Secretario/a, G4

Introducción

La Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS) es la organización internacional líder a nivel mundial que reúne a organismos e instituciones de seguridad social. Creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo, la AISS agrupa a más de 320 organizaciones miembros de cerca de 160 países.

El puesto de trabajo está adscrito al Departamento de Promoción y Servicios a los Miembros (MSP) de la AISS.

El objetivo del puesto es garantizar la prestación de servicios de apoyo administrativo a los equipos de eventos y de comunicaciones en el MSP.

Relación jerárquica: 

El/la titular del puesto dependerá del Director del MSP.
 

Descripción de las tareas

Funciones específicas:

• Proporcionar servicios generales de secretaría para los eventos en línea organizados por la AISS (por ejemplo, webinarios, Foros Regionales de la Seguridad Social, talleres virtuales y otras actividades).
• Ayudar, siempre que sea necesario, al equipo de eventos en el uso del sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), lo que incluye la inscripción de participantes, la redacción de correspondencia estándar basada en los modelos establecidos y la respuesta a las solicitudes de los miembros para ayudar a realizar tareas relacionadas con los eventos.

Tareas y responsabilidades genéricas:

• Proporcionar servicios generales de secretaría para la ejecución de los proyectos del MSP y las actividades en curso. Estos servicios incluyen redactar una variedad de correspondencia estándar en inglés y mecanografiar en otro idioma o idiomas. Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y de los documentos preparados por otros miembros del personal para adaptarlos a los requisitos de las guías de estilo pertinentes en inglés.
• Seleccionar, registrar, si es necesario, y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, y controlar los plazos para dar respuesta o llevar a cabo acciones específicas.
• Mantener al día los sistemas de archivo y de referencias del MSP en colaboración con los profesionales y el Director del Departamento, de manera que se ajusten a la buena organización de la unidad de disco del MSP. Buscar y facilitar la información y los documentos del MSP pertinentes cuando se le solicite.
• Cuando sea necesario, actuar de enlace y colaborar con otros departamentos y unidades para la realización de tareas.
• De acuerdo con el puesto, deberá realizar una variedad de actividades de apoyo administrativo básicas en colaboración con otras unidades de trabajo de la AISS, según se requiera, y en particular durante los eventos y otros períodos de máxima actividad.
   

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios o escuela comercial.

Experiencia

Al menos cuatro años de experiencia como secretario/a. 

Idiomas

Excelente dominio del inglés y buenos conocimientos prácticos de otro idioma oficial de la AISS (francés, español o alemán).

Competencias

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y de correo electrónico. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por correo electrónico. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el trabajo propio. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos que requiera el MSP. Conocimiento de los procedimientos para redactar correspondencia administrativa. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera del MSP con el fin de completar ciertas tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder. Conocimiento de las reglas de la Asociación para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo.