Assistant(e) de bureau

IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

Le poste est située au Siège dans la représentation de la FAO à Kinshasa, République démocratique du Congo.

Objectif principal

L’assistant(e) de bureau effectue des opérations administratives courantes et des fonctions d’appui administratif et contribue au bon déroulement des activités de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant(e) de bureau rend compte à un ou plusieurs membres du personnel professionnel et reçoit ses directives de la part d’un(e) assistant(e) de bureau d’un grade plus élevé/d’un cadre supérieur. Il ou elle agit en toute indépendance s'agissant des questions courantes et consulte le ou la superviseur(se) sur les questions et les procédures nouvelles et/ou plus complexes. La supervision dont il ou elle fait l'objet consiste en conseils techniques et en instructions concernant les procédures à suivre, ainsi qu’en une formation sur le tas.

Relations de travail

L’assistant(e) de bureau interagit avec un ensemble de collègues au sein de l’unité administrative. Ces interactions consistent en échanges d'informations courantes et en apport de services d'appui administratif standard.

Fonctions et résultats essentiels

• Rédiger, taper à la machine et mettre en forme la correspondance courante ; mettre en forme des tableaux, rapports, présentations, publications et autres documents.
• Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes courantes, internes et externes, et/ou les renvoyer vers les unités/contacts compétents.
• Saisir, extraire, structurer et mettre à jour des informations et données provenant de diverses sources (par exemple Intranet, Internet, archives, etc.); présenter les résultats dans un format standard.
• Créer et tenir des archives et des systèmes de référence selon les procédures standards.
• Lancer, vérifier et suivre un ensemble d'opérations administratives dans les systèmes informatisés relatifs aux finances, aux voyages et aux ressources humaines.
• Apporter un appui à l'organisation et à la gestion de réunions, ateliers et manifestations (par exemple prendre les dispositions voulues concernant les salles de réunion et autres installations).
• Aider à l'organisation des voyages \: transport, logistique, hébergement et documents.
• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et veiller au bon entretien du matériel de bureau.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Impact du travail

L'assistant(e) de bureau participe au sein d'une équipe à la fourniture de services de bureau et de services d'appui administratif. Ses actions influent sur l'unité de travail dans son ensemble.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants \:

Formation \: Éducation de niveau de fin d’études secondaires.
Expérience \: Deux ans d’expérience significative dans le travail d'appui administratif.
Connaissances linguistiques \: Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques \: Connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Résidence \: Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d'affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d'affectation au moment de la candidature. "Distance de trajet" désigne la distance à l'intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

Compétences

• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Connaissance des systèmes institutionnels informatisés de gestion financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et fonctionnements administratifs.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES - OPTIONNEL

• Connaissance pratique (niveau C) de l’une des autres langues de la FAO (anglais, arabe, chinois, russe, espagnol), de préférence de l’anglais.
• Connaissance de la structure de l’Organisation.

_______________________________________________________________________________________

ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http\://www.whed.net/

• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments

• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
• General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application."Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link\:
https\://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale

HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate
• Incomplete applications will not be considered

• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the recruitment portal will be considered

• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance\: https\://fao.service-now.com/csp

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT