Assistant (e) Administratif (ve) et ICT

A Libreville, les locaux du PNUD Gabon sont divisés en deux bureaux distincts que sont la Maison Commune (abritant l’ensemble des agences du Système des Nations Unies) et la Maison Verte (abritant l’ensemble des projets du PNUD). L’Assistant Administratif et ICT sera majoritairement situé à la Maison Verte et devra assurer en plus de ses tâches TIC, la gestion de l’entretien et de la maintenance de la Maison Verte. Cela comprend entre autres la maintenance des équipements et mobiliers du bureau achetés sur fonds communs uniquement (hors fonds propres des projets), le suivi de l'entretien et le nettoyage des locaux, la maintenance du bâtiment, le suivi du gardiennage et faire des recommandations pertinentes pour améliorer les services des prestataires.

Description des tâches :

Sous la direction et la supervision directe de l'Associé TIC, l'Assistant (e) Administratif (ve) et TIC fournit des services de soutien TIC et administratif à l'unité TIC et fournit un soutien technique quotidien aux utilisateurs des outils de gestion de l'information et de l'infrastructure technologique. L'Assistant (e) Administratif (ve) et TIC  promeut une approche orientée client. Sous la supervision directe de l’Associé aux Opérations, l’Assistant Administratif et TIC fournit des services de gestion de l’ensemble des espaces de la Maison Verte (intérieur comme extérieur).

L'Assistant (e) Administratif (ve) et TIC travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme, d'Opérations et de projets du Bureau Pays et du personnel du siège du PNUD pour résoudre les problèmes liés aux TIC.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Principales tâches et responsabilités

1.   Soutenir la mise en œuvre de systèmes et de stratégies de gestion des TIC.

• Assurer la conformité aux normes, directives et procédures de gestion de l'information et de technologie de l'entreprise pour l'environnement technologique du BP.

• Fournir des contributions à la cartographie des processus administratifs du BP et soutenir la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.

• Fournir un support TIC pour les événements clés et fournir un support de vidéo/audioconférence pour les réunions hybrides.

• Fournir un service d'assistance informatique au bureau, aux projets, et aux collègues d'autres agences.

• Contribuer à la préparation de plans de travail axés sur les résultats.

• Soutenir l'utilisation de la fonctionnalité ERP pour de meilleurs résultats commerciaux et des services clients améliorés.

2. Assurer le bon fonctionnement des progiciels matériels et logiciels du CO.

• Effectuer des fonctions techniques spécifiques, y compris le changement de composants électroniques matériels (disques, mémoires, câblage réseau, sources d'alimentation, etc.) et effectuer des réparations de routine.

3. Aider à fournir un soutien à l'automatisation et à la numérisation pour les opérations et les programmes du BP.

• Aider à l'installation de logiciels commerciaux et développés en interne et des mises à niveau connexes.

4. Soutenir l'administration du réseau.

• Surveillez le trafic, l'utilisation et les performances du serveur de fichiers de manière fréquente et régulière.

• Participer aux procédures de sauvegarde et de restauration basées sur le cloud pour les disques locaux.

• Fournir une assistance aux utilisateurs dans la détection, la suppression et la prévention des virus. Participer à la mise à niveau des correctifs et des programmes antivirus en temps opportun.

• Répondre aux besoins et aux questions des utilisateurs concernant l'accès au réseau.

• Aider au dépannage et à la surveillance des problèmes de réseau.

• Tenir à jour un inventaire des logiciels et du matériel et un stock de fournitures et de pièces de rechange en coopération avec l'unité des achats.

• Maintenir le système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.

5. Suivi et Contrôle des prestations des tiers et vérification et contrôle des biens du Bureau.

• De manière général être l’interface / l’interlocuteur sur tous les aspects concernant les espaces de la Maison Verte
• Les techniciens de surface : assurer une exécution satisfaisante de leur travail et gérer leur présence
• Agents de sécurité : assurer une exécution satisfaisante de leur travail et gérer leur présence
• Le jardinier : assurer une exécution satisfaisante de son travail et gérer sa présence
• Utilités : prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de service dans les domaines de la plomberie, l'électricité, le ramassage d’ordures etc. S’assurer que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante et certifier l'exactitude des bons de livraison y afférents
• Entretien : assurer l'entretien quotidien de la climatisation, l'électricité, l'eau et veiller au respect de l’optimisation des ressources et des outils (éteindre les lumières ; la climatisation, fermer les robinets, fermer les portes à clefs etc)
• Equipement : assurer le bon fonctionnement des équipements dans les espaces et mobiliers communs (hors mobilier des projets), tels que : les équipements de salle de conférence, CCTVs, les extincteurs d'incendie, les portes automatiques, etc. Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importante devant être faites en concertation avec le superviseur
• Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés (périodes d’astreintes à prendre en considération)
• Suivre avec l’unité Procurement l’exécution des demandes de services relative à la Maison Verte, être l’interlocuteur avec les prestataires de services pendant leur intervention
• Soumettre un rapport mensuel au superviseur sur les activités logistiques du mois. Le rapport doit couvrir les activités entreprises pendant le mois écoulé et les activités planifiées pour le mois suivant. 

