la mise en œuvre d’initiatives locales et transfrontalières de consolidation de la paix menées par les OSC, conformément aux priorités définies dans les plans d’action territoriaux (PAT). Le projet combine l’expertise des organisations locales de la société civile, les réunissant dans des projets conjoints, et soutient la capacité de ces OSC à concevoir et mettre en œuvre des projets de consolidation de la paix basés sur l’évaluation et les besoins locaux, et fournit un financement de démarrage aux OSC locales sélectionnées pour les projets transfrontaliers et basés sur les PAT.

Le projet contribue directement à quatre piliers de la Stratégie régionale de stabilisation, de relèvement et de résilience des zones affectées par Boko Haram dans la région du Bassin du lac Tchad (RS SRR)^[2], à savoir : La sécurité et les droits de l’homme (pilier 2) ; le DDRRR des personnes associées aux groupes armés extrémistes et violents de Boko Haram (pilier 3) ; et/ou la prévention de l’extrémisme violent et la consolidation de la paix (pilier 8), et au pilier sur l’autonomisation et l’inclusion des femmes et des jeunes (pilier 9), qui doivent être intégrés dans toutes les interventions.

Il contribue à l’autonomisation des femmes et des jeunes en encourageant l’engagement et le leadership des organisations dirigées par des femmes et des jeunes à tous les stades du projet. En outre, le genre sera intégré dans la mise en œuvre de toutes les activités car l’intégration du pilier 9 est obligatoire pour toute intervention. Le projet se concentre sur le renforcement des capacités des organisations de la société civile locale et accordera une attention particulière aux organisations dirigées par des femmes et/ou des jeunes. 

Cette initiative régionale engage quatre pays de la Commission du Bassin du Lac Tchad, a l’occurrence le Cameroun, le Niger, le Nigeria et le Tchad. Afin d’assurer sa mise en œuvre au Tchad, il est apparu nécessaire de lancer le recrutement de l’équipe de Gestion du Projet A cet effet, un ou une L’Analyste 

Administratif(ve) et Financie(e) sera recrute pour soutenir les aspects administratifs et financiers dudit projet.     

Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, le Bureau Pays du PNUD recherche d’un Analyste  a l’Administration et aux Finances

2.     Portée des travaux : 

Sous la supervision générale du coordonnateur de la FNS Tchad, L’Analyste Administratif(ve) et Financie(e)  appui à l’analyse du projet et assure la gestion des opérations administratives et financières du projet PBF - Promouvoir les initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du bassin du lac Tchad.

L’Analyste Administratif(ve) et Financie(e) est chargé(e) de l’appui à l’analyse du projet, la gestion administrative, financière et logistique du projet PBF, dans le but de disposer en permanence et à temps des moyens et des ressources nécessaires pour la réalisation des activités du projet. Il/elle établit d´excellentes relations de travail avec les différents responsables au sein du projet afin de permettre la bonne exécution des opérations financières et administratives du projet dans le respect des procédures en vigueur. Ses tâches principales sont :

• Appui administratif à la Coordination 
• Gestion financière ;
• Gestion administrative ;
• Gestion logistique.

1. Appui administratif à la Coordination

L’Analyste Administratif(ve) et Financier(e) contribue à la planification stratégique, à la coordination opérationnelle et à la gestion axée sur les résultats du programme et de ses engagements. Ses tâches principales seront les suivantes, sans toutefois s’y limiter :

• Travaille sous la supervision directe du Coordonnateur de Stabilisation, en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe 
• Fournit un appui technique dans la mise en œuvre des programmes ;
• Met en œuvre les activités des programmes pour lesquelles des responsabilités lui ont été attribuées conformément au plan de travail annuel ;
• Contribue à l'analyse de la situation politique/sociale et économique dans les provinces et même dans le pays en lien avec la situation du Bassin du lac Tchad ;
• Fournit un appui technique et programmatique à l'équipe de projet dans la préparation des plans de travail, des budgets et des propositions dans le processus de mise en œuvre des activités ;

Apporte son soutien à la préparation des documents de partenariat, surveille leur mise en œuvre sur la base des plans d'opérationnalisation et entretient de bonnes relations avec les différents acteurs impliqués ;

• Organise, facilite et surveille les réunions, les événements et les activités liés à la mise en œuvre du programme ;
• Veille à ce que les programmes soient mises en œuvre dans les provinces du Lac et Hadjer Lamis conformément au document du programme et aux procédures en vigueur ;
• Participe activement au processus d'identification d'initiatives et d'approches innovantes pour les populations situées dans les zones d'intervention du programme de stabilisation ;
• Aide le Coordonnateur Stabilisation à identifier les domaines stratégiques d'appui au PNUD dans les domaines de la stabilisation et de la transition vers le relèvement

2. Gestion financière :

• Participer à l’élaboration du budget du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels du Projet, 
• Faire le suivi budgétaire,
• Assister l’analyste finance dans la préparation et suivi des dossiers d’engagement des dépenses et de paiement,
• Etablir les états financiers, y compris l´état des décaissements, 
• Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans l’élaboration des requêtes de paiement (honoraires et perdiem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre),
• Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi,
• Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans l’application des normes et des procédures administratives et financiers, notamment relatives aux requêtes de biens et services,
• Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet,
• Assurer l´archivage des documents budgétaires du projet,
• Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

3.  Gestion administrative :

• Assister le coordonnateur du projet dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus, 
• Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers des activités du projet, 
• Gérer l’archivage et le classement des documents de travail du projet, y compris les versions électroniques des documents administratifs et comptables,
• Participer aux réunions du comité de pilotage du projet,
• Participer aux missions de terrain dans les zones couvertes par le projet, 
• Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse des partenaires du projet.                           

 4. Gestion logistique :

• Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet 
• Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire,
• Contribuer à l’organisation des ateliers et des réunions initiés par le projet,
• Assister à la préparation matérielle des ateliers de formation et les autres activités de renforcement de capacité prévues dans le projet,
• Contribuer, selon le chronogramme des activités, à l’organisation des missions et des ateliers.

Le titulaire exécute d'autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation.

4.           Arrangement Institutionnel

Sous du coordonnateur du projet, L’Analyste Administratif(ve) et Financier(e) a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières du projet PBF - Promouvoir les initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du bassin du lac Tchad.

Please refer to the competency framework site for the entire list of competencies and further explanations. 

5.     Qualifications minimales de la NPSA réussie

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