Asociado(a) de Adquisiciones - “Apoyo a la implementación, seguimiento y evaluación del Programa de País 2021-2025”

Oficina/Unidad/Proyecto: Panamà, Unidad de Adquisiciones “Apoyo a la implementación, seguimiento y evaluación del Programa de País 2021-2025”

No. de Proyecto: 123568      

Nombre del Cargo: Asociado/a de Adquisiciones

Nivel del Puesto NPSA7/NB-3

Lugar de trabajo: Ciudad de Panamá

Tipo de NPSA: Regular          

Oficina o a Domicilio: PNUD Oficina de País /Proyectos– Panamá

Fecha de inicio estimada:  octubre 2021

Duración del Contrato:    Un (1) año, renovable según desempeño y duración del Proyecto

Supervisor/a: Analista de Adquisiciones

Descripción de la oficina/unidad/proyecto 

El proyecto busca de forma estratégica, el accionar del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la implementación del Programa de País (CPD) formulado para el próximo quinquenio (2021-2025), el cual se enmarca en el Plan Estratégico del Gobierno (PEG), en el nuevo Marco de Cooperación para el Desarrollo Sostenible de Naciones Unidas (UNSDCF) y está alineado con la Agenda de Desarrollo Sostenible al 2030. La implementación de la cartera de proyectos bajo la modalidad support to NIM requiere que los procesos de adquisiciones se realicen bajo las normas y políticas del PNUD, por lo cual la posición de asociado de adquisiciones estaría apoyando en la implementación de estos proyectos, en la cual se le asignara uno/varios proyectos los cuales cubrirán el costo de la posición de manera directa o atraves de recuperación de costos directos (DPC).

El (La) Asociado/a en Adquisiciones debe conducir y ejecutar los procesos de adquisiciones de bienes, contrataciones de servicios, contratos de obras, logística y otros datos descritos y detallados en el Plan de Adquisiciones vigente para el (los) proyectos que tiene asignados; utilizando las metodologías requeridas de acuerdo con cada adquisición, enfocado en el logro de los siguientes objetivos:

1. Planificación

1. En conjunto con el Proyecto, analizar, elaborar y actualizar el Plan de Adquisiciones del proyecto a fin de determinar los procedimientos necesarios y su metodología requerida para cada adquisición.
2. Desarrollar términos de referencia para las adquisiciones que sean requeridos por el Proyecto, según el Plan de Adquisiciones, y revisar y proponer los ajustes que sean necesarios a dichos términos de referencia elaborados por la respectiva unidad solicitante.
3. Realizar investigación de mercado, buscar y pre-calificar a proveedores potenciales según las necesidades establecidas en el Plan de Adquisiciones, y así tenerlos identificados oportunamente para lograr llevar a cabo procesos más competitivos.

2. Ejecutar Proceso de Adquisiciones

1. Efectuar el proceso de solicitud de cotizaciones (RFQ), solicitud de propuesta (SDP), invitación a licitación (ITB), consultorías, contrataciones directas o otros procesos competitivos de acuerdo a la normativa vigente según cada renglón del Plan de Adquisiciones, para compra de bienes y servicios.
2. En base al proceso de adquisiciones que se va a llevar, coordinar las actividades para cada caso, a saber:
   1. Revisar, en caso de no haberse realizado en la fase de planificación, los términos de referencia del proceso de adquisiciones que se va a desarrollar.
   2. Solicitar cotizaciones, enviar invitaciones, hacer publicaciones a través de los canales de comunicación establecidos
   3. coordinar y organizar las conferencias previas de los procesos de adquisiciones que así lo requieran
   4. recibir ofertas de los proveedores y atender sus consultas oportunamente
   5. organizar Panel de Evaluación de las propuestas recibidas, velando por el cumplimiento de las normas en cuanto a imparcialidad, conflicto de interés, confidencialidad para cada proceso.  Levantar las actas y hacer recomendación según resultado de matriz de evaluación.
   6. comunicar a los proponentes, formular Orden de Servicio o de Compra, o contrato con el PNUD según sea el caso.

3. Coordinación

1. Revisar periódicamente listado de procesos asignados para ejecutar las tareas que correspondan según el flujo establecido y cumplir con los tiempos de ejecución acordados.

3. Notificar oportunamente a la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre los avances o cualquier situación que pueda producir atrasos.  Asimismo, deberá elaborar a la Unidad Coordinadora del Proyecto, informes semanales de progreso de los procesos de adquisición pendientes.
4. Apoyar a la Unidad Coordinadora del Proyecto en el seguimiento de los contratos adjudicados.
5. Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.

