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Administration Technical Officer Colombia Bogotá - Only Nationals (solo nacionales)

Bogotá

  • Organization: NRC - Norwegian Refugee Council
  • Location: Bogotá
  • Grade: Mid level - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: Closed

  1. Función y Responsabilidades

El propósito del cargo del Oficial Técnico Administrativo es proveer asesoría técnica en temas de gestión del conocimiento de la organización, su responsabilidad es desarrollar iniciativas y proyectos en gestión del conocimiento alineados a la estrategia de NRC que promuevan el uso efectivo de información/documentación de la organización a nivel de operación.

Responsabilidades generales:

  1. Gestión de personal del equipo de gestión documental
  2. Implementar las funciones del portafolio del área de gestión documental y de conocimiento según el plan de acción.
  3. Seguimiento diario del progreso de la implementación de las actividades.
  4. Asegurar el cumplimiento de las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
  5. Promover y compartir ideas de mejora técnica en las funciones de soporte.
  6. Preparar informes de progreso periódicos y otros documentos 
  7. Asegurar el desarrollo de capacidades del personal de gestión documental y transferir habilidades clave para la gestión de conocimiento.
  8. Vincular y colaborar con las autoridades locales y partes interesadas pertinentes
  9. Dar línea técnica en aspectos de gestión documental.

Responsabilidades específicas

  • Elaborar procedimientos de control específico de archivo de gestión, central e histórico, a los procesos archivísticos de recepción, producción, trámite, distribución, organización, conservación, consulta y disposición final de archivos.
  • Elaborar manuales y procesos operativos estándar relacionados con gestión documental y gestión del conocimiento con guía de la Coordinación Administrativa, asi como dar seguimiento a su implementación.
  • Realizar el modelado de flujos documentales y de trabajo de la información física y digital. 
  • Mantenerse actualizado en las regulaciones y normas archivísticas, administrativas y de control interno de NRC, sus donantes y las entidades gubernamentales.
  • Liderar la gestión de conocimiento de la organización, sistematizando metodologías, flujos de información/trabajo y estrategias, para la continua retroalimentación interna y la difusión de aprendizajes a nivel de operación.
  • Elaborar herramientas pedagógicas para fortalecer las rutinas de gestión documental tales como tutoriales, infografías, folletos, entre otros.
  • Dar capacitaciones y acompañamiento en temas de su competencia, a las unidades de soporte y programas, socios implementadores y convenios de apoyo de la operación.
  • Liderar la gestión de la plataforma de SharePoint, incluyendo gestión de accesos, proponiendo metodologías para una gestión de información efectiva empleando el portafolio de aplicaciones de la plataforma (Power automate, sway, form, web pages, stream, Power BI, entre otros).
  • Liderar la difusión de la caja de herramientas y procedimientos estándar para Colombia Ecuador y Panamá, en coordinación con la Coordinación Administrativa y la Gerencia de Riesgo y Cumplimiento.
  • Apoyar las funciones adicionales de gestión documental y administración que se requieran.

Competencias genéricas:

  • Experiencia de trabajo mínima de tres (3) años en funciones de administrativas y de archivo.
  • Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
  • Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
  • Conocimiento acerca de sus propias habilidades de liderazgo/perfil.
  • Hablante nativo de espacñol, con buen nivel de inglés hablado y escrito (Se valorara positivamente el dominio del ingles).

 

Competencias, destrezas, conocimientos y experiencia específicas:

  • Estudios universitarios en administración documental, administración de empresas, bibliotecología, archivística o similares.
  • Conocimiento y experiencia en administración de sistemas de Gestión documental.
  • Conocimiento en el manejo y administración de la plataforma SharePoint.
  • Conocimientos en el desarrollo de flujos de trabajo en SharePoint/O365
  • Facilidad para la comunicación oral y escrita en ilustración de procesos.
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