Asistente Senior - Apoio à gestão de projetos, Multiple positions

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Resumo das funções e responsabilidades do Assistente Sênior - Suporte à Gestão de Projetos:

1. Suporte ao projeto 

2. Assistência administrativa e documentação do projeto 

3. Monitoramento e relatórios do projeto

4.  Coordenação e documentação das partes interessadas

5.  Gestão do conhecimento e inovação

1. Suporte ao projeto

• Preparação e manutenção de arquivos de projetos, incluindo relatórios de projetos internos e externos.

• Organização de reuniões e elaboração de atas das reuniões do projeto.

• Auxiliar na preparação de resumos de projetos, relatórios e materiais de apresentação.

• Contribuir com a correspondência diária do projeto, o compartilhamento de informações e o arquivamento, garantindo que sejam tomadas as medidas de acompanhamento adequadas.

• Manter registros de arquivos de projetos e outros documentos de apoio.

• Auxiliar na digitalização, cópia de documentos e manutenção de um sistema de arquivamento apropriado e arquivos de documentos.

2. Assistência administrativa e documentação do projeto

• Auxiliar no monitoramento das finanças do projeto e aconselhar o gerente de projeto.

• Auxiliar no acompanhamento das despesas e informar ao Gerente de Projeto para revisar os orçamentos quando necessário (realinhamento e modificação).

• Garantir a entrada precisa de dados no sistema ERP do UNOPS (oneUNOPS) e nos Projetos do oneUNOPS, conforme apropriado.

• Monitorar o orçamento e as despesas financeiras do projeto e todos os procedimentos administrativos de acordo com o plano de trabalho.

• Alertar o Gerente de Projeto sobre quaisquer déficits financeiros e despesas não planejadas.

3. Monitoramento e relatórios do projeto

• Auxiliar o Gerente de Projetos na preparação de relatórios e documentos do projeto; 

• Garantir o cumprimento das obrigações contratuais e das políticas, processos e procedimentos do UNOPS.

• Manter registros dos arquivos do projeto e outros documentos de apoio.

• Apoiar o Gerente de Projeto na manutenção do seguinte: i. Electronic Blue File, ii. Blue File eletrônico, ii. Arquivos de compras, recursos humanos e finanças, conforme exigido pelas políticas do UNOPS.

• Gerenciar a compilação, consolidação e análise dos dados relevantes do projeto.

4. Coordenação e documentação das partes interessadas

• Apoiar a coordenação e o gerenciamento das comunicações.

• Participar de reuniões com agências da ONU, ONGs e outras partes interessadas, conforme necessário.

5. Gestão do conhecimento e inovação

• Apoiar a compilação das lições aprendidas de acordo com o formato de relatório definido.

1. Apoyo al proyecto 

2. Asistencia administrativa y documentación del proyecto 

3. Coordinación y documentación de las partes interesadas 

4. Gestión del conocimiento e innovación

1. Apoyo al proyecto

• Preparación y mantenimiento de archivos de proyectos, incluidos informes de proyectos internos y externos.

• Organizar reuniones y tomar actas de las reuniones del proyecto.

• Asistir en la preparación de informes de proyectos, informes y materiales para presentaciones.

• Contribuir a la correspondencia diaria del proyecto, compartir información y archivar, asegurando que se tomen las medidas de seguimiento apropiadas.

• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo.

• Asistir en el escaneo, copia de documentos y mantener un sistema de archivo y archivos de documentos adecuados.

2. Asistencia administrativa y documentación del proyecto

• Asistir en el monitoreo de las finanzas del proyecto y asesorar al Gerente del Proyecto.

• Asistir en el seguimiento de gastos e informar al Gerente de proyecto para revisar los presupuestos cuando sea necesario (realineación y modificación).

• Asegurar el ingreso preciso de datos en el sistema UNOPS ERP (OneUNOPS) y OneUNOPS Projects, según corresponda.

• Monitorear el presupuesto del proyecto y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con el plan de trabajo.

• Alertar al Gerente del Proyecto o cualquier déficit financiero y gastos no planificados.

3. Seguimiento e informes del proyecto

• Asistir al Gerente del Proyecto en la preparación de informes y documentos del proyecto; 

• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las políticas, procesos y procedimientos de UNOPS.

• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo.

• Apoyar al Gerente del Proyecto en el mantenimiento de lo siguiente: i. Electronic Blue File, ii. Archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas según lo exijan las políticas de UNOPS.

• Gestionar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de los proyectos.

4. Coordinación y documentación de las partes interesadas

• Apoyar la coordinación y gestión de las comunicaciones.

• Participe en reuniones con agencias de la ONU, ONG y otras partes interesadas, según sea necesario.

5. Gestión del conocimiento e innovación.

• Apoyar la compilación de lecciones aprendidas según el formato de informe definido.

a. Fomação

• Requer-se no mínimo diploma de ensino médio

• Título de nível superior (bacharelado ou equivalente), de preferência em Administração de Empresas, Ciências Sociais, Direito, Estudos de Desenvolvimento ou outros campos relacionados será considerado valioso e pode substituir alguns anos de experiência exigidos.

b. Experiência profissional 

• São necessários no mínimo cinco (5) anos de experiência administrativa relevante e/ou suporte a projetos. 

• Com estudos secundários, são necessários no mínimo cinco (5) anos de experiência relevante. 

• Com diploma de nível superior (bacharelado), é necessário no mínimo um (1) ano de experiência relevante. 

• Experiência em suítes MS Office (especialmente Word, Excel e PowerPoint), e/ou Google Suite e gestão de dados é uma vantagem. 

• É desejável e distintivo possuir certificação em projetos (PMP ou Prince).

c . Idiomas

• É necessário o domínio do idioma Português (leitura, escrita e fala).

• Es desejável el conocimiento intermedio del idioma inglés y español (working level).

• Se requiere mínimo diploma de escuela secundaria.

• Título de primer nivel (licenciatura o equivalente) preferiblemente en Administración de Empresas, Ciencias Sociales, Derecho, Estudios de Desarrollo u otros campos relacionados se considerará valioso y puede reemplazar algunos años de experiencia requerida.

b. Experiencia laboral 

• Se requiere un mínimo de 5 (cinco) años de experiencia administrativa relevante y / o apoyo a proyectos.

•  Experiencia en Google Suite y/o MS Office Suites así como desarrollo dashboardos o gestión data  es una ventaja.

• Deseable y distintivo aportar certificación en proyectos (PMP o Prince)

c. Idiomas

• Es requerido el dominio del idioma Portugués (leído, escrito y hablado).

• Deseable el conocimiento intermedio del idioma inglés y español (working level).