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Asistente de Cadena de Abastecimiento y compras

Barbacoas - Nariño

  • Organization: DRC - Danish Refugee Council
  • Location: Barbacoas - Nariño
  • Grade: Junior level - Junior
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

El Consejo Danés para Refugiados DRC (por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC/DDG ha estado presente en Colombia desde 2011, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada en protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en cuatro ciudades de Colombia (Riohacha, Barranquilla, Medellín y Bogotá).

En 2021 DRC implementó un nuevo proyecto de respuesta humanitaria, que incluye protección y asistencia humanitaria (alojamiento comida, NFIs y transporte humanitario). El programa cuenta con un fuerte enfoque de abordaje comunitario y enlace con comunidades indígenas y afrocolombianas, altamente vulnerables y con necesidades de protección. El proyecto se implementó en el Triángulo de Telembi, incluyendo los municipios de Maguí Payán, Roberto Payán y Barbacoas en el departamento de Nariño.

Objetivo del cargo:

Apoyar en las actividades relacionadas con las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento, transporte de bienes y personas, gestión de flota terrestre y fluvial, y de la logística general para la base de Barbacoas, de conformidad con el marco interno de Danish Refugee Council – DRC y las regulaciones determinadas por los donantes.

 

Responsabilidades:

Adquisiciones

  • Asegurar que las requisiciones de compras sean rastreadas desde el punto de planificación y solicitud hasta el recibo final de las operaciones de DRC Barbacoas.
  • Garantizar el correcto manejo documental de los procesos involucrados con las adquisiciones.  Generar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de compra.
  • Preparar los documentos relevantes para la adquisición de bienes y servicios.
  • Participar en la evaluación de ofertas y propuestas y asegurar que el informe de evaluación de ofertas, la evaluación técnica, las actas de las negociaciones y los contratos negociados en la selección de proveedores contengan todos los hechos e información necesarios para justificar las recomendaciones y selección hecha en el informe.
  • Participar en la verificación conjunta de los bienes y equipos adquiridos y verificar la conformidad de los artículos con las especificaciones técnicas y las cantidades.
  • Apoyar en compras menores que requiera la operación.
  • Realizar seguimiento a devoluciones o reclamaciones con proveedores.
  • Revisar que las facturas recibidas estén de acuerdo con lo negociado y entregado.
  • Completar los procesos oportunamente para que se puedan efectuar los pagos a proveedores.

Logística

  • Apoyar el proceso de identificación de proveedores según los procedimientos de DRC: cotizaciones, evaluación de ofertas, documentación de contrato, verificación de las compras y recibido a satisfacción de estas.
  • Apoyar la preparación de las ordenes de requisición y seguir el proceso de aprobación de pago para las solicitudes de compras según los procedimientos de DRC.
  • Apoyar la actualización y seguimiento a los convenios marcos con proveedores utilizando la plataforma Dynamics.
  • Llevar un registro de los proveedores de la zona.
  • Supervisar las notas de bienes recibidos y asegurar la entrega oportuna de los elementos solicitados por los empleados según la necesidad de la base.
  • Apoyar el proceso de mantenimiento de la oficina y casa de huéspedes.
  • Apoyar la entrega de materiales, elementos y activos de la organización.
  • Apoyar el movimiento de carga y transporte desde la bodega hasta los sitios de intervención de los proyectos.
  • Acompañar los procesos de transporte y viaje de los funcionarios de DRC, como transporte de carga.
  • Asegurar el cumplimiento de los manuales de operaciones de Cadena de Abastecimiento de DRC en todos los procesos asociados a compras, logística y transporte.
  • Apoyar todas las tareas no especificadas y espontáneas con relación a la gestión logística para dar cumplimiento a algún evento de la Organización.

Activos fijos, muebles y enseres e insumos

  • Lleyar el control, registro y seguimiento a los activos fijos de la base.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a los muebles y enseres de la base.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a la visibilidad de la base.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a los insumos de papelería, aseo y cafetería de la base.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a la asignación de activos, muebles y enseres y visibilidad de la base.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento los inventarios.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a la documentación de donaciones.
  • Apoyar el control, registro y seguimiento a la bodega.

Gestión de Flota.

