Assistant (e) de l'administration

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Bamako

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 2

Durée du contrat : De 7 à 11 mois

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 10/03/2021

 

 

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

 

SEULS LES CANDIDATS AUTORISÉS À TRAVAILLER AU MALI PEUVENT POSTULER

 

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité du Chef du Bureau de l’UNESCO au Mali et la supervision directe de l'Administrateur du bureau UNESCO à Bamako, le/la titulaire du poste s'engage à:

• Faire le classement des documents administratifs tels que les contrats, les réservations de fonds, les dossiers de voyage (Travel Order, Travel Record etc.) et comptables et s'assurer que les documents sont complets avant leur classement
• Archiver les anciens documents administratifs selon les instructions de l’Administrateur ;
• Classer régulièrement  et efficacement  tous les documents et toutes  les archives  papiers  et électroniques  de l’Administration ;

• Enregistrer tous les dossiers (entrée/sortie) à l’Administration et faire le suivi requis ;
• Appuyer dans le suivi des contrats, notamment les délais prévus pour les paiements et faire le rappel à l'AO et/ou aux spécialistes des programmes au moment où le paiement est dû sans qu'une requête de paiement n'ait été adressée à l'Administration ;
• Assurer le suivi et le classement des dossiers du personnel local et international ;

• Appuyer dans l’établissement des contrats et l’enregistrement des données dans le logiciel comptable IRIS
• Exécuter toutes autres tâches selon les instructions du chef de Bureau et  l'Administrateur.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

Education :

• Un diplôme d'études enseignement secondaire, technique ou professionnel  

Expérience Professionnelle :

• Un minimum de 3 ans d'expérience dans l'appui administratif   
• Connaissance des règles et procédures du système des Nations Unies serait un atout

Langue

• Une bonne maitrise du français est exigée et une connaissance de l'anglais serait un atout

COMPETENCES

Compétences

• Bonne connaissance et maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
• Excellente capacité organisationnelle
• Capacité d'expression écrite et compétences en communication orale
• Rigueur et méthode
• Disponibilité et ponctualité
• Volonté constante d’amélioration
• Esprit d'équipe, adaptabilité
• Capacité d'anticipation et de proactivité

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

• Capacité à travailler efficacement en équipe et de maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel
• Une excellente capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, et avec divers partenaires
• Bonnes capacités rédactionnelles en français, aptitudes interpersonnelles et de communication
• Bonnes compétences en informatique, y compris la connaissance des logiciels de bureau standard
• Capacité à exécuter plusieurs tâches en mêmes et de bien travailler sous pression

SALAIRES ET INDEMNITES

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, assurance maladie, régime de retraite, etc.

Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l'UNESCO .

 

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

 

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

  

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

 

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.