Asistente administrativa y logística de proyectos (SB 3-1)

Background

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembros, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

• Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres;
• Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas;
• Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres;
• Aumentar la autonomía económica de las mujeres;
• Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presupuestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales;
• Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Dos acuerdos internacionales forman la base de la labor de ONU Mujeres: la Plataforma de Acción de Beijing, resultante de la Cuarta Conferencia Mundial sobre la Mujer celebrada en 1995, y la Convención sobre la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra la Mujer, considerada como la Declaración fundamental de los Derechos de la Mujer. El espíritu de estos acuerdos quedó reafirmado en la Declaración del Milenio y en los ocho Objetivos de Desarrollo del Milenio establecidos para el 2015 y posteriormente en los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible. Las resoluciones del Consejo de Seguridad, 1325 (2000) sobre la mujer, la paz y la seguridad, y 1820 (2008) sobre la violencia sexual en conflictos, también son referentes fundamentales para la labor de ONU Mujeres en apoyo a las mujeres en situaciones de conflicto y posteriores al conflicto.

Duties and Responsibilities

Bajo la guía y supervision de la Coordinadora de Proyectos del Área, el/la Asistente administrativa y de Logística brindará asistencia y apoyo administrativo y operativo a la cartera de proyectos para garantizar el flujo de trabajo de forma efectiva, desarrollando una variedad de procedimientos organizacionales estándar, asegurando alta calidad y exactitud en el trabajo.

Todas las gestiones administrativas - financieras, de adquisiciones y logísticas - se realizarán dentro de la plataforma Quantum y UNALL que son las utilizadas en la actualidad por ONU Mujeres.

El/la Asistente administrativa y de Logística trabaja en colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la Oficina para intercambiar información y asegurar la entrega consistente de servicios.

Resumen de Funciones Clave: 

• Proporcionar apoyo administrativo para la implementación de los proyectos del Área de Mujeres, Paz, Seguridad, Justicia y Acción Humanitaria
• Realizar actividades logísticas para la adecuada implementación de las actividades programadas en la cartera de proyectos del área

Proporcionar apoyo administrativo para la implementación de los proyectos del Área de Mujeres, Paz, Seguridad, Justicia y Acción Humanitaria  

• Apoyar procesos para contratación de bienes y servicios con personas individuales y jurídicas.
• Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
• Realizar seguimiento para la emisión de las Purchase order (PO) generados por los proyectos, documentando adecuadamente el expediente para gestionar cierre oportuno.
• Realizar el seguimiento y solicitud de facturas y soportes a los proveedores generando las alertas correspondientes en caso de retrasos o inconvenientes de facturación.
• Recopilar los diferentes soportes administrativos en los formatos establecidos para gestionar los pagos a terceros de manera oportuna.
• Tramitar solicitud de pago a los diferentes proveedores de los bienes y servicios recibidos (transporte, eventos, consultorías, contratos institucionales y demás procesos administrativos).
• Realizar el seguimiento, control y monitoreo del estado de los diferentes pagos.
• Apoyo en la elaboración de minutas, formatos de listados de participantes de reuniones, entre otros. 
• Apoyar las diferentes actividades administrativas vinculadas al puesto que se requieran

Realizar actividades logísticas para la adecuada implementación de las actividades programadas en la cartera de proyectos del área

• Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende la realización de eventos.
• Apoyar la gestión para temas relacionados a solicitud de viajes y traslados y liquidación de los mismos.
• Apoyar en la solicitud de cotización de tiquetes para el personal de los proyectos asignados.
• Apoyar al equipo en la gestión de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
• Apoya en otros requerimientos vinculados a la gestión logística de los proyectos.

Competencies

Competencias

Valores fundamentales:

• Integridad
• Profesionalismo
• Sensibilidad cultural y diversidad de valores

Competencias principales:

• Conciencia y sensibilidad con respecto a las cuestiones de género;
• Responsabilidad;
• Solución creativa de problemas;
• Comunicación efectiva;
• Colaboración inclusiva;
• Participación de los interesados;
• Predicar con el ejemplo.

Competencias Funcionales

Construcción de Asociaciones Estratégicas

•  Analiza información general y selecciona materiales para apoyar las iniciativas de creación de asociaciones;
• Promueve el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos;
• Investiga las mejores prácticas y plantea nuevas formas más efectivas de hacer las cosas.

 Conocimiento del trabajo / Experiencia técnica

• Comprende los principales procesos y métodos de trabajo relacionados con el puesto;
• Posee conocimientos básicos de políticas y procedimientos organizacionales relacionados con el puesto y los aplica de manera consistente en las tareas de trabajo;
• Demuestra un buen conocimiento de la tecnología de la información y la aplica en las tareas del trabajo;
• Promueve el cambio organizacional y el desarrollo;
• Demuestra habilidad para identificar problemas y propone soluciones.

 Diseño e Implementación de Sistemas de Gestión.

•  Usa información / bases de datos / otros sistemas de gestión.

 Orientación al cliente

•   Informa a clientes internos y externos de manera oportuna y apropiada;
• Organiza y prioriza el horario de trabajo para satisfacer las necesidades y los plazos de los clientes;
• Responde a las necesidades del cliente con prontitud;
• Promueve la rendición de cuentas y la gestión basada en resultados;
• Recopila y difunde información sobre las mejores prácticas en la rendición de cuentas y los sistemas de gestión basados en resultados.

Required Skills and Experience

Perfil Requerido

Esta consultoría esta dirigida a personas con nacionalidad guatemalteca o con residencia legal en el país.

Educación

• Titulo a nivel de diversificado

Experiencia

• Mínimo, cuatro (4) años de experiencia relevante en administración idealmente programas de cooperación internacional; 
• Mínimo, dos (2) años de experiencia en procesos de apoyo logístico. 
• Se valorará adicionalmente  la experiencia previa con Agencias del Sistema de Naciones Unidas.
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.);
• Experiencia en manejo de sistemas basados en la web.

Requisitos de Idioma

• Fluidez en idioma español
• Conocimiento del idioma inglés nivel: BÁSICO

Documentos a ser presentados para la postulación

1. UN Women Personal History Form (P11) firmado, que se puede encontrar en el siguiente link: https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-es.doc - 

Será mandatorio el envio del formulario P11, quienes no cumplan con este requisito quedarán automáticamente descartadas. 

1. CV - opcional
2. Copia Credenciales Académicas (opcional)

Al momento de aplicar se deberá cargar un (1) solo archivo en formato PDF. Se adjunta una guía para que usted pueda realizar este paso.  https://www.wikihow.com/Merge-PDF-Files. 

NOTAS IMPORTANTES.

• ONU Mujeres no asume responsabilidad y solo describe una de las tantas formas de comprimir los documentos relativos a la aplicación.  Usted podrá utilizar la que considere prudente. 
• Las aplicaciones recibidas incompletas o fuera de la fecha de cierre no serán consideradas.  
• Solo aquellas candidaturas que clasifiquen en la lista corta (al menos las/s tres con mayor puntuación) serán contactadas para entrevista.

Diversidad e inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. 

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura. 

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.  Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes. 

Se incentiva la postulación de aquellas personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos o poblaciones indígenas y personas con discapacidad. 

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

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