Logistics, Protocol & Travel Assistant

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OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l’organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision de l’Administrateur chargé des Opérations, l’Assistant Logistique, Voyage et Protocol fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l’exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants :

Logistique et gestion des stocks: Aider à coordonner et suivre les besoins des bureaux, en liaison avec les unités concernées ;Initier les correspondances pour les demandes des autorisations d’importation, d’exonération et des enlèvements d’urgence des intrants, matériels et équipements médicaux et non médicaux et en assurer le suivi; Initier et effecteur les demandes de franchise en Hors Taxes Hors Douanes; Initier les demandes d’autorisation spéciale d’importation; Assurer le processus des actions d’enlèvements de colis en douane; Faire le picking des stocks pour les bénéficiaires; Être responsable du magasin de stockage et s'assurer du suivi de l’état de conservation des stocks dans des conditions optimales et selon les normes ;Effectuer le suivi des mouvements des stocks du magasin; Assurer la mise à jour hebdomadaire des fiches de stocks et effectuer un rapport; Informer régulièrement le Point focal sur le niveau des stocks et son état ;Assurer le suivi du processus d’inspection annuelle et des polices d’assurance de tous les véhicules du bureau; Assurer l’appui logistique à la distribution des intrants dans les districts, à la réalisation des activités, des réunions et mission de terrain. Travel :Organisation des voyages et des réunions. Initier et gérer les plans de réunion dans le GSM ; Initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles ; Gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage; Assure la conformité et le respect des politiques liées au voyage ; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ; Initie et fait le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système; Gère les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission au Burundi. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise à jour des informations sur les hôtels et sites d’hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies au Burundi; Veille à informer le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages; Assiste l’ensemble du personnel dans la mise à jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais; Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d’informations en cas de besoin; Fais le suivi avec les collègues de l’Unité Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siège pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l’OMS au Burundi; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages; Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l’équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.Protocole. Le/la titulaire du poste :Assurer le dépôt, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminées vers les Ambassades et Missions diplomatiques; Assurer les formalités d’accueil à l’aéroport des voyageurs officiels en mission; Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays; Aider au traitement des demandes de laissez-passer et renouvellement des badges pour le personnel auprès de UNDSS; Assister le personnel internationalement recruté et les personnes à leur charge pour les demandes de permis/visa de résidence, de cartes d’identité et d’autres documents auprès des services de l’immigration conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national ;S'occuper des aspects protocolaires de la WR, du Directeur Régional et du Directeur Général et Étroite collaboration avec leur cabinet et en collaboration avec le protocole d’état

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential : Cycle secondaire complet (Baccalauréat) suivie d’une formation sur un champ technique appliqué à la Logistique ou une formation en réservation des billets et protocole.

Desirable: Formation dans le domaine de l’administration générale ou des approvisionnements serait un atout. Compétences avérées en matière de rédaction et d'édition.

Expérience

Essential: Au minimum 10 à 15 années d’expérience pratique et pertinente dans le domaine de la logistique, les voyages et du protocole avec une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches à accomplir.

Desirable: Une expérience de travail significative dans un domaine similaire au sein du système des Nations Unies ou des partenaires multiples, ONG serait un atout.

Skills

Le poste requiert des connaissances actualisées de tous les changements survenus dans les modes opératoires normalisés. Le/la titulaire doit également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l’Organisation, acquises par l’autoformation ou sur le tas, y compris en ce qui concerne le Système mondial de gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements et pratiques de l’OMS serait un atout.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of Portuguese.
Desirable: Intermediate knowledge of English or French.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at ESC 2406577 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.