Coordinateur financier

POSTE: Coordinateur financier
SOUS LA RESPONSABILITE DU : Area Manager/Head of support services
COLLABORATEUR DIRECT: Toute les équipes DRC
DEPARTEMENT : Opérations/Finances 
LOCALISATION : Bujumbura
DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE: 28/09/2021

Objectif général du rôle :
Sous la supervision de l’Area manager, le coordinateur financier s'assurera que toutes les fonctions financières du programme de pays Burundi de DRC, y compris la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, la budgétisation, les rapports financiers et la gestion et la conformité financières des subventions, sont respectées efficacement et en temps voulu. Le coordinateur financier assure la conformité avec les règlements des donateurs ainsi que les politiques et procédures internes de DRC et fournit un soutien aux équipes de gestion du programme, le cas échéant.

Responsabilités :

  Comptabilité / Finances 

•    Superviser et gérer les fonctions comptables et financières quotidiennes, y compris l'enregistrement en temps voulu des transactions, la gestion de la trésorerie, les opérations bancaires, les salaires, les créances, les dettes et la soumission en temps voulu des rapports DRC Dynamics au siège.
•    Entretenir les relations bancaires et planifier/surveiller les besoins de trésorerie du pays pour assurer la bonne mise en œuvre des programmes de DRC. 
•    Avec l'appui du personnel financier du pays, surveiller régulièrement les fonds de petite caisse dans les bureaux de zone et s'assurer que les liquidités sont suffisantes pour répondre aux besoins du programme. 
•    Planifier et maintenir la surveillance des besoins de cofinancement et partager la vue d'ensemble avec l’Area Manager et le HOSS sur une base trimestrielle.
•    Coordonner avec le personnel des finances du pays pour organiser et soumettre les pièces justificatives des finances (scannées et sur papier) dans les archives appropriées (One drive/Share point etc.) selon les exigences de DRC/Burundi/RO/HQ.  
•    Coordonner avec le personnel des Finances/RH pour assurer le paiement en temps voulu des salaires du personnel. 
•    Contrôler les flux de trésorerie et les liquidités du programme national de DRC et s'assurer que des fonds suffisants sont disponibles sur les comptes bancaires de la zone.

  Rapports 
•    Préparer les rapports financiers des donateurs pour l'examen du RO/HQ et s'assurer de leur soumission en temps voulu aux donateurs, en veillant à la qualité des rapports.
•    Préparer et coordonner les rapports financiers du projet en consortium avec Concern Worldwide
•    Fournir des rapports de gestion mensuels qui comprendront les dépenses par projet, les rapports des sous-bénéficiaires ou des partenaires et d'autres informations financières, en temps voulu et de manière précise, ainsi que tout autre rapport demandé par le directeur de pays de DRC, le directeur des opérations, le bureau régional, le siège, etc,
•    Examiner et surveiller les rapports financiers des partenaires et leur conformité.   Fournir une assistance technique supplémentaire aux partenaires si nécessaire pour maintenir des normes élevées de conformité. 
•    Mise à jour des API pour le Burundi sur une base mensuelle/trimestrielle.
•    Fournir des données pour les contrats de résultats.

