Asistente Administrativo/a

Lima | Peru

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Lima | Peru
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
Closing Date: Closed

Job categories Administration, Project Management

Vacancy code VA/2024/B5424/27831

Department/office LCR, PEMCO, Peru MCO

Duty station Lima, Peru

Contract type Local ICA Support

Contract level LICA-4

Duration Continuo, 7 meses sujeto a disponibilidad de fondos y desempeño.

Application period 25-Mar-2024 to 08-Apr-2024

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

El/la Asistente de Administración trabajará en estrecha colaboración con el/la Asociado/a del Proyecto, proporcionando apoyo administrativo y salvaguardando en todo momento el adecuado desarrollo del Proyecto, realizando las siguientes actividades:

Apoyar en acciones relativas a la emisión de Órdenes de Compra, Contratos de Servicio, contratación de personal y consecución de otros insumos necesarios para la implementación del proyecto asignado, utilizando instrumentos corporativos, previa capacitación.
Apoyar en la recepción, verificación, y en dar el curso adecuado a los documentos relativos a los proyectos asignados, incluyendo cartas, notas, memoranda, Cartas Fianzas, etc. garantizando el seguimiento de los plazos de vencimiento establecidos en los mismos documentos así como en planes de acción y planes operativos
Llevar a cabo el control adecuado de los documentos que respaldan los pagos, documentación de proyecto, y comunicaciones con las entidades.
Dar seguimiento al sistema interno de control de gastos, lo que asegura que los vouchers procesados, se verifican y completan, las transacciones son registradas correctamente y se registran en el sistema oneUNOPS y otros instrumentos ad-hoc. Previa capacitación.
Brindar soporte administrativo a procesos de licitación, a la adquisición de insumos, bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto, adquisición de pasajes, liquidación de viáticos, etc
Realizar las acciones administrativas relativas al proyecto asignado
Realizar actividades diarias, tales como:

-Coordinar reuniones con Entidades y/o adjudicatarios.
-Atender consultas de Entidades y/o adjudicatarios (personal, telefónica, vía e-mail).
-Mantener el archivo de cada Orden de Compra y/o Contratos con toda la documentación relativa. o y/o Supervisor a cargo en caso de temas técnicos.
-Preparar respuesta a comunicaciones recibidas, coordinando con el Ingenier
-Fotocopiado y Despacho de correspondencia.

Realizar otras funciones de asistencia administrativa en el proyecto que le sean requeridas por el supervisor, de ser necesarias para el desarrollo del proyecto.

Education/Experience/Language requirements

Educación

Se requiere diploma de estudios secundarios.
Se valorará Técnico Superior en Administración, Secretariado, o similares.
Se valorará positivamente estudios a nivel universitario en secretariado y/o Asistencia Administrativa.

Experiencia Laboral

Se requiere mínimo 4 años (o menos dependiendo de diploma de estudios obtenidos) de experiencia en la provisión de servicios de asistencia administrativa a proyectos privados y/o empresas públicas.
Se requiere experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.
Experiencia en el uso de computadora y programas de software de oficina en el entorno GSuite (Google docs, sheet, drive, Gmail, Hangouts meet, etc.)

Idioma