Assistant (e) Logistique & Approvisionnement

L’Organisation Internationale de Droit du Développement / OIDD (International Development Law Organisation - IDLO) œuvre à la réforme des lois et au renforcement des institutions et de l’état de droit afin de promouvoir la paix, la justice, le développement durable et les opportunités économiques. Nous contribuons à la stabilité des sociétés afin que chaque personne puisse vivre en toute liberté, dans la dignité et la primauté du droit. Pour en savoir davantage sur IDLO, visitez notre site internet www.idlo.int ou suivez-nous sur Twitter @IDLO.

I.                    Informations sur le poste

Titre du poste : Assistant(e) logistique & Approvisionnement

 Unité/Département : Services financiers et de soutien

 Lieu d'affectation : Niamey, Niger

Sous la responsabilité de : Regional Procurement Associate

Type et catégorie de poste : Personnel d’appui local

 Niveau : bande 2

 

II.                     Contexte organisationnel

Le Département des services financiers et d'appui (FSSD) fournit des services efficaces en matière de finances, de rapports, d'achats et de technologies de l'information et de la communication pour aider l'OIDD à mener à bien ses activités, contribuant ainsi à la capacité de l'OIDD à remplir sa mission de manière stratégique. Cela englobe également l'optimisation des politiques et processus internes de l'OIDD et s'étend à sa planification organisationnelle, à la définition de ses objectifs et à la mesure de ses performances. Sous la supervision directe du spécialiste régional des achats, l'assistant logistique et Approvisionnement travaillera en étroite collaboration avec les équipes chargées des achats, des finances et des programmes. Le titulaire fournira des conseils en matière de voyages et de logistique aux bureaux de pays du Sahel (CO), en veillant à la qualité et à la précision du travail afin d'obtenir des services optimaux en matière de voyages et de logistique.

 

III.                  Fonctions principales

1.       Gestion des voyages

Agir en tant que point focal pour les questions relatives aux voyages et à la logistique et pour les demandes de renseignements connexes pour les bureaux de pays ;

Rechercher et fournir des réponses, renvoyer les questions plus complexes au superviseur.

Responsable de la préparation des arrangements logistiques et de voyage et du suivi des employés de l'OIDD, des participants, des consultants et d'autres personnes dans la région du Sahel.

En collaboration avec l'unité Voyages du siège, responsable de l'étude de marché sur les itinéraires de voyage et les prix des billets les meilleurs et les plus appropriés, en veillant à la conformité avec la politique de l'OIDD en matière de voyages ou de commanditaires de projets ;

émettre des billets d'avion Prendre toutes les dispositions pour le transport des employés et des visiteurs dans la région du Sahel.

Soutenir la préparation des missions sur le terrain et au siège, y compris la préparation des demandes de voyage, des demandes de paiement et des demandes d'achat.

 

2.       Coordination des ateliers et des conférences

Soutenir les équipes du programme en assurant la liaison avec les prestataires de services afin d'identifier les options et les lieux les plus pratiques et rentables pour les ateliers et les conférences.

Négocier avec les prestataires de services et acheter des services conformément aux politiques de l'OIDD.

 Soutenir le processus de délivrance des visas en préparant la correspondance.

Organiser les réservations d'hôtel et l'accueil à l'aéroport des participants aux ateliers. Apporter un soutien dans la préparation du matériel pour les ateliers/conférences.

 

3.        Administration

S'assurer, en liaison avec le(s) chauffeur(s), que le(s) véhicule(s) de l'OIDD, y compris les véhicules loués à l'extérieur, sont toujours en état de marche et couverts par une assurance valide.

Assurer la disponibilité en temps voulu des fournitures de bureau, des articles de papeterie, des consommables et des fournitures de cuisine ;

 tenir le registre d'inventaire du bureau et préparer des rapports d'inventaire périodiques.

Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du superviseur.

 

4.       Approvisionnement

Aider à la préparation des demandes de devis, des appels d'offres et des demandes de propositions ;

 Assurer l'enregistrement et le classement appropriés de tous les documents d'approvisionnement ;

Tenir à jour l'inventaire physique des équipements et matériels de bureau ;

Aider à la coordination de tous les achats, à la réception des marchandises pour le bureau, à la préparation et à la soumission des demandes de paiement (pour les achats des opérations).

 Aider les demandeurs d'achat en cas de besoin ;

Faire des recherches sur les prix locaux ; Aider à l'ouverture et à l'analyse des offres.

 

IV.                 Impact des résultats

 Les résultats clés ont un impact sur l'exécution de la gestion des services de voyage du Bureau Pays en termes de qualité et de précision du travail accompli. La précision de la saisie des données, la présentation des informations et l'approche orientée client renforcent la capacité de l'OIDD à fournir des services de voyage efficaces.

 

V.                   Connaissances, compétences et aptitudes

 Compétences administratives avérées

Connaissance de l'industrie locale du voyage et de ses capacités

 

CONDITIONS GÉNÉRALES Pour ce poste ouvert localement, l'IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat affilié de 12 mois, avec une possibilité de prolongation qui sera fonction des performances et de la disponibilité des fonds. Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats nationaux. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international. L'OIDD est un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités. Nous accueillons volontiers les candidatures de personnes qualifiées et diverses. L'OIDD s'engage à atteindre un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de son personnel. Les femmes sont vivement encouragées à postuler les postes vacants de l'OIDD. L'OIDD ne tolère pas l'exploitation ou l'abus sexuel, ni tout type de harcèlement, y compris le harcèlement de nature sexuelle, ni la discrimination. À ce titre, l'OIDD vérifiera soigneusement les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés dans le cadre de son processus de sélection

 

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par le contractant affecté à ce travail. Il ne s'agit pas nécessairement d'une liste exhaustive de toutes les fonctions et responsabilités. Le Directeur général de l'OIDD se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d'annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l'entreprise et de l'organisation, si nécessaire. Dans le but d'utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.