Assistant(e) de Programme (Culture)

Numéro du poste : CLT 370

Classe : G-4

Secteur de tutelle : Secteur de la culture (CLT)

Lieu d'affectation: Paris

Famille d'emplois: Culture

Type de contrat : Engagement de durée définie

Durée du contrat : 2 années

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 14-OCT-2021

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seul(e)s les candidat(e)s autorisé(e)s à travailler en France peuvent postuler.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le poste est situé dans l’Entité Diversité des expressions culturelles du Secteur de la Culture et est placé sous l’autorité générale déléguée du Sous-Directeur général pour la Culture (l’ADG/CLT) et la supervision directe du Chef d’Entité.

Au sein de son équipe, l’Assistant(e) de programme fournit un appui direct au Chef d’Entité en soutenant l’organisation et la réalisation des activités relatives aux programmes/projets et en remplissant une série de fonctions de soutien administratif et de bureau.

En particulier, l’Assistant(e) de programme doit:

• Produire des documents, des publications et de la correspondance liés au travail de l’entité sous leur forme complète et finale à partir de leurs versions provisoires ; rechercher, localiser, compiler, examiner et mettre à jour les informations et les données utilisées dans l'élaboration des documents, des plans de travail et des budgets; veiller à l'exactitude et au respect des montants approuvés; saisir des données dans les systèmes automatisés et établir des rapports à partir de celles-ci afin de faciliter la préparation des mises à jour budgétaires/financières régulières et ad hoc, des rapports sur l'exécution des programmes/projets et des statistiques et/ou projections destinés à être utilisés et examinés de près par le/les superviseur(s) ou l’administrateur responsable; fournir un soutien administratif pour les initiatives de collecte de fonds.

• Préparer divers documents administratifs à partir d’exemples ou de modèles; engager des procédures administratives et en assurer le suivi, y compris le suivi des paiements en collaboration avec les unités exécutive et administrative (AO/EO); informer les membres de l'équipe des processus administratifs spécifiques et des procédures connexes pour soutenir la planification du travail et l'exécution rapide et coordonnée des travaux; suivre et signaler aux membres de l’équipe les paiements en suspens, les délais et les goulets d'étranglement; effectuer des tâches administratives générales telles que l'enregistrement des congés et des présences; tenir à jour les dossiers (en versions papier et électronique) et les bases de données du service, et fournir un soutien en matière de logiciels et d’équipement de bureau.

 

• Organiser des réunions officielles, des événements et des ateliers en réservant des lieux et du matériel et en apportant tout autre soutien logistique connexe; organiser des voyages officiels à l'occasion de réunions, d'événements et d'ateliers; s’occuper des préparatifs de voyage; définir et préparer l’itinéraire et l’agenda; faciliter les voyages en fournissant ou en clarifiant les informations et en préparant les documents nécessaires tels que les demandes de visa; fournir un soutien administratif pour les événements; rassembler/mettre en forme les informations et les données pour les présenter sous leur forme définitive; informer les participants; organiser la distribution des documents; collecter les procès-verbaux/informations/documents et préparer la documentation associée.

• Recevoir, analyser, trier, enregistrer et distribuer la correspondance et les documents; tenir à jour de vastes listes de distribution et traiter les demandes de données et de rapports; déterminer l'importance et la priorité des documents reçus et assurer le suivi, rédiger la correspondance et les courriels; réviser, corriger et éditer la correspondance sortante conformément aux pratiques et au protocole standard en veillant au respect de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation; recommander des modifications/corrections ; et prendre des dispositions pour la traduction des documents; tenir à jour les systèmes d'information et les bases de données dans les médias physiques et électroniques en enregistrant, en actualisant et en récupérant des informations, de la documentation et des données; contribuer à la préparation des documents de présentation à l’aide des technologies/logiciels appropriés.

 

• Répondre aux demandes et assurer le suivi des questions de routine en suspens ; transmettre les informations et les demandes, le cas échéant; fournir des informations au(x) superviseur(s) et collègues; prendre des rendez-vous, recevoir des visiteurs et prendre des appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et/ou les orienter vers le spécialiste/service concerné; assurer la liaison avec les différents services internes pour obtenir des informations ou des précisions supplémentaires ; fournir des conseils au personnel temporaire ou à court terme sur les procédures et processus généraux de bureau, les systèmes automatisés, les applications informatiques, etc.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Professionnalisme (C) Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

• Diplôme d'étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou en soutien administratif.

Expérience professionnelle

• Un minimum de 3 (trois) ans d’expérience dans des tâches administratives, le secrétariat et/ou des domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

• Bonnes capacités en communication, et la capacité de rédiger de la correspondance et des documents.
• Excellentes capacités d’organisation et de la coordination.
• Très bonnes capacités rédactionnelles.
• Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer les priorités.
• Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

Langues

• Très bonne connaissance du français et/ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Expérience professionnelle

• Expérience dans le domaine de l'assistance administrative et du secrétariat.
• Experience dans un environnement international.

Aptitudes & Compétences

• Connaissance des règles et règlements de l’UNESCO et des procédures administratives.
• Connaissance du système des Nations Unies.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

SALAIRES ET INDEMNITES

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc.

 

Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l'UNESCO .

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

 L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux. L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement