Gerente de Servicios de Soporte

El Consejo Danés para Refugiados (DRC) / Acción contra Minas (ACM) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. Basado en las conclusiones de varias evaluaciones de necesidades de emergencia, a partir de 2018 DRC inició una respuesta de emergencia en las zonas costeras del Caribe de Colombia como Riohacha y Barranquilla y en las ciudades de Bogotá y Medellín, actualmente incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y Norte de Santander. La respuesta humanitaria integrada de DRC se basa principalmente en las actividades de protección, con componentes de intervenciones en albergue, WASH, efectivo multipropósito incondicional, NFIs,y medios de vida, de igual forma adelanta actividades de desminado humanitario en el Caquetá y Bolívar.

Propósito general del rol:

• Proporciona liderazgo coordinado y estratégico del área de soporte (Finanzas, Recursos Humanos, Cadena de Abastecimiento, IT) y asegura el buen   funcionamiento de todas las funciones de apoyo para satisfacer las necesidades del programa de conformidad  con el manual de operaciones de Consejo Danés para Refugiados.
• Garantiza un control presupuestario eficaz y el cumplimiento de las políticas y procedimientos del DRC y de los donantes.

Ámbito Geográfico:

Este cargo se centra en la base Montecristo – Bolívar garantiza el cumplimiento de los procedimientos y directrices de DRC en el país. Contribuye al desarrollo de estrategias, que se traducen en planes de acción y tareas cotidianas. Proporciona apoyo y orientación técnica y supervisa las actividades diarias en la base.

Responsabilidades:

Planificación y estrategia:

• Garantizar  la planificación anual del área de soporte y el cumplimiento de los objetivos periódicos, así como la vinculación con los objetivos estratégicos de la misión en el país.
• Garantizar que la planificación de los proyectos incluye los requisitos pertinentes del área de soporte (como plazos de entrega y presupuestos adecuados a las necesidades de la base).
• Garantizar que la movilización de recursos es realista y satisface las necesidades del área de soporte, utilizando el presupuesto de operaciones para contribuir a las propuestas de los donantes.
• Garantizar  que los servicios de apoyo son adecuados para satisfacer las necesidades del programa.
• Ser el punto focal en procesos de auditorías internas y de proyecto.
• Garantizar la plena aplicación y el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos internos de DRC, así como de la legislación del país.
• Actuar como punto focal del Código de Conducta de DRC, impulsando su implementación y entrenamientos específicos al personal.
• Ser responsable de la formación en temas de soporte y dar apoyo al personal del programa en la comprensión de las obligaciones financieras y los requisitos mínimos de rendición de cuentas.

Finanzas:

• Garantizar un control presupuestario exhaustivo y eficaz, así como la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas por parte de los donantes y la sede en toda la documentación financiera.
• Realizar los presupuestos programáticos y soporte en colaboración con los responsables de los componentes programático
• Ser responsable de la administración y actualización del Master Budget de la misión.
• Ser responsable del seguimiento y la previsión de los presupuestos del área de soporte
• Colaborar con los responsables de Presupuesto en el seguimiento presupuestario de todas las subvenciones implementadas en la base.
• Garantizar que se finalizan a tiempo todas las tareas contables de la base (como los cierres contables mensuales, informes financieros, procesos de auditoría).
• Apoyar la elaboración de informes financieros para los donantes y comprobar el cumplimiento de los requisitos de información financiera de los donantes.
• Trabajar con el área de finanzas de Oficina Nacional para garantizar que los equipos de programa entienden claramente los requisitos de rendición de cuentas de los donantes.
• Generar alertas tempranas de brechas de financiación en las bases.
• Garantizar que se lleven a cabo las tareas financieras mensuales (nóminas, libros de caja y previsiones de tesorería) de acuerdo con los procedimientos del Manual de Operaciones.

