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Assistant(e) Administratif(ve)

Tunisie

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Tunisie
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2024-11-30

Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) en Tunisie accompagne la Cour des comptes dans la mise en œuvre de son plan stratégique 2022-2026. La Cour des comptes est une institution constitutionnelle clé, qui joue un rôle essentiel dans l'audit et la surveillance des finances publiques. Depuis l'indépendance de la Tunisie, la Cour a considérablement élargi ses fonctions, notamment en matière de contrôle des finances publiques, de surveillance du financement des partis politiques et d'évaluation des politiques publiques.
Pour répondre à ces nouvelles exigences, la Cour des comptes est en pleine transformation, d'une institution d'audit classique à une véritable juridiction financière. Cette transition nécessite une modernisation de son cadre institutionnel, de ses méthodes de gestion, ainsi qu'une meilleure interaction avec le public et les autres institutions. La mise en œuvre du troisième plan stratégique de la Cour est au cœur de cette transformation, visant à renforcer sa gouvernance interne, à améliorer son indépendance administrative et financière, et à moderniser ses méthodes de travail.
Le projet, financé par la Délégation de l’Union Européenne en Tunisie, a pour objectif d'accompagner la Cour des comptes sur une période de trois ans dans la mise en œuvre de ce plan stratégique. Il se concentre sur le renforcement des capacités institutionnelles, l'amélioration de l'évaluation des politiques publiques, le renforcement de la communication avec les parties prenantes, et l'introduction d'outils numériques pour garantir la transparence, la redevabilité et l'efficacité. L'objectif ultime est de renforcer la transparence et la redevabilité, pour une plus grande confiance des citoyens.
Dans ce cadre, et afin d’appuyer la gestion administrative et financière du projet, le PNUD se propose de recruter un[e] Assistant[e] Administratif[ve]. Il[elle] agira sous la supervision et la coordination du/de la Conseiller[e] Technique Principal[e] [CTP] et en collaboration étroite avec l’Analyste de Projet.
 

Devoirs et responsabilités


L’assistant[e] administratif[ve] aura la charge d’appuyer l’exécution du projet. Il/Elle sera notamment chargé[e] de :


a.    Appuyer la gestion du projet :
•    Veiller au respect des règles et procédures du PNUD en matière d’achat et de gestion financière et toute autre opération administrative, notamment à travers les outils numériques dédiés.
•    Contribuer au suivi budgétaire et la gestion de trésorerie.
•    Préparer et soumettre les dossiers pour les bons de commandes et requêtes de paiement, et suivre leur exécution dans les délais.
•    Collaborer avec les unités des Achats et des Finances du bureau de pays pour résoudre d’éventuels retards ou problèmes de traitement des processus du projet.
•    Coordonner avec les prestataires de services et les fournisseurs.


b.    Soutenir administrativement la mise en œuvre :
•    Appuyer les processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d'offres ou aux demandes de propositions, ainsi que tous les travaux préparatoires nécessaires pour la contractualisation,
•    Assurer le suivi des contrats engagés dans le cadre de la mise en œuvre,
•    Veiller à l’expédition/réception des correspondances du PNUD.
•    Maintenir à jour les archives du projet, en veillant à la conservation des documents confidentiels
•    Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet, et, si nécessaire, procéder à de nouvelles acquisitions


c.    Appuyer la gestion logistique de la mise en œuvre des activités :
•    Appuyer l’organisation logistique et la clôture des activités [ateliers, mission, voyage, hôtel etc.]
•    Préparer les missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires.
•    Participer le cas échéant aux activités du projet afin d’assurer leur bonne mise en œuvre.


d.    Appuyer la planification du projet :
•    Participer à l’élaboration des plans de travail tenant compte du cadre de résultats et des ressources disponibles,
•    Participer à l’élaboration des plans de recrutements et des plans d’achats annuels,
•    Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des événements du projet et les besoins en trésorerie.


Le/la titulaire sera amené(e) à exécuter d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
 

Dispositions institutionnelles


L’assistant[e] administratif[ve] agira sous la supervision directe du CTP, en étroite collaboration avec l’Analyste de Projet et l’équipe des Opérations du bureau de pays.


Compétences 
 
Core  
 Obtenir des résultats : LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Penser de manière innovante : LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
 Apprenez continuellement: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adaptez-vous avec agilité : LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
 Agissez avec détermination : LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
S’engager et s’associer : LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Favoriser la diversité et l’inclusion : LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 

Compétences transversales et techniques  
Cross-Functional & Technical competencies

Thematic Area Name Definition
Business Management  Working with Evidence and Data
  • Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions, and supporting decision-making
Business Management  Digital Awareness and Literacy
  • Ability and inclination to rapidly adopt new technologies, either through skillfully grasping their usage or through understanding their impact and empowering others to use them as needed
Business Management  Customer Satisfaction/Client Management 
  • Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers' needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Management  Communication
  • Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and
  • verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media, and other appropriate channels. 
Business Management  Monitoring
  • Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
Technical - Finance  Budget management
  • Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Administration & Operations Event Management
  • Support projects with event management including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.

Qualifications minimales

Education
  • Un diplôme d’Etudes secondairesest requis . 
  • Ou 
  • Une diplôme universitaire dans le domaine de l’administration, la gestion et/ou les finances ou tout autre domaine connexe, sera dument pris en consideration mais pas un requisDes certifications en administration sont souhaitables.
Expérience dans le domaine
  • Au moins cinq [05] années d’expérience [avec un diplôme de fin d'études secondaires], ou deux [02] années [avec une licence] d'expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique.
Aptitudes et compétences requises
  • Maitrise des outils informatiques.
Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées
  • Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale 
  • Expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein du PNUD ou avec d’autres agences du Système des Nations Unies, ou au sein d’une organisation internationale de développement.
  • Connaissance pratique des outils de gestion et de suivi 

 

 
Langue[s] requise[s]
  • Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
  • Une connaissance de la langue anglaise est un avantage

Documents exigés

Le CV sous le format P11 est exi

 
Disclaimer 
 

 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

 
Applicant information about UNDP rosters

 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

 
Non-discrimination

 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 

 
Scam warning

 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.