Asistente de administración - Ipiales

Rango salarial de la posición: $1.687.000 a $2.100.000
Tiempo de contrato:4 meses (con posibilidad de prorroga)
Ubicación: Ipiales (1 vacante)

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Ipiales, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:     

• Preparar la solicitud de pago de facturas de servicios públicos, alquiler de la oficina de Bogotá y demás que le sean asignados

• Realizar las reservas hoteleras que le sean encomendadas

• Asistir a reuniones de equipo y apoyar la coordinación a través del mantenimiento del calendario de equipo junto con el desarrollo y circulación del plan de actividades.

• Responsable de toda la gestión de documentos y archivo.

• Apoyar toda la logística de las actividades y encomiendas que tenga el equipo de Operaciones.

• Encargado/a de llevar y elaborar todo el inventario de productos y entregas de toda la operación.

• Realizar el proceso de adquisición de bienes y servicios con proveedores locales o en otro lugar según correspondan las actividades de los proyectos de IRC.

• Realizar gestión de proveedores en Ipiales y las zonas geográficas donde programas desarrolle sus actividades (consecución, precalificación y actualización de la base de datos).

• Integrar los estándares de la cadena de suministro en las funciones operativas del cargo.

• Apoyar las actividades de los equipos de programas según se requiera.

• Administración de activos de la oficina.

• Seguimiento y control de pagos de arriendo y servicios públicos de los bienes inmuebles a cargo del IRC.

• Apoyo a recursos humanos según indicaciones desde la gerencia (Entrega de dotación, carnet solicitud de permisos y/o licencias exámenes de ingreso de egreso reporte de incidentes y accidentes de trabajo.

• Control de llaves de las sedes y/o espacios que estén a cargo para la operación de la oficina de campo.

• Suministro y entrega de productos de aseo y cafetería según solicitud del responsable.

• Apoya las operaciones de gestión de transporte del personal.

• Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.