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Administrative Assistance

Remote | Nampula

  • Organization: GiveDirectly
  • Location: Remote | Nampula
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: Closed

About GiveDirectly

GiveDirectly (GD) provides cash grants directly to people living in extreme poverty. Since launching in 2011, GD has raised over $1B, delivered cash to more than 1.5 million recipients, launched operations in 15 countries, and continues to expand its reach across the Global South. GD has also grown the research base supporting unconditional cash with 20 randomized control trials from its programs, generating rigorous evidence across countries and contexts. As a result, GD has been celebrated as one of the most innovative non-profit companies byFast Company, while the growing cash transfer movement (and GD’s leading role within it) has been featured in theNew York Times Magazine,This American Life,Foreign Affairs, andThe Economist.

Across our global offices, our culture is candid, analytical, non-hierarchical, and agile. We work alongside 750+ individuals who come from 21 different countries and speak 69 different languages. Team members at GiveDirectly attest that diversity, equity, and inclusion are not just buzzwords, but a fundamental part of our culture and values. We actively seek to recruit individuals from the communities we serve, and use DEI as a lens in our hiring practices, programs, and initiatives. Our goal is to maintain a workplace where everyone can bring their authentic selves to work, and feel valued and respected for who they are. We strive to be inclusive of all cultures and experiences while upholding our values globally. In the spirit of our "Know Yourself and Grow" value, we recognize there is always room to improve our team's working experience. But day to day, we aim to "Create Positive Energy" - we take care of one another, have fun, aim to maximize flexibility and accessibility in roles, and pursue professional development opportunities to stay challenged & engaged in our work. 

We are proud to be an equal opportunity employer, and we do not discriminate on the basis of race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, veteran status, or any other status protected by law.

Título do emprego: Assistente administrativo.

Localização: Nampula

Reporta a: Gestor de Procurement


Local: Nampula , Moçambique

Visão geral do cargo: O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.

 

Descrição das funções

 Gestão do escritório

  • Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.
  • Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado
  • Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;
  • Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;
  • Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo
  • Gestao de impressao de material como brochuras
  • Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;

Viagens e logística

  • Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento
  • Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão
  • Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos
  • Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno
  • Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)
  • Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.
  • Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.


Gestão das aquisições e do inventário

  • Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.
  • Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno
  • Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal
  • Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.
  • Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento
  • Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para  aprovacao e processamento.
  • Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas
  • Manter relações com os fornecedores 
  • Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.

 

Qualificações desejadas:

  • Capacidade de organização e atenção ao pormenor excepcionais
  • Proficiência em MS Excel e Word
  • Integridade e Honestidade
  • Forte espírito de propriedade e capacidade de trabalhar de forma autónoma
  • Fluência em Portugues e Ingles
  • Diploma em gestão de empresas pode ser uma vantagem
  • Experiência anterior em administração de escritório uma vantagem

 

Salario mensal bruto : 56,880.00 MT

Read more about our ongoing diversity, equity, and inclusion efforts here and about our decision to move our central support teams to remote first here.

 

About the hiring process

Format: The hiring process follows the same general outline for all open roles:

First interview (30 mins)Take home skills assignment (~2 hours)Second interview (1 hour)*Third interview (1 hour)*Final interview (1 hour)Reference checks (30 mins each)

*For some roles, second & third interviews are combined into a panel interview. If there are adjustments or variations on this process, those changes will be communicated during the first interview.

Venue: We conduct interviews over Google Meet with camera on (unless communicated otherwise).

Accessibility: Closed captioning is available during all Google Meet interviews, and interviewers will also post interview questions in the chat box throughout the call. If you need assistance accessing either of these features, please let your interviewer know at the start of your interview! 

We’re committed to running an inclusive and accessible application process for all of our open roles. If there are questions or concerns you have about the accessibility of our hiring process, we warmly invite you to reach out to careers@givedirectly.org

 

**GD is committed to observing all local, national and international laws that protect children, vulnerable adults, and basic human rights of all. GD is committed to a policy of “zero tolerance for sexual exploitation, abuse, and harassment (SEAH)” and expects anyone who works for GD to uphold the protection and safeguarding of our recipients as a priority.**

#LI-REMOTE

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