Asistente Financiero y Administrativo de Proyectos -G5

Introducción

Con la aprobación de G20, un multi-donante Vision Zero Fund ha sido creado con el objetivo de prevenir muertes, accidentes o enfermedades relativas al trabajo. La administración de VZF a cargo de Administración del Trabajo, Inspección del Trabajo y Seguridad y Salud en el Trabajo (Servicio LABADMIN / OSH) de la Organización internacional del Trabajo (OIT). El proyecto VZF es una iniciativa clave en el marco Programa Insignia de la OIT Seguridad y Salud para todos.

Esforzándose por lograr la perspectiva de cero accidentes y enfermedades relacionadas al trabajo, la estrategia de los fondos se enfoca exclusivamente en la prevención de accidentes en el trabajo y la protección de lesiones y enfermedades en sectores operativos en cadenas de suministro globales, así como la construcción de programas sociales en ciudades ligadas a dichas cadenas de suministro. El objetivo principal es incrementar la acción colectiva pública y privada destinada a fomentar y potenciar actividades concretas de prevención en empresas que operan en países de bajos ingresos. Esto generará cambios y mejoras en las condiciones laborales y prácticas a nivel sector y empresas necesarias para lograr la visión cero (ej. Prácticas de abastecimiento, infraestructura y adquisición y mantenimiento de equipos, mejora de competencias laborales, desarrollo de sistemas de OSH, formación de los trabajadores sobre procedimientos de salud y seguridad, aplicación de normas y requisitos de evaluación, creación de comités de seguridad y salud en la empresa y prestación de servicios de salud ocupacional) así como capacidad publica (ej. Creación de capacidad para marcos regulatorios  de OSH e instituciones de inspección, desarrollo de habilidades para trabajadores y gerentes, y conocimientos para el establecimiento de planes nacionales de seguro de accidentes laborales.

VZF implementará un Nuevo Proyecto de país en México con el objetivo de mejorar la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores en cadenas de suministro selectas, enfocándose en COVID-19, mujeres trabajadoras y trabajadores en condiciones vulnerables. El proyecto apoyará los esfuerzos de ayuda inmediata relacionados con la OSH para responder a la pandemia de COVID-19 y, al mismo tiempo, garantizará mejoras de OSH a largo plazo en las cadenas de suministro selectas. Se presta especial atención a la situación de las mujeres trabajadoras, trabajadores en condiciones vulnerables, trabajadores informales, trabajadores migrantes, trabajadores jóvenes por encima de la edad mínima para trabajar, pero menores de 18 años, poblaciones indígenas, y personas con discapacidades.

Líneas jerárquicas

La persona que tenga la responsabilidad de Asistente Financiero y Administrativo de Proyectos en México reportará al Coordinador/a del Proyecto en la Oficina de País de la OIT para México y Cuba. 

Principales funciones y responsabilidades

• Apoyar en el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios de implementación del proyecto con miras a identificar áreas potenciales de cooperación. 
• Otorgar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios de implementación del proyecto y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades del proyecto, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.
• Redactar correspondencia, memorándums e informes sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina.  
• Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
• Apoyar a los(as) Coordinadores(as) Nacionales en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas

• Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares.  Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto. Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo por lo requerido por los(as) Coordinadores(as) Nacionales de los Proyectos.
• Procesar contratos para aprobación financiera y pago.  Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contrato usados en cada actividad, y asegurar que se adjunte todos los documentos necesarios de respaldo.  Preparar y procesar transacciones en IRIS (ERP basado en ORACLE) incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.
• Apoyar a los Coordinador(a) Nacional en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT. Preparar material informativo administrativo y financiero para los Coordinadores Nacionales con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes.  Mantenerse al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma, otorgando apoyo a los coordinadores del Proyecto y los oficiales nacionales para la preparación de la presentación.
• Entregar información a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT.  Informar al Coordinador del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.    
• Desempeñar otras funciones asignadas por supervisor, los Coordinadores Nacionales de ambos proyectos y/o el Director/a de la oficina

Educación

• Educación secundaria completa.
• Se considerará como ventaja contar con licencitura en Administración o una licenciatura a fin
• Se considerará una ventaja la experiencia laboral en un entorno utilizando sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) como, por ejemplo, Oracle, SAP, etc.

Experiencia

• Cinco años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva.
• Experiencia demostrable de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Orientación a la calidad, Colaboración

Técnicas y generales

Técnicas y generales

• Habilidad para organizar su propio trabajo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Habilidad para usar software básico de computación  (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
• Habilidad para determinar materiales de contexto y referencia para otros, y para filtrar  las solicitudes por urgencia y prioridad.
• Habilidad para responder las solicitudes de funcionarios de oficinas del gobierno, ministerios, mandantes de la OIT y ONG.  
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles.
• Habilidad para buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.
• Habilidad para tratar los asuntos confidenciales con discreción.