Chargé-e de Finance Ressources Humaines et Administration

Titre de la position	Chargé-e de Finance Ressources Humaines et Administration
Supervisé par	Chef d’équipe Finance Ressources Humaines et Administration
Répondant au	Chef d’équipe Finance Ressources Humaines et Administration
Lieu d’affectation	Dori
Zone d’opérations	Burkina Faso
Période considérée	12 mois
Type de contrat	Contrat de travail national
Salaire et avantages	NMH_2

 

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

 

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux. 

 

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence. 

 

Contexte

 

DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Il intervient principalement dans les domaines de la protection, de l’eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.

 

Avec plus d’un million de personnes déplacées à l'intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

 

A propos du poste

 

L’objectif du poste est de gérer les finances, les ressources humaines et l’administration de la base d’affectation. Cette personne travaillera en collaboration avec le chef d’équipe administration Finance et ressources humaines de la base et le bureau de coordination pour s’assurer du bon fonctionnement de la bases sur les aspects dont il sera responsable.

Responsabilités : (points les plus importants)

• Etablissement et vérification de la comptabilité de la base
• Suivi des comptes de bilan et de résultat et flux financiers de la base
• Alerter en cas de suspicion de détournement, abus ou corruption
• Respect des procédures globales, régionales et localisés de finances et de comptabilité

• Participe proactivement aux différents processus ressources humaines et administration afin d’assurer les minimums standards de DRC sur la base

 

Responsabilités spécifiques :

Comptabilité

• Sous la supervision du chef d’équipe administration finance et ressources humaine, s’assurer que la clôture comptable de la base soit effective chaque semaine et piloter la clôture mensuelle comptable en accord avec la politique siège en vigueur (cela inclut les réconciliations).

 

Vérification et respect des procédures

• Auditer les pièces justificatives de la base tout en s’assurant qu’elles respectent les procédures de DRC et des bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que toutes les modalités de retenue et/ou versement des impôts de la base soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.
• Appuyer la préparation et les exercices d’audits (interne, externe, institutionnel, gouvernementaux etc…) et la coordination/implémentation des plans d'action qui peuvent en découler suite aux conclusions des rapports d’audits.

 

Suivi des flux

• Faire le suivi des avances de toutes de la base et faire un état mensuel des flux ouvert à la hiérarchie.
• Faire le suivi des taxes et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie.
• Faire une situation de tous les flux financiers non fermés de la base et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie. Non exhaustivement cela inclut le compte d’attente à savoir les balances fournisseurs, caution, avances, etc…

 

A propos de vous

 ExpérienceA et compétences techniques :

• BAC+3 en Finance/Comptabilité, économie et tous domaines pertinents
• Expérience de 2 ans au moins à un poste d’Administrateur notamment en mission humanitaire
• Connaissance d’un système ERP et du pack microsoft office en particulier un niveau avancé en Excel serait un atout
• Très grande capacité de coordination et de communication

Responsabilités : (points les plus importants)

• Etablissement et vérification de la comptabilité de la base
• Suivi des comptes de bilan et de résultat et flux financiers de la base
• Alerter en cas de suspicion de détournement, abus ou corruption
• Respect des procédures globales, régionales et localisés de finances et de comptabilité
• Participe proactivement aux différents processus ressources humaines et administration afin d’assurer les minimums standards de DRC sur la base

 

Responsabilités spécifiques :

 

Comptabilité

• Sous la supervision du chef d’équipe administration finance et ressources humaine, s’assurer que la clôture comptable de la base soit effective chaque semaine et piloter la clôture mensuelle comptable en accord avec la politique siège en vigueur (cela inclut les réconciliations).

 

Vérification et respect des procédures

• Auditer les pièces justificatives de la base tout en s’assurant qu’elles respectent les procédures de DRC et des bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que toutes les modalités de retenue et/ou versement des impôts de la base soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.
• Appuyer la préparation et les exercices d’audits (interne, externe, institutionnel, gouvernementaux etc…) et la coordination/implémentation des plans d'action qui peuvent en découler suite aux conclusions des rapports d’audits.

 

Suivi des flux

• Faire le suivi des avances de toutes de la base et faire un état mensuel des flux ouvert à la hiérarchie.
• Faire le suivi des taxes et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie.
• Faire une situation de tous les flux financiers non fermés de la base et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie. Non exhaustivement cela inclut le compte d’attente à savoir les balances fournisseurs, caution, avances, etc…

 

Trésorerie

• Faire le point de la caisse chaque soir avec l’assistant financier.
• Effectuer le paiement des taxes mensuelles dans les délais dont la base à la charge (pour les taxes payées localement). Enregistrer cela dans un état mensuel qui sera soumis au responsable de département.
• S’assurer du paiement dans les délais des charges de fonctionnement de la base

 

Budget et suivi budgétaire

• S’assurer que toutes les PR et DL émise sur la base sont enregistré dans le BFU du projet concerné dans la partie engagement
• Valider les PR et DL en s’assurant de l’exactitude des ligne budgétaires et vérifier les niveaux de consommation
• Mettre à jour le suivi des engagements des BFU chaque mois en respectant le calendrier établi
• Alerter sur les niveaux de consommation
• Participer au besoin aux revues mensuelles des projets et faire des propositions pertinentes sur la gestion des projets de la base

 

Ressources humaines et administration

• Faire le suivi des congés des staffs de la base consolider l’information et la partager
• Mettre à jour les dossiers du personnel sur la base en fonction des besoins
• Faire le suivi des contrats staff de la base
• Faire un suivi de l’ensemble des évaluations de performance et objectif des staffs de la base
• Avec l’aide du chargé administration pays, faire le suivi des différents contrats de bail ainsi que des obligations provinciales
• Avec l’aide du chargé administration pays, faire le suivi des contrats d’assurances locaux
• Veiller à respecter la loi en vigueur relatif aux paiements des taxes et autres obligations provinciales et régionales.

 

Faciliter le transfert des informations

• S’assurer que les pièces comptables sont scannées et archivées dans le SharePoint dédié et s’assurer que les pièces orignaux sont transmises à la coordination dans les délais
• Réception, envoi, distribution et classement des courriers de la base ;
• Archiver numériquement et physiquement les réconciliations,
• Envoyer les originaux des contrats de bail
• Envoyer les originaux des congés maladies, congés payés au niveau de la coordination
• Envoyer les originaux d’évaluation et fixation des objectifs au niveau de la coordination
• Après la validation de la hiérarchie local, procéder à l’envoi mensuel de la documentation de la base à Ouagadougou
• Veiller à la mise jour des documents dans le SharePoint dédié à la base

 

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

       

• BAC+3 en Finance/Comptabilité, économie et tous domaines pertinents
• Expérience de 2 ans au moins à un poste d’Administrateur notamment en mission humanitaire
• Connaissance d’un système ERP et du pack microsoft office en particulier un niveau avancé en Excel serait un atout
• Très grande capacité de coordination et de communication

 

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Français
• Anglais souhaitable

Conditions contractuelles

 

-Contrat de droit national

-Durée : 12 mois

-Classification DRC :  Non Management H niveau 2

-Salaire de base : 510 000 XOF

-Avantages : 13ème mois , Assurance santé.

 

 

Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

 

Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

 

Leadership : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

 

Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

 

Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

 

Processus de candidature

 

Si vous êtes intéressé-e, vous pouvez postuler en ligne en allant sur ce site :  https://job.drc.ngo/jobs/

 

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez envoyer en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en français.

 

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

 

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à www.drc.ngo.

 

Les candidatures seront clôturées le 1er août 2024 à 23 :59 GMT. Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.