Recursos Humanos:

• Supervisar los procedimientos de recursos humanos basados en la política global de personal, incluida la contratación, el desarrollo, el rendimiento, los contratos, el bienestar, la planificación de personal y compensación.
• Garantizar la elaboración de informes mensuales y el cumplimiento de los objetivos por parte del departamento, sirviendo de enlace con la subárea de Recursos Humanos de la Oficina Nacional.
• Supervisar la formación y promoción del personal de su área.
• Garantizar  que las tareas trimestrales se completen a tiempo (como la inducción del personal, la capacitación del Código de Conducta y la planificación de vacaciones)
• Garantizar que las tareas anuales del subárea. se llevan a cabo de acuerdo con el Manual de Operaciones (por ejemplo, revisiones de rendimiento y desarrollo).
• Garantizar  que el equipo de Recursos Humanos. realiza  las tareas diarias, como la contratación, la renovación/ modificación de contratos, las afiliaciones y el seguimiento de las ausencias, vacaciones, permisos y licencias.
• Garantizar  que el personal nuevo que ingresa a la base cuente  con los equipos necesarios y la dotación para el desarrollo de su cargo.
• Asegurar  que el personal conoce y maneja  la ERP Dynamics correctamente.

Apoyo Logístico, contratación y compras:

• Ser el punto focal de coordinación de las principales tareas diarias del staff a su cargo
• Supervisar al equipo para garantizar el seguimiento de las tareas rutinarias (suministros del Guest House, pago de facturas de servicios públicos, mantenimientos, reparaciones locativas, contratos de alquiler y arrendamiento y todas las actividades que se requieran para garantizar la funcionalidad de la base).
• Asegurar la correcta administración de las oficinas establecidas por DRC en Bolívar.
• Participar virtual y/o presencialmente en los briefing y planificaciones de misiones. En especial, en ausencia del AM, y  cuando la conexión a internet sea inestable, para así transmitir las alertas pertinentes.
• Cuando la operación lo requiera, acompañar presencialmente el alistamiento de las salidas del staff a terreno e informar oportunamente al Área Manager las alertas de seguridad.
• Realizar otras tareas pertinentes a su función cuando sea solicitado por el Área Manager.

Seguridad:

• Apoyar al Área Manager en la gestión de asuntos de seguridad si, se requiere.
• Asegurar  que los procedimientos de seguridad y POE están actualizados y son aplicados por el todo el staff de la base.
• Cuando la operación lo requiera, acompañar presencialmente el alistamiento de las salidas del staff a terreno e informar oportunamente al Área Manager las alertas de seguridad.

Seguridad y Salud en el trabajo:

• Conocer los avances, resultados y efectividad de las acciones emprendidas en la implementación y mejoramiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir con los requisitos legales aplicables en seguridad y salud en el trabajo a cada uno de los procesos que le corresponde
• Participar activamente en la implementación y mejoramiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
• Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Mantener permanente retroalimentación de los procesos, planes y programas de su responsabilidad mediante la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales vigentes y/o internas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo o pongan en peligro la integridad de estos.
• Participar activamente en el desarrollo de los planes de acción de su competencia en seguridad y salud en el trabajo.
• Utilizar adecuadamente los recursos que brinda la empresa en conjunto con la ARL para la formación y capacitación en seguridad y salud en el trabajo
• Usar adecuadamente los equipos, herramientas y elementos de protección personal que proporcione la empresa.
• Informar con veracidad el estado de salud antes, durante y después de la ejecución de las tareas para lo cual fue contratado.
• Participar activamente en la identificación de acciones o condiciones inseguras en los lugares de trabajo.
• Informar al representante del sistema de gestión o al COPASST cualquier tipo de incidente o accidente presentando en el desarrollo de sus actividades.
• Participar en las investigaciones de los incidentes o accidentes laborales reportados en su área.

Otros:

• Realizar otras tareas pertinentes a su función cuando sea solicitado por el Área Manager.

