Secrétaire, G4

Introduction

L’Association internationale de la sécurité sociale (AISS) est la principale organisation internationale à l’intention des institutions, ministères et agences publiques en charge de la sécurité sociale. Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du Travail, elle compte plus de 320 organisations membres dans près de 160 pays.

Le poste est à pourvoir au sein de la branche Services aux membres et promotion (MSP) de l’AISS.

La fonction consiste à fournir des services administratifs aux équipes de la branche MSP chargées des événements et de la communication.
 

Position hiérarchique:

Le ou la titulaire du poste est placé(e) sous l’autorité du directeur de la branche MSP.
 

Fonctions et responsabilités essentielles

Attributions spécifiques:

• Fournir des services généraux de secrétariat lors des événements en ligne organisés par l’AISS (par exemple webinaires, forums régionaux de la sécurité sociale, ateliers en ligne et autres événements).
• Selon les besoins, apporter son concours à l’équipe chargée des événements pour l’utilisation du système de gestion de la relation client, notamment pour inscrire les participants, rédiger des courriers ordinaires sur la base de modèles préétablis, répondre aux membres qui demandent de l’aide pour l’exécution de tâches en lien avec les événements.

Tâches et attributions génériques:

• Fournir des services généraux de secrétariat pour la mise en œuvre des projets et des activités courantes de la branche MSP, en particulier rédiger divers types de lettres ordinaires en anglais et les saisir dans une ou plusieurs autres langues, corriger les erreurs de syntaxe, de ponctuation et de grammaire, et mettre en forme les supports et documents préparés par d’autres personnes pour qu’ils soient conformes aux guides de style pour la rédaction en anglais.
• Trier, enregistrer si nécessaire et réacheminer les messages électroniques et le courrier. Communiquer et rappeler au personnel concerné les dates fixées pour les suites à donner, et veiller au respect des dates limites de réponse ou d’exécution d’une action donnée.
• Tenir à jour le système de classement et de référencement de la branche MSP en collaboration avec les professionnels et le directeur de la branche et respecter l’organisation du système de stockage informatique de la branche. Sur demande, rechercher et fournir des informations pertinentes et des documents internes à la branche.
• Selon les besoins, établir des relations avec d’autres branches et unités pour la mise en œuvre et l’exécution des tâches.
• Le cas échéant, le ou la titulaire du poste pourra avoir à accomplir diverses tâches administratives élémentaires en collaboration avec d’autres unités de travail de l’AISS, en particulier à l’occasion d’événements ou pendant d’autres périodes de forte activité.
   

Qualifications requises

Formation

Enseignement secondaire ou école de commerce.

Expérience

Au minimum quatre ans d’expérience dans le domaine du secrétariat.

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais et bonne connaissance d’une autre langue officielle de l’AISS (allemand, espagnol, français).

Compétences

Maîtrise de logiciels de traitement de texte et du courrier électronique. Capacité à répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements formulées par courrier électronique. Bonne capacité à travailler avec des collègues. Capacité à organiser son propre travail. Capacité à effectuer des recherches sur Internet. Capacité à utiliser d’autres logiciels dont la branche MSP a besoin. Connaissance des procédures à respecter pour préparer des courriers administratifs. Capacité à faire appel à d’autres unités de travail, internes ou externes à la branche MSP, pour exécuter des tâches. Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la meilleure suite à donner. Connaissance des règles internes relatives à la préparation des documents et à l’utilisation des systèmes de classement.