Finance Associate (TB - VIH)

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.

L'Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l'engagement de ne laisser personne de côté reflètent l'interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l'aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l'urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d'autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, Covid.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l'Agenda 2030 pour le développement durable et à l'engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps. 

En tant qu'intégrateur des politiques, des programmes et organisations du système des Nations unies, le PNUD continue de jouer un rôle essentiel dans le développement humain durable et inclusif. Aux côtés des gouvernements et de ses partenaires, le PNUD continue d’aider les pays à adresser aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui continuent d’entretenir la propagation du VIH et affectent la santé des populations, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le rôle intégrateur du PNUD contribue également à tisser des partenariats stratégiques et à mobiliser des ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM, la valeur ajoutée du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l'information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. 

La RDC bénéficie de subventions du Fonds Mondial dans le cadre de du 7ème cycle de financement (GC7) pour poursuivre ses efforts de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose (TB) et le Paludisme dans le pays. Compte tenu de sa longue expérience en matière de gestion des subventions et du rôle de premier plan joué dans le renforcement de la qualité des politiques et programmes financés par le Fonds Mondial en tant que Co-parrain de l’ONUSIDA et conformément à ses mandats fondamentaux en matière de gouvernance et de développement des capacités.

Le PNUD a été désigné par l’Instance de Coordination Nationale (CCM) et le Fonds Mondial comme PR non gouvernemental pour mettre en œuvre la subvention VIH-TB du GC7 (la " subvention ") pour la période du 1er Octobre 2024 au 31 décembre 2026. Pour répondre à cet impératif, le Bureau pays du PNUD met en place une unité de gestion (UGP) dirigée par un Coordinateur de Projet afin d'assurer la gestion de la subvention et la mise en œuvre des activités prévues dans les délais convenus, avec les assurances qualités requises. Des Associé(e)s Finance TB/VIH sont recrutés par le PNUD et travailleront sous la supervision du Spécialiste finance et en liaison avec le Coordinateur Provincial pour ceux/celles affecté(e)s dans les provinces.

2.          Description des Tâches

L’Associé Finance TB/VIH exécutera les tâches suivantes : 

1. Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds Mondial et du PNUD
2. Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles
3. Gérer le budget de la subvention, et effectuer le suivi budgétaire
4. Assurer un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités
5. Appuyer le renforcement des capacités des sous bénéficiaires

Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD

• Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, les réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de sorte à atteindre les objectifs en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
• Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité
• Préparer les estimations budgétaires, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD ;
• Appuyer le point focal Asset dans la tenue du registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ; 
• Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique.

Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles

• Mettre en œuvre un suivi et une analyse continue de la situation financière, et préparer les prévisions de dépenses de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la clôture de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Conduire la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;

Contribuer aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assurer une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;

• Appuyer les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
• Contribuer à l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes ;

•  Soutenir la gestion du budget d'une subvention et assurer le suivi du budget :
• Être le point focal du groupe des sous-récipiendaires pour la gestion des ressources financières : planification, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
• Contribuer à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
• Contribuer à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Quantum. Signaler régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Préparer et assister aux réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion ;

Assurer un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités :

• S’assurer que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Contribuer à harmoniser les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires autour du logiciel Tompro, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clé de performance budgétaire ;
• Appuyer le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.

Appuyer le renforcement des capacités des sous bénéficiaires

• Assurer le suivi et la mise à jour du plan de renforcement des capacités
• Effectuer quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
• Appuyer en continu les unités en charge des finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances
• Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations des SRs ;
• Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances

Le titulaire du poste exécute tout autre tâche dans le cadre de son profil fonctionnel, si cela est jugé nécessaire pour le bon fonctionnement du projet.

3.      Arrangement Institutionnel

L’Associé(e) Finance TB/VIH est placé(e) sous la supervision du Senior Finance Officer.

4. Compétences