Assistant·e Principal·e à la Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Cotonou

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Cotonou
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Legal - Broad
- Administrative support
- Legal - International Law
- Administration
- Supply Chain
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L'UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d'achat et d'infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations des Nations Unies.

Afin d’appuyer le Gouvernement du Bénin dans sa réponse à la pandémie de la COVID-19, la Banque Islamique de Développement (BID) a alloué un financement au Ministère de la Santé du Bénin pour l’acquisition d’équipements médicaux destinés à la lutte contre la COVID-19 et au renforcement des capacités médicales du pays. L’appui de l’UNOPS a été sollicité en tant qu’agence d’exécution pour l’acquisition de ces équipements.

L’objectif de ce projet est de renforcer les capacités du Ministère de la Santé du Bénin en réponse à la COVID-19 à travers l’acquisition d'équipements médicaux. Plus spécifiquement, le projet vise à l’acquisition, l’installation et l’équipement de deux laboratoires nationaux de niveau P3 à Ouidah et à Parakou. A long-terme, ce projet permettra également le rehaussement du plateau technique sanitaire au Bénin.

C’est dans ce contexte que l'UNOPS SNOH recherche un.e Assistant·e principal·e à la gestion de la chaîne d’approvisionnement qui, sous la supervision du Chef de projet à la fourniture transparente et efficace des services logistiques du projet. En maintenant le plus haut degré d'éthique personnelle et professionnelle, cette personne devra maintenir une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats au sein du projet.

Functional Responsibilities

Les tâches et les responsabilités comprennent, sans s'y limiter, les points mentionnés ci-dessous:

Assurer la mise en œuvre des achats et soutenir le processus de gestion logistique en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

Sous la direction du Chef de projet, préparer un plan de travail détaillé (plan de livraison) en tenant compte des dates de livraison prévues et en veillant à minimiser les chevauchements de livraisons
Soutenir l'équipe de projet dans la réalisation d'une évaluation appropriée et la bonne sélection des équipements nécessaires ; préparer un bref rapport sur les résultats et en assurer le suivi.
Superviser la livraison des articles et équipements achetés sur les sites du projet
Réceptionner les biens et équipements pour le bureau, procéder à l’inspection et préparer les rapports
Surveiller la qualité et la quantité des articles et / ou équipements livrés dans tous les sites du projet au Tchad
S’assurer que toute divergence/écart fasse l'objet d'une enquête approfondie et soit résolue en utilisant le processus de perte et de dommage
En accord avec son superviseur, entreprendre des visites de suivi sur les sites du projet pour s'assurer de la qualité des articles / équipements livrés et lui signaler tout problème pour les rectifications nécessaires soient prises
Informer son superviseur de tout problème pouvant nécessiter des actions spécifiques et / ou une prise de décision en temps opportun
Assurer la liaison entre l'équipe du projet et l’unité centralisée des achats sur les questions pertinentes de logistiques, y compris la documentation d'expédition, pour assurer la mise en œuvre en temps opportun du plan de livraison
Appuyer à l'organisation des expéditions et livraisons en préparant les documents en prenant aux modalités de dédouanement
Assurer la liaison avec les différents ministères et avec le transitaire pour obtenir les lettres de dédouanement et les approbations à temps avant l'arrivée des chargements dans le pays
Sous la direction du superviseur et en collaboration avec l’unité centralisée des achats, organiser le dédouanement des fournitures, matériels et équipements importés
Assurer une surveillance attentive du mouvement des équipements qui sont sous sa responsabilité
Tenir un journal de toute la cargaison / expédition livrée et soutenir le développement d'un système de suivi pour aider le superviseur à faire le suivi des problèmes en suspens
Mener des actions de suivi de routine sur les livraisons et la chaîne d'approvisionnement et informer son superviseur de l’état d’avancement
Surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs pendant tout le cycle d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement; y compris l'enquête et la résolution des problèmes après la commande et la préparation de rapports d'étape sur les questions d'achat et de chaîne d'approvisionnement
Veiller à ce qu'un inventaire approprié soit tenu en assurant la liaison avec l'unité centralisée des achats à la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison approprié et des certificats pertinents
Développer et maintenir une base de données pour tous les emplacements / sites du projet et la mettre à jour régulièrement
Recueillir les signatures les utilisateurs finaux et les transmettre au superviseur
Aider à la préparation de rapports, de tableaux et de graphiques, etc.
Préparer les courrier, les mémorandums, les télécopies etc.

Préparer les rapports logistiques et identifier les articles à retourner et coordonner avec le(s) fournisseur(s) pour un remplacement si nécessaire
Veiller à ce que toutes les marchandises endommagées en transit soient signalées au superviseur en temps opportun
Effectuer toute autre fonction demandée par le superviseur

Impact des résultats

Les principaux résultats affectent directement l’efficacité globale de la / des unité (s) opérationnelle (s) et des activités de projet concernées dans la gestion des achats, ce qui a une incidence sur la disponibilité en temps voulu de biens et services efficaces pour les programmes de l’UNOPS. La livraison de biens et de services en temps opportun, consciente du marché et responsable contribue à la performance du projet, à l'efficacité et à la satisfaction du client, ce qui favorise l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant que fournisseur de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le domaine du développement durable et des services de projet dans le pays / la région desservie.

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

Education

Un Diplôme de fin d’étude secondaire est requis.

Un Diplôme universitaire (Bac + 3) ou équivalent en logistique, transport, administration, gestion ou dans un domaine pertinent serait un atout.

Experience

Au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion des achats pour un titulaire d’un diplôme secondaire; ou 1 an d’expérience professionnelle dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion des achats pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors) est requis
Au moins 1 an d'expérience en Logistique est requis
Avoir un permis de conduire valide est requis
Une expérience en chaîne d’approvisionnement est fortement souhaitée
Une expérience dans la réception et l'inspection des marchandises est souhaitée
Une expérience des Nations Unies est souhaitée

Connaissances linguistiques

Une excellente maîtrise du français est requise
Un niveau intermédiaire d’anglais serait un atout majeur.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual Contract Agreement (LICA) Contract level: LICA-5
Contract duration: Ongoing

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

This vacancy is now closed.
However, we have found similar vacancies for you: