Assistant Administratif et Financier - G5(DC)

Introduction

Le Bureau international du Travail (BIT) cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) du projet financé par le Département du Travail des Etats-Unis (USDDOL) visant à soutenir les efforts entrepris pour renforcer l’application des normes du travail en République démocratique du Congo.

Le projet visera à atteindre les résultats suivants dans un ou plusieurs secteurs économiques de la RDC :
-    Résultat 1 : Renforcement de la capacité de l’Inspection générale du travail (IGT) d’identifier et de traiter les violations du droit du travail concernant les lois et normes du travail pertinentes pour des « conditions de travail acceptables » (CTA).
-    Résultat 2 : Les travailleurs et les associations de travailleurs utilisent de nouvelles connaissances et compétences pour prévenir, surveiller et/ou mettre fin au non-respect des lois et des normes pertinentes en matière de CTA sur le lieu de travail. 
-    Résultat 3 : Accès accru des travailleurs à des recours efficaces (étatiques et non étatiques) pour remédier au non-respect des lois et normes du travail pertinentes pour l’ACW.
-    Résultat 4 : Renforcement et maintien du dialogue entre les parties prenantes concernées du gouvernement, les associations de travailleurs et de travailleurs, ainsi que les employeurs et les associations d’employeurs afin d’améliorer le respect des lois et normes du travail pertinentes en matière de CTA.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité générale de la Directrice par intérim du Bureau de Pays de l’OIT à Kinshasa, sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal du Projet (CTP), et en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de l’OIT à Kinshasa, l’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) sera en charge des opérations administratives et financières, y compris le suivi des activités prévues dans le cadre dudit Projet.     
A cet effet, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier (e) sera globalement chargé(e) de :

Tâches administratives :

•    Fournir un appui administratif à l’occasion des activités organisées dans le cadre du projet qui consiste en l’évaluation et la gestion des registres et des dossiers administratifs, l'interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des informations sur les procédures administratives ;

•    Tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives.

•    Participer à des réunions internes afin de prendre des notes et de fournir des informations sur des questions administratives.

•    Fournir un appui administratif ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou colloques.

•    Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau.  

Tâches financières :

•    Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; élaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers.

•    Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des coûts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT.

•    Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements des dépenses du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins.

•    Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet. 

•    Prendre les dispositions de voyage, effectuer les réservations d’hôtels et établir les autorisations de voyage.

•    Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité et/ou finance, ou une autre formation jugée équivalente. 

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans les domaines de la gestion financière et administrative ; avoir de bonnes références en matière d’organisation des ateliers, de communication et des relations publiques.

Langues

Excellente maîtrise du français et bonne connaissance d’une langue nationale de la RDC. La connaissance de l'anglais est un atout.

Compétences

-    Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférent. 

-    Bonne maîtrise de l’outil informatique. Connaissance des logiciels de bureautique standard, du courrier électronique et du système de gestion de l’information automatisé requis par l’unité de travail, notamment WORD, EXCEL, PowerPoint ainsi que des logiciels courants de comptabilité.

-    Aptitude à tenir des documents financiers et à préparer des rapports et des états d’écritures comptables., 

-    Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et aptitude à répertorier des rapports. 

-    Aptitude à répondre aux requêtes formulées par les responsables des organismes publics, les ministères, les mandants de l’OIT et les ONG. Aptitude à répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements formulées en personne ou par téléphone. 

-    Aptitude à travailler avec le personnel des autres projets et des autres unités de travail.

-    Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels.

-    Connaissance des pratiques de la gestion des projets et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l’OIT en matière administrative et financière. 

-    Faculté d’organisation de son propre travail

-    Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement en vue de déterminer la démarche à suivre.

-    Aptitude à s'intégrer au sein d'une équipe et à travailler sous pression.  

-    Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues.

-    Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, afin d’accomplir les tâches.

-    Sens des responsabilités et disponibilité. 

-    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.