Assistant/e exécutif/ve de la Directrice régionale - G6

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein du bureau régional de l'OIT pour l'Afrique

La mission de l’Organisation internationale du Travail (OIT) est de promouvoir la justice sociale. Elle fixe les normes internationales du travail sous forme de conventions et des recommandations; lesquelles définissent les standards minimaux à respecter en matière de liberté syndicale, de droit d'organisation et de négociation collective, d'abolition du travail forcé, d'égalité de chances et de traitement, etc. Elle fournit, par ailleurs, une assistance technique dans trois autres secteurs stratégiques : Emploi, Protection Sociale, Tripartisme et Dialogue Social. Son mandat et sa mission sont exercés à travers son réseau de Bureaux répartis entre le Siège à Genève et les Bureaux régionaux en Afrique, Amérique Latine, Asie, Europe et Moyen Orient.

Le Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique apporte son soutien à la région Afrique à travers ses équipes techniques de travail décent et ses bureaux de pays. Il couvre 54 pays.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau et est chargé(e) d’assurer, de mener à bonne fin et de surveiller la prestation d’un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, voyages et logistique) et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire joue un rôle clé en faisant preuve d’une grande capacité de discernement pour veiller, dans une optique de transparence, à ce que les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies soient correctement appliquées, interprétées et adaptées. Il(elle) évalue des situations difficiles, propose des solutions et contribue à la conception et à l’amélioration des services d’appui et des processus d’exécution dans le domaine opérationnel.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision directe de la Directrice Régionale. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l'exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux, ainsi que le traitement de questions complexes et délicates dans le domaine opérationnel du fait de la nouvelle application ou interprétation d’une politique ou de leurs incidences sur des activités connexes de l’unité de travail.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir orientations et appui d’ordre opérationnel et administratif pour la prestation de services et le règlement de questions complexes dans le respect des normes applicables. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour coordonner des activités, les hiérarchiser et en assurer le suivi.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des organisations non gouvernementales (ONG), des ambassades, des missions permanentes et d’autres autorités concernées; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à obtenir des éclaircissements, à fournir des orientations sur les pratiques et procédures du bureau et à régler des questions d’ordre administratif. Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour le règlement de questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

Le(la) titulaire assurera des services relevant des attributions suivantes:

section facultative (si nécessaire)

1. Fournir et/ou coordonner divers services d’appui administratif et bureautique pour aider le directeur/la directrice à assurer le bon fonctionnement du bureau. Se tenir informé(e) des manifestations importantes et des activités du bureau, et en aviser le personnel concerné.

2. Tenir à jour l’emploi du temps du directeur/de la directrice. Examiner les demandes de rendez-vous et y répondre en fonction du degré de priorité et d’urgence. Coordonner les demandes émanant de visiteurs de haut niveau et établir des programmes d’information. Recevoir les visiteurs et répondre en temps voulu aux demandes de renseignement faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.

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3. Analyser, gérer et contrôler divers courriers et documents, y compris ceux présentant un caractère confidentiel et sensible, et s’assurer que les questions importantes sont immédiatement portées à l’attention du directeur/de la directrice. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs, opérationnels et programmatiques. Préparer et/ou revoir et viser la correspondance à faire signer par le directeur/la directrice, en veillant à l’exactitude du contenu et au respect des normes applicables.

4. Coordonner la préparation de divers documents et éléments d’information portant sur des questions de politique et de gestion et sur divers domaines techniques de l’OIT, pour aider le directeur/la directrice à prendre des décisions stratégiques et à établir des rapports sur les activités de l’OIT. Déterminer les priorités et assurer le suivi des délais auprès du personnel et des responsables concernés, le cas échéant.

5. Rester en contact avec des ministres, des responsables gouvernementaux, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des institutions nationales et/ou régionales ou sous-régionales, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales ainsi qu'avec des membres du corps diplomatique, et tenir à jour des listes de ces contacts.

6. En tant que point focal du bureau pour le système de gestion des talents, apporter son appui au directeur/à la directrice en ce qui concerne des mesures visant à améliorer la conformité avec les différents modules de ce système en vérifiant le degré de conformité du personnel du bureau et en suivant la question avec le personnel et les responsables concernés, selon les besoins. Fournir des orientations et une assistance de premier niveau, transmettre les questions plus complexes à l’échelon supérieur, générer des rapports et assurer un suivi le cas échéant.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation dans un domaine lié à l’administration générale et à l’appui administratif.

Expérience

Au moins six ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'administration générale et de l’appui administratif, dont la prestation de divers services d’appui de haut niveau. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales) 

Bonne connaissance d'un ensemble de domaines opérationnels.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Connaissance de fond des programmes et activités de l’OIT.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à coordonner et à surveiller un vaste ensemble d'activités opérationnelles.
Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.