Especialista Asistente Administrativo

Eligibility criteria Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment. Description of task

Bajo la supervisión de la Jefa de Educación / Jefa de Protección, en coordinación con la Asociada de Educación y Asociado de Protección respectivamente, y siguiendo las directrices técnicas del área de operaciones de UNICEF en México, el/la Voluntario(a) de la ONU llevarán a cabo las siguientes tareas:

Seguimiento presupuestario

• Gestionar, en coordinación con el Asociado de Programa, los presupuestos y los gastos financieros del area programática, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de UNICEF, manteniendo al supervisor informado y asesorado sobre las acciones de decisión / seguimiento.
• Preparar y mantener registros, con el apoyo del Asociado de Programas, de documentos y planes de control y situación financiera para el seguimiento presupuestario de la implementación de proyectos / programas.

Seguimiento adquisiciones y contrataciones

• Asegurar que la oficina de la Ciudad de México cuente con todos los elementos necesarios para aprobar los PCA / SSFAs (Programme Cooperation Agreements / Small Scale Funding Agreement) que suscribe con sus socios y aliados, antes de iniciar la implementación.
• Coordinar con la Oficial de Recursos Humanos la elaboración de procedimientos de contratos de consultores y socios externos que brinden un servicio a la sección y a las oficinas de terreno.
• Enviar solicitudes de creación, eliminación, bloqueo y reactivación de proveedores al punto focal de MDM (Master Data Management).

Comunicación y flujo de trabajo

• Facilitar la comunicación y el flujo de trabajo de la organización para mejorar la eficiencia y la puntualidad de las operaciones y los productos.
• Gestionar correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes.
• Comunicar información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo.
• Establecer y mantener los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales; y asegurar que los sitios ECM relevantes estén actualizados y sean precisos.

Calendario / Reuniones / Gestión de correspondencia

• Mantener el calendario de la oficina actualizado y organizar reuniones.
• Organizar agendas a través del enlace con miembros del equipo y partes interesadas externas.
• Participar en el flujo de reuniones de coordinación de la Institución, en particular de la sección bajo cuya supervisión se encuentra.

Eventos

• Coordinar el transporte y asegurar el correcto flujo de las necesidades programáticas.
• Apoyar las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias al hacer los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones.
• Elaborar borradores y mantener agendas de reuniones y eventos relacionados con los compromisos del grupo de trabajo.
• Organizar horarios y contactar a participantes de los eventos.

Viajes

• Coordinar con la Asistente Administrativa y de viajes de la oficina de Ciudad de México los arreglos de viaje oportunos y los derechos del viaje del personal de la oficina de terreno.
• Asistir en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de control presupuestario y plan de viaje.
• Supervisar la certificación de viaje e informar al equipo.

Procesamiento de facturas e informes financieros

• Recopilar las facturas y archivar los documentos para la certificación y, posteriormente, remite la solicitud de pago con todos los archivos electrónicos de respaldo al Asistente de Operaciones para su revisión y envío a la Oficina Global de Budapes para su procesamiento.
• Responder al estado de las transacciones del cliente y otras consultas.
• Elaborar con apoyo del equipo de cada sección, informes financieros periódicos y puntuales, para estar al día de la situación financiera de los proyectos y contrataciones.

Equipamiento

• Apoyar la gestión de insumos administrativos, equipos de oficina, y coordinar con la gestión de registro de activos para la actualización del inventario de artículos.
• Asegurar que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones cumplan con los estándares organizacionales.

Qualifications/Requirements Required degree level Bachelor degree or equivalent Educational additional comments

Título Universitario requerido en áreas económico-administrativas, preferiblemente complementar con cursos técnicos o universitarios relacionados con el campo de trabajo.

Required experience 60 Months Language skills

• Spanish(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience Area of expertise details

• Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral en coordinación de oficina y resolución de requerimientos administrativos.
• Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de ordenes de compra y pagos.
• Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administrativos y sistemas integrados de información.
• Se valorará experiencia con enfoques en emergencia.
• Se valorará experiencia en el sistema de Naciones Unidas y en ONGs internacionales.
• Se requiere inglés intermedio (verbal y escrito).

Condiciones para Voluntarios/as nacionales

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras. El programa UNV cubrirá:

• Un subsidio VLA (Volunteer Living Allowance) de MXN 24,000 que será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia.
• Contrato de seis meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado.
• El viaje de traslado al lugar de la asignación y subsidio de instalación y repatriación (si es aplicable) serán provistos en el caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del local de residencia del voluntario.
• Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.
• El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación.
• UNICEF cubrirá los costos de movilización a terreno en caso requerido como parte de las actividades.
• Se requiere disponibilidad a tiempo completo.

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