  • Apoyar el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC para la base.
  • Apoyar el registro de la disponibilidad de los vehículos para las operaciones de programa.
  • Apoyar las revisiones periódicas y mantenimiento de los vehículos y lanchas.
  • Apoyar la oportuna realización de la revisión técnico-mecánica para los vehículos.
  • Apoyar el seguimiento para que los vehículos cuenten con pólizas SOAT vigentes, extintores con fecha de revisión inferior a un año, equipo de carretera completo y botiquines con insumos no vencidos.
  • Apoyar la preparación de informes mensuales sobre los movimientos de flota de vehículos y lanchas de la base.
  • Mantener actualizado el registro de conductores habilitados, licencias de conducción.
  • Apoyar la respuesta oportuna a las necesidades de reparación y/o reposición de partes de los vehículos y lanchas.
  • Apoyar el seguimiento y registro de los GPS instalados para la flota.
  • Apoyar el control al uso y consumo del combustible de la flota de la base.
  • Apoyar la inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de conductores.

Seguridad

  • Apoyar la respuesta oportuna y efectiva de los accidentes de tránsito que involucren la flota de DRC.
  • Apoyar los procesos de reclamación de terceros afectados en accidentes de tránsito con la flota de DRC.
  • Apoyar el seguimiento de los Incidentes y accidentes que involucren la flota.
  • Apoyar la recepción y registro de los reportes de seguimiento de los equipos en terreno y/o de los conductores en tránsito intermunicipal e inter-veredal.

Otros

  • Apoyar en las capacitaciones de nuevos integrantes de la base en la utilización de la Plataforma Dynamics.
  • Participar en las reuniones de seguimiento de la oficina nacional.
  • Participar en las reuniones del área de soporte.
  • Apoyar la inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo nuevo de asistentes de cadena de abastecimiento y compras.
  • Apoyar la inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al auxiliar de limpieza.
  • Apoyar a la organización en ejecución de auditorías externas, internas y solicitud de información de donantes.
  • Mantener buenas comunicaciones con el personal de logística, cadena de abastecimiento y almacén en otras ubicaciones de DRC y organizaciones asociadas.
  • Las demás asignadas por el Gerente de Área y el Líder de Equipo de Soporte, de acuerdo con las necesidades programáticas de la base.

 

Experiencias y competencias técnicas:

  • Mínimo 1 año de experiencia profesional
  • Deseable experiencia en logística humanitaria
  • Vocación de servicio
  • Enfoque al detalle
  • Capacidad de auto organización
  • Capacidades analíticas
  • Orientación a la resolución de problemas
  • Capacidad de trabajo bajo incertidumbre
  • Buenas habilidades ofimáticas

 

Habilidades:

  • Capacidad de manejar información sensible y confidencial
  • Capacidad para trabajar en equipo
  • Fuertes habilidades interpersonales e interculturales.

Educación:

  • Título Universitario o Tecnológico en logística, negocios o comercio internacional, administración y/o cualificación profesional o tecnológica equivalente..

 

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

  • Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
  • Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
  • Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
  • Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad
  • Demostración de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

 

Ofrecemos:

  • La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
  • Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
  • Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
  • Contrato nacional a término fijo a seis (6) meses con todas las prestaciones de ley, posibilidad de renovación de contrato de acuerdo con desempeño y disponibilidad de fondos.
  • Salario iniciando en $ 2.163.000, según experiencia y competencias del candidato.
  • Fecha de inicio: 12 diciembre 2022.
  • Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia

 

Fecha de cierre de solicitudes:  01 de diciembre de 2022

Proceso de solicitud

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación y una hoja de vida actualizada (que no supere las cuatro páginas – para este proceso no es necesario anexas documentación).

Fecha de cierre de solicitudes: 01/12/2022 a las 11:59 am hora local (Colombia), por favor inscribirse a través de la página  www.drc.ngo. Id 166396/ cargo:  Encuestador (a).

Tenga en cuenta que las solicitudes se revisarán continuamente y las entrevistas se planificarán tan pronto como se identifique a un candidato adecuado. DRC se reserva el derecho a cerrar la vacante antes de la fecha límite una vez se identifique a un candidato idóneo. 

¡Las solicitudes enviadas por correo electrónico no serán consideradas!

 

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