Como Gerente de Servicios de Soporte, el titular del puesto es responsable de lo siguiente:

• Responsable de la consecución de las metas y objetivos estratégicos de DRC dentro de su área de responsabilidad.
• Responsable de tomar decisiones significativas sobre lo que hace el área: su propósito, funciones, papel, y de asumir compromisos.
• Responsable de la gestión de personal que este a su cargo. Esto incluye la contratación la fijación de objetivos, el periodo de prueba, la evaluación del rendimiento, el desarrollo del personal, la gestión del rendimiento, incluido el bajo rendimiento, etc.
• Responsable de la toma de decisiones acertadas basadas en las políticas de la DRC los SOP, las normas legales del país y el asesoramiento técnico al Área Manager.

 

Todas las funciones de DRC requieren que el titular del puesto domine las competencias básicas de DRC:  

• Lucha por la excelencia: Centrarse en la consecución de resultados garantizando al mismo tiempo la eficacia de los procesos.  
• Colaboración: Implicar a las partes interesadas y fomentar la retroalimentación.  
• Tomando el liderazgo: Asumir la responsabilidad y la iniciativa al tiempo que se busca la innovación.  
• Comunicación: Escuchar y hablar con eficacia y honestidad.  
• Demostrando Integridad: Respetar y promover los más altos niveles de conducta ética y profesional en relación con los valores y el Código de Conducta del DRC, incluida la protección contra la explotación sexual, el abuso y el acoso

Experiencia y competencias técnicas:

• Al menos 5 años de experiencia en un puesto similar.
• Experiencia mínima de 3 años en gestión de personal
• Conocimientos demostrables en gestión financiera, de recursos humanos, cadena de suministro y los procesos de adquisición, logística y administración.
• Conocimiento de la gestión del ciclo de proyectos
• Conocimiento de los principios del código de conducta y los sistemas de recursos humanos para la gestión del desempeño.
• Conocimiento de las principales políticas y los procedimientos de cumplimiento y rendición de cuentas de los donantes
• Competencia avanzada en Excel
• Experiencia trabajando con un sistema ERP integrado: experiencia en conocimientos en MS Dynamics se considera  una ventaja
• Sólidas habilidades de liderazgo y en gestión de personal.
• Habilidades para proporcionar orientación técnica y formación.
• Excelentes aptitudes interpersonales y capacidad demostrada para establecer relaciones de trabajo eficaces a todos los niveles.
• Gran capacidad analítica y conceptual, excelentes de comunicación, calma y buen sentido del humor
• Excelente capacidad demostrada de comunicación asertiva.
• Experiencia de trabajo en zonas remotas, con oportunidades limitadas para crear redes sociales

 

Educación: Título Universitario en Finanzas / Contabilidad, Administración de Empresas o  Economía.

 

Idiomas: 

• Competencia profesional completa en español
• Preferible: Competencia profesional completa en inglés

Experiencias complementarias valoradas:

• Desminado humanitario
• Acción Humanitaria

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
• Contrato nacional a término fijo por seis meses con todas las prestaciones de ley
• Salario iniciando en $7.581.000 COP mensual, según experiencia y competencias del candidato.
• Fecha de inicio estimada: 01/10/2024

Proceso de solicitud:

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación y una hoja de vida actualizada (que no supere las cuatro páginas).

DRC promueve la Diversidad e Inclusión y garantizamos igualdad de oportunidades.

Animamos a participar a tod@s las personas que les interese la vacante. Fecha de cierre de solicitudes: 15/09/2024 antes de (11:59 a.m.).

 

Nota 1: El postulante que aplique a esta convocatoria autoriza a DRC a validar la información personal suministrada en la hoja de vida. Su identificación será comprobada en las bases de datos públicas y privadas con el uso exclusivo de convalidar la información, de acuerdo con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Nota 2: El/la postulante que de forma libre y voluntaria deseen hacer parte del proceso de selección para ocupar la posición de la presente convocatoria, deberán observar un estricto apego a las normas que apliquen para la materia  (idoneidad en los títulos presentados, ejecución de pruebas de forma personal e individual y veracidad en la información) adhiriéndose a los manuales y  Políticas anti fraude de DRC, so pena de declarar descalificado el postulante que incurra en cualquier irregularidad a juicio de la organización, aún por la mera sospecha, e incluso en posibles conductas de tipo penal conforme la legislación colombiana.