Assistante Administrative

Recrutement Externe

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un futur meilleur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations dans le pays et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en œuvrant pour des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités des acteurs nationaux et locaux afin de répondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est établi dans six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale et dispose d'un bureau régional à Dakar, au Sénégal.

Objet du poste

L'Assistant.e Administration contribue au bon fonctionnement administratif de la mission au Tchad. Il/Elle participe activement à l'application des politiques et stratégies en administration en respectant le code de conduite et les lignes directrices de DRC.

Responsabilités principales :

Gestion des locaux

• Contribuer à la rédaction, à la mise à jour et au renouvellement des contrats de location pour les locaux (bureaux, résidences du personnel, entrepôts).
• Veiller à la disponibilité continue des stocks de consommables dans les bureaux et résidences, en assurant un suivi régulier des niveaux de stock et en préparant des rapports de consommation mensuels.
• Assurer le suivi des paiements de charges pour les logements des collaborateurs et préparer les documents nécessaires.

Gestion du personnel

• Maintenir et partager régulièrement la liste de contacts mise à jour de l’équipe de la mission.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs des collaborateurs expatriés (certificats de résidence, formalités de visa, etc.).
• Organiser la délivrance des cartes de travail et des badges pour les nouveaux employés.
• Recevoir et traiter les requêtes liées à la gestion des véhicules et des équipements de transport.

Gestion administrative générale

• Assurer un archivage rigoureux (physique et électronique) des documents administratifs (contrats de bail, résiliations, courriers officiels).
• Rédiger et suivre les correspondances administratives
• Aider à organiser les réservations de voyages, gérer les modifications de trajet international, et recueillir les justificatifs de voyage.

Compétences essentielles pour le poste :

Tous les collaborateurs de DRC doivent maîtriser les compétences suivantes :

• Excellence : Travailler dans un souci constant d’efficacité et de qualité, avec un souci du détail et une bonne gestion des priorités pour optimiser le temps et les ressources.
• Collaboration : Travailler en coopération avec les différents partenaires et équipes, rechercher activement des feedbacks et partager les informations essentielles ; soutenir et encourager les collègues.
• Leadership personnel : Prioriser son travail en fonction des objectifs généraux de la mission ; prendre des initiatives face aux défis et saisir les opportunités avec un esprit de solution.
• Communication : Communiquer efficacement, avec honnêteté et clarté, en adaptant son style et son ton selon le contexte ; écouter les autres et favoriser des échanges ouverts.
• Intégrité : Adhérer et promouvoir les standards éthiques et professionnels les plus élevés, en respectant les valeurs de DRC, notamment la protection contre toute forme d’exploitation, d’abus ou de harcèlement.

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• BAC+2 en Droit/Administration
• Expérience de 1 an au moins à un poste d’Administrateur
• Expérience de travail dans une ONG international
• Sensibilité sur les milieux multiculturels
• Excellente maitrise des outils informatiques type MS Word et Excel
• Des capacités rédactionnelles avérées
• De grandes capacités de coordination, communication et d’autonomie.

 Langues :

• Maîtrise professionnelle complète du français
• Maîtrise de l'anglais est un atout
• Maîtrise de l’arabe est un plus  

Principaux acteurs : (internes et externes)

• Equipe support en interne
• Bailleur
• Ministère et cabinet d’avocats                     

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

  7- Réglements généraux et éthique

• L’Employé doit se conformer aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, de confidentialité et d’éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire

• L’Employé ne doit pas être engagé dans un autre emploi durant son contrat de travail avec DRC sans demande d’autorisation préalable à son manager
• L’Employé ne doit s’engager dans aucune activité qui porte préjudice à DRC ou à l’implémentation de ses projets durant son contrat de travail avec DRC
• L’Employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ou partager des contenus liés aux projets, sans autorisation préalable
• L’Employé doit retourner à DRC tout équipement ou propriété de DRC à la fin de son contrat de travail

1. Procedure de candidature

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, postulez en déposant vos dossiers

Tous les candidats doivent télécharger une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages).

Les candidatures peuvent être déposées en ligne sur le site web du DRC, au lien indiqué ci-dessus.

Les candidatures peuvent aussi être déposées au niveau des bureaux de DRC à Ndjamena (4ème arrondissement, quartier repos rue 4267, porte 707) et à Adré.

Les candidatures seront clôturées le  21 Novembre 2024 à 23H59 GMT.

DRC garantit l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil ou le handicap. Le DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. Toutefois, les candidats doivent tenir compte du fait que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d'un contrat international, un ressortissant du pays dans lequel il travaillera.

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes avec le processus de candidature en ligne, veuillez contacter job@drc.dk. Pour de plus amples informations sur le Conseil danois pour les réfugiés, veuillez consulter notre site web drc.ngo.