Associé(e) Logistique (Suivi commande /Importation)

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.  

L'Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l'engagement de ne laisser personne de côté reflètent l'interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l'aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l'urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d'autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, COVID.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.  

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l'Agenda 2030 pour le développement durable et à l'engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps.   

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s'attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d'autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et d’une mauvaise santé, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également, par son rôle de coordination et de rassemblement, à rassembler de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.  

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM la proposition de valeur du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l'investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l'approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d'une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l'information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Au sein du groupe HHD, l'équipe du Partenariat et des systèmes de santé du Fonds Mondial (GFPHST) est une équipe dédiée qui fournit un soutien aux bureaux de pays du PNUD dans la mise en œuvre de programmes de santé et de développement.  

Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et tuberculose financé par le Fonds mondial en RDC pour la période du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, notamment les programmes TB-VIH, les équipes nationales de pharmacie et de laboratoire, les ONG, les partenaires techniques, les agences des Nations Unies, le Fonds mondial (y compris l'agent local du Fonds), le CCM (Instance de Coordination National), l'équipe d'appui du GFPHST et les unités des programmes et opérations du PNUD. La gestion du programme sera effectuée conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le Fonds Mondial.

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Un Associé Logistique, Suivi Commande / Importation est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision du Spécialiste Achats National (Bien et Services).

Duties and Responsibilities

L’Associé Logistique Suivi Commande / Importation exécutera les tâches suivantes :

a) Assurer la gestion du dédouanement

• S'assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus

à temps et là où des défis engagent l'expéditeur et le fournisseur ;

• Assurer le remplissage hebdomadaire du fichier de suivi des importations et prendre les actions appropriées avec le transitaire et toutes les parties prenantes concernées ;
• Préparer toute la documentation pour le dédouanement de toutes les importations ou exportations afin d'éviter les surestaries et les retards pour le programme ;
• Effectuer les formalités relatives à l’enlèvement des produits dès leur arrivée dans le pays.
• Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;

 b) Assurer la gestion des actifs

• En collaboration avec le Point focal Actifs de l’unité finance 
• Aider à l’élaboration et la tenue du fichier de suivi de tous les équipements du projet par localisation
• Dresser des inventaires annuels et tournants de tous les équipements du projet 

c) Assurer un stockage efficace 

• Engagez les transporteurs et assurez-vous que toutes les importations sont transportées à la bonne destination à temps ;
• S’assurer que les espaces de stockage ont des conditions appropriées et sont disponibles avant l’arrivée des commandes ;
• Coordonner le processus de réception des importations ;
• Veiller à l’entreposage adéquat des produits le/les entrepôts réservés à cet effet ;
• Mener des contrôles périodiques dans les magasins d’entreposage afin de vérifier la conformité des conditions de stockage avec les normes requises et conformément aux clauses du contrat avec le prestataire responsable de l’entreposage des produits ;
• Coordonner, participer, appuyer dans les inventaires physiques au niveau des portes d’entrée et CDR 
• Reporter au superviseur tout écart relatif au stockage, à la gestion des stocks 
• S’assurer de la bonne exécution des contrats pour le stockage au niveau des portes d’entrée
• Reporter tout manquement dans l’exécution du contrat de stockage au niveau des portes d’entrée/CDR au superviseur
• Procéder à la vérification des factures pour le stockage qui seront adressées par les prestataires au PNUD. 
• Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances

d) Assurer une distribution efficace des produits

• Superviser la distribution des produits des portes d’entrée vers les CDR et veiller au retour et l’archivage de la documentation ;
• Appuyer la préparation des plans de distribution (PDD) ;
• Superviser le transport des intrants de santé (CDR vers zones de santé) ;
• Vérifier la bonne exécution du contrat pour la distribution des produits de santé (Porte d’entrée vers CDR et des CDR vers les zones de santé). 
• Reporter au superviseur toute insuffisance dans l’exécution des contrats de transport/distribution des produits de santé
• Appuyer et superviser la préparation des commandes selon le calendrier ;
• Procéder à la vérification des factures pour la distribution qui seront adressées par les prestataires au PNUD. 
• Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances

e) Gestion du parc automobile

• Superviser l'utilisation correcte des fiches de suivi quotidien et hebdomadaire des mouvements de véhicules et des procédures d'accompagnement pour les demandes de véhicules.
• Coordonner les activités quotidiennes des mouvements des chauffeurs.
• Mettre en place des lis
• es de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour les véhicules et l'utilisation du carburant.
• Coordonner les locations de voitures 

f) Activité des SRs

• Superviser la mise en œuvre des activités logistiques menées par les SRs

g) Divers 

• Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit ; 
• Toute autre tâche demandée par le superviseur.
•  Le titulaire exécute d'autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation

Arrangement institutionnel 

L’Associé Logistique du projet travaillera sous la supervision de Spécialiste Achats National (Bien et Services).

Competencies

Required Skills and Experience