Finance Associate

Contexte général et Organisationnel

Le PNUD travaille à l’élimination de la pauvreté, à la réduction des inégalités et de l’exclusion. Nous aidons les pays à développer des politiques, des compétences, des partenariats et des institutions solides pour leur permettre de poursuivre leurs progrès et d’atteindre les objectifs de développement durable.

L'équipe Finances soutient le bureau national dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement la performance financière du bureau national, en assurant une gestion saine des ressources financières et en garantissant une forte responsabilité grâce à une prise de décision éclairée, des processus de gestion financière efficaces et des rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux lignes directrices réglementaires.

Il (Elle) supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité financière. Il (Elle) travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, ainsi qu'avec le personnel du siège du PNUD et du GSSC, afin de fournir des informations et de résoudre des problèmes complexes liés à la gestion financière et aux opérations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Principales fonctions et responsabilités

1.)   Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.    Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.
•    Veiller à ce que les activités financières du bureau de pays, le système d'enregistrement et d'établissement de rapports financiers et le suivi des recommandations d'audit soient pleinement conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d'opérations (POPP) et aux stratégies.  Faciliter la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières axé sur le client.
•    Soutenir la direction du bureau dans la préparation et l'examen de la cartographie des processus opérationnels financiers du bureau et dans l'élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
•    Préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière du bureau de liaison.
•    Aider la direction du bureau à définir le cadre et les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau.
•    Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau. 
•    Contrôler régulièrement les rapports d'exception financière pour détecter les activités et les transactions inhabituelles ; et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la direction du bureau et les autres membres du personnel du PNUD au siège des résultats de l'enquête lorsque des réponses satisfaisantes n'ont pas été obtenues.
•    Maintenir les accords de financement et de fonds fiduciaires, assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau de pays.
2.)  Assurer l'administration des budgets des projets de gestion du Bureau, l'apurement des budgets des projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.
•    Produire des informations détaillées pour la planification des ressources financières du bureau de liaison.
•    Préparer et modifier les budgets pour les projets du PNUD, suivre avec le siège les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets de gestion.
•    Assurer l'administration du mécanisme de contrôle pour les projets de développement en surveillant les budgets, en préparant et en modifiant l'état budgétaire par rapport aux limites de dépenses autorisées, en assurant le suivi avec le siège des limites de dépenses autorisées pour les projets de gestion. 
•    - Préparer en temps utile le recouvrement des coûts et les factures DPC dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD. Élaborer et mettre en œuvre un système de suivi des recettes et assurer le suivi du recouvrement des coûts. Établir des critères pour le calcul au prorata des contributions des agences au compte des services communs, préparer et modifier le budget des services communs et assurer le suivi du recouvrement des paiements en temps voulu.
3.)  Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité Finances 
•    Assurer un contrôle adéquat des pièces justificatives et des factures de paiement ainsi qu'une gestion appropriée des documents, y compris un archivage systématique.  
•    Examiner la supervision périodique des rapports financiers pour les projets et la gestion des fonds/de l'équilibre budgétaire. 
•    Maintenir un système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les factures traitées sont concordantes et complètes, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
•    Coordonner et examiner les comptes du grand livre général et du grand livre auxiliaire et contribuer à la clôture des projets dans les délais impartis.
•    Prendre des mesures correctives en temps utile pour les factures non comptabilisées, y compris les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de concordance et/ou des factures non approuvées. Répondre rapidement aux demandes du siège pour résoudre les problèmes liés aux données financières.
•    Gérer les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
•    Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps utile des demandes de remboursement de la TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de la TVA.
•    Enregistrer et rapprocher les autres recettes, y compris le paiement du GLOC, les contributions en nature des gouvernements et les recettes des agences par le biais de l'UPL/LPL.
•    - Effectuer les certifications trimestrielles et de fin d'année en temps voulu, conformément aux directives de l'OFM.
•    
4.)  Assurer le bon fonctionnement de la gestion des liquidités et de la trésorerie du Bureau Pays.
•    Examiner en temps utile la situation de trésorerie des comptes locaux afin de s'assurer que les fonds sont suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par la Trésorerie. Identifier et enregistrer les recettes et créer des dépôts ou des demandes de recettes.
•    Identifier et enregistrer les contributions.
•    Remplacer l'analyste/spécialiste des finances (ou le directeur des opérations) en tant que contact principal avec la direction de la banque locale pour les questions opérationnelles courantes, y compris la négociation du taux de change lors du réapprovisionnement. Il peut être membre du comité des signataires de la banque sur décision du représentant résident.
•    Préparer des rapprochements bancaires précis et en temps voulu. Sélectionner les transferts bancaires et les transactions à approuver et à régler.
•    Préparer en temps utile les prévisions de trésorerie mensuelles à l'intention du directeur des opérations/analyste financier. Assurer la liaison avec les agences des Nations unies afin d'obtenir une estimation de leurs besoins en liquidités. Faire office de caissier suppléant pour les décaissements effectués sur le site.
5.)   Veiller à faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du Bureau Pays.
•    Organiser la formation du personnel des opérations/programmes/projets en matière de gestion financière.
•    Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
•    Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
 

Le titulaire du poste exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité Finances.
 

Education

•    Diplôme d’etudes secondaires est requis, Ou

•    Diplôme universitaire dans le domaine de la comptabilite et/ou finance sera dument pris en consideration mais pas un requis.

•   Comptable pleinement qualifié, d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou achèvement complet du Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD. Aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis. 

•   Les candidats n'ayant aucune qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d'un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance, doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés. Cependant, aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis.

•   Les candidats qui n'ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais qui ont une expérience pertinente, doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD avant d'être présélectionnés et doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés.
 

Expérience, connaissances et compétences

• Minimum 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience en matière de finance et de comptabilité à des niveaux de responsabilité croissants au niveau national ou international sont requis.

• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion en ligne tels que les progiciels de gestion intégrés et les bases de données.

• Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.

Connaissances linguistiques requises

•            Parfaite maîtrise du français est requis

•             Une bonne connaissance de l'anglais est souhaitable
 

Démonstration attendue des compétences

Core 

Atteindre des résultats   LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work

Penser de manière innovante     LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking

Apprendre en permanence         LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

S'adapter avec agilité     LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Agir avec détermination LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

S'engager et s'associer   LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Favoriser la diversité et l'inclusion            LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making 

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.