6.  Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances et du partage des connaissances au sein du Bureau

• Participer et aider à l'organisation de la formation du personnel du BP sur les questions de TIC.

• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire exerce d'autres fonctions dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Contexte Institutionnel

Sous la direction et la supervision directe de l'Associé TIC, l'Assistant Administratif et TIC fournit des services de soutien TIC et administratif à l'unité TIC et fournit un soutien technique quotidien aux utilisateurs des outils de gestion de l'information et de l'infrastructure technologique. Sous la supervision de l’Associé aux Opérations, l’Assistant Administratif et ICT assure la gestion de l’ensemble des espaces de la Maison Verte. L'assistant Administratif et ICT promeut une approche orientée client.

Compétences de  Base :

Atteindre des résultats, LEVEL 1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante, LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations

Apprendre en continu, LEVEL 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adaptez-vous avec agilité, LEVEL 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible

Agir avec détermination, LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant.

S'engager et s'associer, LEVEL 1: Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives. 

Encourager la diversité et l'inclusion, LEVEL 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques. 

Gestion d’entreprise, Satisfaction client/Gestion des clients : Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients, apporter des contributions au développement de la stratégie de service client, rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Gestion d’entreprise, Travailler avec des preuves et des données : Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer des conclusions et de soutenir la prise de décision.

Gestion d’entreprise, Sensibilisation numérique et littératie : Capacité et propension à adopter rapidement de nouvelles technologies, c’est-à-dire en saisissant habilement leur utilisation ou en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser au besoin.

Gestion de l'information et technologie, Support client informatique : Capacité à soutenir les clients sur les problèmes liés à l'informatique et à générer et contribuer à des processus d'amélioration continue pour offrir une expérience utilisateur exceptionnelle. Connaissance de la norme ISO 9001 souhaitable. Une certification ITIL ou similaire est souhaitable.

Gestion de l'information et technologie, Gestion du réseau, de la communication et de l'infrastructure : Capacité à développer/intégrer/exploiter/gérer le réseau informatique, les communications, l'infrastructure cloud ou sur site et les nouvelles technologies comme l'IoT. Cisco CCIE CCNP ou similaire est souhaitable.

Gestion de l'information et technologie, Expérience utilisateur et analyste d'affaires : Capacité à traduire efficacement les besoins des utilisateurs en exigences informatiques autour d'une conception centrée sur l'humain.

Administration et Opérations, Gestion des bâtiments, des installations et des bureaux : Connaissance et capacité à faciliter la rénovation et la modernisation de bureaux, y compris l'examen de dessins techniques et architecturaux complexes ; négocier des accords techniques pour garantir que les infrastructures et les services du bâtiment soient pleinement opérationnels ; politique et procédure de conception (POPP) pour les locaux et les installations, y compris les normes d'espace ; gérer les locaux et les installations ; valider les notes des états financiers sur les données locatives

Qualifications minimales du NPSA

Éducation 

•  Un niveau d’étude secondaire est exigé avec une formation formelle dans les systèmes informatiques, les logiciels de gestion et/ou les applications Web. 
•    Les certifications ITIL/hardware/software management/application et/ou MCP sont un atout.
•    Un diplôme universitaire en technologie de l'information, en gestion de l'information, en télécommunications, en informatique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n'est pas une exigence.

Expérience :

•    Minimum de 5 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d'expérience professionnelle pertinente dans l'administration de réseau, la conception Web, la fourniture d'un support technique pour les environnements matériels/logiciels ou ERP cloud, le travail avec des installations de télécommunications ; et l'application des connaissances des applications de base de données, des systèmes de gestion Web et des solutions d'infrastructure cloud.

Compétences requises :    
Une expérience de travail avec des conceptions centrées sur l'utilisateur et la réalisation de recherches et de tests d'utilisateur.

Compétences souhaitables :

•    Une expérience de travail avec des conceptions centrées sur l'utilisateur et la réalisation de recherches et de tests d'utilisateurs est souhaitable
•    Une expérience pertinente dans le domaine de la gestion des locaux est souhaitable
•    Une expérience dans la gestion des locaux au sein de grandes structures ou dans des organismes internationaux est un atout
•    Administration de logiciels système et de réseau, utilisation de matériel/logiciels, installations de télécommunications, systèmes de vidéoconférence, utilisation et prise en charge de suites de productivité de bureau, principalement Microsoft 365 avec Skype Entreprise, SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer, Planner, connaissance des packages de bases de données. Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le cloud/web.
•    Connaissance et expérience de l'administration de SharePoint Online et du développement de flux de processus automatisés dans Power Automate.
•    Connaissance et expérience de MS Azure et Intune
•    Tous les éléments suivants sont souhaités et non obligatoires. ITIL : Fondamentaux, Cisco CCNA/CCNP, Certification Microsoft 365 : Fondamentaux, Cisco Certified Network Engineer (CCNE), Microsoft Certified Systems Engineer (MCSE), Microsoft Certified Professional (MCP)

Langues requises  :

•    La maîtrise de la langue des Nations Unies du lieu d'affectation est requise (Français).
•    La maîtrise de l’anglais est un atout.
 

NB : Les candidatures féminines et des personnes vivant avec un handicap qualifiées sont fortement encouragées à postuler.