Administration Specialist
Santiago
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Santiago
- Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Environment
- Resilience and Climate Change
- Closing Date: Closed
Background
Duties and Responsibilities
- Funciones:
- Asegurar una adecuada ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto de acuerdo al plan operativo anual aprobado y el documento de proyecto (PRODOC, por sus siglas en inglés)
- Actuar como firma responsable de los requerimientos al PNUD de desembolsos de los fondos del proyecto.
- Asegurar la efectividad logística, administrativa y financiera.
- Proveer orientación técnica, estratégica y operativa a los/as Directores de Proyecto, Comité Directivo y todas las partes interesadas.
- Promover la coordinación y fluida comunicación entre los/as socios/as del proyecto, los actores clave y las personas beneficiarias del proyecto y con los Puntos Focales Operativos del GEF de Perú y Chile. Así como con otras entidades que se relacionen con o contribuyan al proyecto (e.g., gobiernos locales, OSC, cooperación internacional, NOAA).
- Sistematizar aprendizajes y cumpliento de resultados para una correcta reportabilidad ante los organismos ejecutores, PNUD, donantes y partes interesadas.
- Coordinar con el equipo de proyecto en Perú, así como con las instituciones de Gobierno de dicho país para garantizar la adecuada implementación de este proyecto con enfoque binacional.
- Preparar información y participar en eventos/discusiones para posicionar los avances del proyecto a nivel nacional, binacional, regional y global.
- Preparar productos de gestión de conocimiento y comunicacionales de los avances del proyecto para su diseminación en IWLearn, plataformas del PNUD, plataformas de los países miembros (Chile y Perú), así como en otros espacios de importancia para la temática.
- Garantizar la transversalización del enfoque de género e interculturalidad en todas las acciones del proyecto, garantizando la implementación del Plan de Acción de Género.
- Dar seguimiento y mantener actualizada la matriz de riesgos identificados en el proyecto, incluyendo el SESP – Social and Environmental Screening Procedure.
- Dar seguimiento a los compromisos de cofinanciamiento en Perú y Chile.
- Actualizar los core indicators del proyecto a la mitad y final de término del mismo.
- Resultados:
- Preparación de reportes, planes de trabajo, presupuesto y registros contables.
- Preparación de términos de referencia, especificaciones técnicas y otros documentos requeridos para la contratación de personal, bienes o servicios.
- Identificación de consultores y la supervisión de consultorías y demás proveedores de bienes y servicios.
- Supervisión de las actividades del proyecto, para que estas se ejecuten a tiempo y eficientemente.
- Organización de eventos, talleres, y otras actividades previstas en el PRODOC.
- Sistematización, registro, preparación de minutas y presentaciones del proyecto, según sea requerido, a nivel nacional, binacional y regional.
- Secretaria ejecutiva del Comité Directivo del Proyecto
- Supervisión del equipo de gestión del proyecto
- Coordinación del equipo de gestión de Perú y contrapartes de gobierno de dicho país.
- Producción de los siguientes informes: (i) planes anuales de trabajo, planes de adquisiciones y sus correspondientes presupuestos, (ii) informes de progreso trimestrales, e (iii) informes anuales de ejecución del proyecto (PIR).
- Gestión del conocimiento del proyecto.
- Implementación del Plan de Acción de Género.
- Seguimiento y actualización de la matriz de riesgos del proyecto.
- Actualización de core indicators en el medio periodo y final del proyecto.
- Seguimiento financiero y de co-financiamiento del proyecto en ambos países.
- Coordinación de auditorias y evaluaciones del Proyecto.
- Supervisión Técnica y Administrativa de consultorias que se desarrollen en el transcurso del proyecto
- Supervisar las comunicaciones del proyecto, asegurando que se difundan los resultados alcanzados.
Competencies
- Demostrar interés en el trabajo de las Naciones Unidas y del PNUD en particular, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
- Liderazgo y coordinación de equipos de trabajo.
- Ser propositivo/a en torno a las oportunidades de mejora y retroalimentación.
- Ser capaz de comunicarse de manera efectiva y trabajar en equipo en escenarios de conflicto.
- Demostrar interés por los temas ambientales vinculados a producción pesquera sustentable, conservación de la biodiversidad, cadenas de valor, gobenanza costera e incorporación de enfoque de género.
- Poseer capacidad de trabajo en redes público-privadas.
- Poseer compromiso, empatía y proactividad en el relacionamiento comunitario y con los equipos técnicos de trabajo con los que se desempeñe.
- Poseer capacidad de articulación, organización, planificación y desarrollo de tareas simultáneas, manteniendo el foco en los fines propuestos.
- Tener capacidad de sintésis, de redacción y de comunicación efectiva de resultados y logros alcanzados.
- Capacidad de trabajar el multi-tareas.
- Experiencia demostrada en gestión de pesquerías sustentables.
- Experiencia desmotrada en gestión de proyectos y en coordinación con múltiples actores e instituciones.
- Conocimiento y experiencia en cadenas de valor sostenibles y responsables para los productos del mar, desarrollo integral de comunidades costeras y conservación marino-costera.
- Se requiere nivel intermedio de inglés.
- Deseable con experiencia previa con la ejecución de proyectos GEF o con fondos internacionales
- Deseable experiencia en integración del enfoque de género en proyectos.
Required Skills and Experience
- Título en el área de la ingeniería, ciencias aplicadas, ciencias naturales, biología o un campo afín. Deseable Maestría en el área del desarrollo sostenible, conservación, perquería sustentable o un campo cercano.
- Experiencia de al menos 6 años en la gestión y coordinación de proyectos; en la coordinación de grupos de trabajo multidisciplinarios y con distintas instituciones.
- Experiencia de 6 años en gestión de pesquerías sustentables, cadenas de valor sostenibles, gobernanza costera y conservación de biodiversidad marino-costera.
- Deseable experiencia en la implementación de proyectos GEF o con fondos internacionales.
- Deseable experiencia en la integración del enfoque de género en proyectos.
- Inglés intermedio.
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