COMPETENCIAS CORPORATIVAS

• Muestra compromiso con la misión, visión y valores del Sistema de Naciones Unidas.
• Muestra sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

COMPETENCIAS BÁSICAS

Liderazgo: Capacidad de persuadir a otros para que le sigan

Nivel 3: Busca y reconoce proactivamente las contribuciones de los demás

• Involucra activamente a los equipos y fomenta el diálogo dentro y entre ellos
• Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones adecuadas

Innovación: Capacidad para hacer funcionar ideas nuevas y útiles     

Nivel 3: Adapta los resultados a las necesidades del cliente

• Interpreta las políticas y orientaciones en su contexto y las aplica con criterio
• Anticipa los obstáculos y aplica soluciones prácticas
• Busca continuamente la mejora y la agilidad en la prestación de servicios
• Colabora para mejorar los métodos y la prestación de servicios

Gestión de Personas: Capacidad para mejorar el rendimiento y la satisfacción

Nivel 3: Involucra adecuadamente al equipo en las distintas fases del trabajo y en la toma de decisiones

• Busca y valora las iniciativas y la experiencia de los demás
• Supervisa a los equipos con una dirección coherente e impulsa el compromiso del equipo

Comunicación & Manejo de Relaciones: Capacidad de escuchar, adaptar, persuadir y transformar

Nivel 3: Expresa la información y los puntos de vista con un razonamiento adaptativo y aprecia la complejidad y la variación

• Expresa de forma proactiva sus ideas y/o preguntas para contribuir a la claridad, precisión y enfoque de su trabajo
• Habla en nombre del equipo con profesionalidad e integridad, de acuerdo con los valores de la ONU.

Entrega: Capacidad para hacer las cosas con juicio crítico       

Nivel 3: Asume la responsabilidad de hacerle frente a las situaciones críticas y ofrecer el valor principal

• Demuestra su compromiso con los clientes y la calidad
• Trabaja en función de los objetivos acordados, afrontando los retos de forma constructiva
• Es responsable de la ejecución del proyecto y/o de los resultados del equipo
• Capacidad para ejercer un buen criterio en la prestación de servicios y la supervisión de equipos

COMPETENCIAS FUNCIONALES

• Excelentes habilidades de comunicación, articulación y coordinación.
•  Comprender diferentes intereses y buscar la conciliación y coordinación de actividades;
• Cumplir objetivos y plazos con calidad y consistencia;
• Trabajar en pro de conseguir los objetivos acordados, enfrentando los desafíos de manera constructiva;
• Asumir responsabilidades y trabajar para lograr el objetivo, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres;
• Excelente comunicación verbal y escrita en español;
• Uso de recursos, metodologías, vinculación de actores e información de manera efectiva;
• Tomar iniciativa y liderar procesos;
• Analizar documentos técnicos complejos (datos) y transformar en concisos y relevantes
• Introducir ideas conceptuales complejas en términos prácticos a otros.
• Adaptar la comunicación al público específico;
• Construir redes informales interna y externamente y visualizarlas como parte del proceso de creación de valor;
• Buscar constantemente oportunidades para aprender y compartir;
• Demuestra comportamientos como trabajo en equipo, intercambio de conocimientos y mantenimiento de relaciones;
• Fomentar colaboración y mejora el rendimiento.
• Aptitud hacia la lectura

COMPETENCIAS TECNICAS

• Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramientas) será altamente valorado.
• Promover la producción de conocimiento en su ambiente profesional y de administración
• Promover la producción de conocimiento en su ambiente profesional y de administración

Aptitudes y competencias adicionales deseadas

• Aptitudes:
• Adaptabilidad
• Capacidad de resolver problemas
• Trabajo en equipo
• Resiliencia
• Iniciativa
• Competencias adicionales deseadas:
• Responsabilidad en el trabajo
• Organización
• Capacidad de análisis de datos y reportes
• Aprendizaje continuo
• Comunicación efectiva

Calificaciones y requisitos mínimo para la contratación del NPSA

Formación académica mínima

• Secundaria completada (Finalizada), y/o Licenciatura completa en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Logística, Contabilidad, Ingeniería Civil, Industrial, o áreas afines

Años de Experiencia mínima relevante 

• Cuatro (4) años (con licenciatura completa) experiencia en adquisiciones y contrataciones vinculadas a proyectos de inversión pública.  De preferencia utilizando metodología de organismos internacionales
• Experiencia comprobada en la elaboración de expedientes técnicos, términos de referencia, bases y cuadros de evaluación y otros correspondientes a procedimientos de adquisición de bienes y contrataciones de servicios
• Experiencia en adquisiciones y contrataciones vinculadas a proyectos de obras civiles (no indispensable)

Idioma(s) requerido(s) (a nivel de trabajo)

• Excelente dominio del idioma español.  Escritura, Lectura y Conversación.
• Ingles intermedio deseable

**Esta vacante está abierta solo para ciudadanos/as panameños/as o extranjeros/as con residencia permanente y permiso de trabajo vigente al momento de enviar su aplicación.  El/La candidato/a seleccionado/a para esta posición será contratado/a bajo la modalidad de contrato National Personnel Services Agreement (NPSA)**

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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