 Budget, gestion et contrôle financiers 

•    Soutenir Finance spécialiste pour s'assurer que les informations financières sont exactes et bien tenues à jour. Cela comprend une planification, un budget et un contrôle globaux des dépenses pour les coûts opérationnels partagés, mais aussi la coordination de la budgétisation et des dépenses liées à la mise en œuvre du programme. 
•    Soutenir le Finance spécialiste dans la mise en œuvre d'outils de contrôle financier pertinents au sein du programme national.
•    Soutenir le Finance spécialiste dans l'élaboration des budgets pour les nouvelles propositions de projets et la révision des budgets en collaboration avec l'AM et les responsables de programme.
•    Préparation et codification des nouveaux budgets et mise à jour de DRC Dynamics.
•    Soutenir le Finance spécialiste dans la mise à jour des budgets principaux en collaboration avec les responsables de secteur.
•    Aider le Finance spécialiste à mettre en œuvre des systèmes de budgétisation et de prévision des subventions pour tous les projets de DRC/DDG avec l'aide des responsables de secteur/responsables de programme et des membres de l'équipe concernés. 
Autres 
•    Soutenir et superviser les audits (nationaux et externes), coordonner avec les bureaux régionaux/RO/HQ la compilation des documents requis par les auditeurs. Si nécessaire, coordonner le processus d'audit avec les auditeurs (à la demande du spécialiste de la conformité du bureau régional).
•    Avec l'appui du personnel financier du pays, évaluer les besoins et identifier les problèmes/manques dans le bureau/le personnel financier de la zone et prioriser les actions pratiques opportunes pour répondre à des problèmes financiers particuliers.    
•    Développer les compétences techniques du personnel financier par le biais de conseils techniques/formations sur le tas en matière de budgétisation, de rapports et d'autres tâches financières. 
•    Avec l'appui des coordinateurs financiers nationaux, effectuer des audits financiers internes réguliers (conformément au manuel des opérations de DRC) et des examens si nécessaire pour garantir la conformité avec les exigences de DRC et des donateurs. Les audits doivent être effectués sur une base trimestrielle pour tous les bureaux de zone/terrain et les rapports soumis au directeur financier.
•    Contrôler les systèmes d'opérations financières dans les bureaux principaux du programme et dans les bureaux de terrain conformément au manuel d'opérations de DRC, au manuel des finances de terrain et aux règlements des donateurs, y compris les systèmes de gestion des flux de trésorerie, de budgétisation, de consolidation des informations comptables, de contrôles internes, de rapports financiers et de tenue des registres financiers.
•    Fournir un soutien technique aux responsables financiers de zone et aux autres membres du personnel du programme, selon les besoins, en tant que "point focal technique" pour le département financier.
•    Veiller à ce que les politiques et directives en matière d'achats soient respectées dans le cadre du travail de routine du service financier, y compris la documentation des paiements.
•    Signaler au directeur financier toute irrégularité survenant au sein du bureau, du complexe du personnel et des sites de DRC concernant la politique et les procédures de DRC.
•    Assurer le suivi des nouvelles procédures et directives désignées dans les circulaires du directeur national/directeur des opérations/ Finance specialiste bureau régional et siège.
•    Soutenir le directeur des opérations pour identifier les lacunes dans les politiques financières afin de développer les politiques et procédures des bureaux locaux et fournir une formation pour toutes les questions liées aux questions financières locales

Gestion des impôts locaux

•    Coordonner avec le personnel des finances, des RH et de l'administration du pays/de la zone et/ou avec les organes de liaison avec les ONG pour obtenir les lois/exigences fiscales locales pertinentes et s'assurer que DRC est en conformité avec celles-ci. Cela inclut l'obtention de lettres d'exonération fiscale (c'est-à-dire la taxe sur la valeur ajoutée [TVA]) sur une base annuelle. 
•     Coordonner avec le département RH pour s'assurer que toutes les taxes liées aux salaires du personnel sont payées en temps voulu aux départements concernés. Ceci inclut les taxes pour les salaires des expatriés, le cas échéant.
•    Coordonner avec le département des achats et de la logistique pour s'assurer que les taxes pertinentes (le cas échéant) sont indiquées dans tous les documents des fournisseurs et payées aux départements concernés en temps voulu.
•    Tenir le directeur des opérations/l’Area manager et le chef des RH/Administration informés des derniers développements en matière de fiscalité.

Expérience, compétences techniques et qualifications requises:
Essentiel :
•    Au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la finance/comptabilité/ dans une ONG ou le secteur commercial.
•    Une expérience dans une ONG ou une ONU est préférable.
•    Expérience pratique/compétences en MS Excel (expérience du travail avec des formules).
•    Expérience de la préparation du budget des donateurs et des rapports pour les donateurs Danida/USAID/UE/ONU.

Souhaitable :
•    Capacité à préparer des modules de formation de base sur la gestion comptable et à conduire des formations.
•    Maîtrise du Kirundi, du Français et la connaissance de l’Anglais et tous autres langues parlées au Burundi sont des atouts.  

Éducation : 
•    Diplôme universitaire en finance/comptabilité/commerce/administration des affaires

Langues : 
•    Maîtrise du Kirundi, du Français et la connaissance de l’Anglais et tous autres langues parlées au Burundi sont des atouts.  

COMPETENCES ET CAPACITES PERSONNELLES :

•    Viser l'excellence : Mettre l'accent sur l'atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
•    Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
•    Prendre les devants : S'approprier et prendre l'initiative tout en visant l'innovation.
•    Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
•    Démontrer l'intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de

DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement
DRC n'acceptera que les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur www.drc.ngo sous la rubrique Vacancies.
Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation adressée à l’Area manager et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages).