Program Officer

Fondée en 1933, l’ONG humanitaire International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été affectés par des conflits ou des catastrophes naturelles à survivre, se rétablir et reprendre en main leur destin. Depuis 1996, IRC répond aux besoins des populations congolaises et réfugiées en RDC, afin de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir. A l’heure actuelle, IRC opère donc dans les domaines de la santé (y compris reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE 

Dans le cadre du projet intitulé « DRC Joint Response 2021 - Child Protection and Prevention and Response to GBV in Fizi Health Zone », financé par le Ministère des Affaires étrangères néerlandais par l’intermédiaire de Stichting Vluchteling, IRC poursuivra son action en faveur de la protection des femmes et des enfants dans le territoire de Fizi (province du Sud Kivu) tout au long de l’année 2021. Par le biais d’actions de prévention et de réponse aux violences basées sur le genre (VBG), de protection de l’enfance et d’autonomisation des femmes, IRC espère venir en aide à environ 30 000 individus affectés par les conflits intercommunautaires, les aléas climatiques et le COVID-19 dans le territoire de Fizi.

Pour aider l’équipe-projet à Baraka à atteindre tous ses objectifs d’ici au 31 décembre 2021, IRC recherche un Program Officer dynamique, travailleur et autonome. Si vous partagez les valeurs d’IRC, que vous avez une solide expérience de l’appui à la mise en œuvre de projets humanitaires et de bonnes compétences de planification, de suivi, de coordination et de communication, n’hésitez pas à postuler.

POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE 

Au sein d’IRC, le Program Officer (PO) sera placé sous la supervision directe du Chef de Projet (CdP). Il/elle bénéficiera de l’appui technique du Field Coordinator pour le Sud Kivu.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES TÂCHES 

Le Program Officer devra effectuer l’ensemble des tâches suivantes.

Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan administratif

•  Rédiger tout mémo, communiqué, lettre, rapport ou compte-rendu à la demande du CdP ;
• Répondre aux requêtes administratives des autorités locales ;
• Partager les comptes-rendus et les points d’actions pour chacun dans les 24 heures suivant toute réunion de l’équipe-projet ;
• Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : plan des congés, ordres de mission, demandes de voyage, etc.) ;
• Assurer l'archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun.
  

Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan logistique

•  Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock, et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items, à la demande du CdP ou des Superviseurs sectoriels ;
• Communiquer quotidiennement avec la Logistique, afin de faire le suivi sur les PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contractualisations de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ;
• Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ;
• Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format Excel (canevas imposé) et informer régulièrement le CdP et les Superviseurs sectoriels des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
• Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer et le Warehouse Officer à Baraka – et alerter le CdP en cas d’anticipation de pénurie ou d’excédent, afin de les éviter ;
• Préparer le plan de transport hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec les Superviseurs sectoriels et le Supply Chain Officer ;
• Faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet au besoin.
  

Soutien au suivi budgétaire et financier

•  Examiner l’évolution des dépenses dans le BvA System de façon quotidienne, et alerter le CdP en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ;
• Echanger avec la Finance à Baraka, à Bukavu et à Goma en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient visibles dans le système le plus rapidement possible ;
• Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme (= Program PRs) ;
• Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet ;
• Communiquer avec la Finance à Baraka, à Bukavu et à Goma si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le BvA System alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système.
  

Suivi du partenaire local de mise en œuvre

•  Communiquer étroitement avec le partenaire local de mise en œuvre d’IRC afin d’obtenir de lui la remise de livrables de qualité, au moment opportun, et de faciliter ainsi la liquidation de ses avances ;
• Renforcer sa capacité de rapportage narratif, financier et administratif, afin d’accroître la rapidité des décaissements et l’efficacité de la mise en œuvre des activités qui lui incombent.

Autres

•  Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser d’ici la fin du projet, en concertation avec le CdP ;
• Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe-projet ;
• Assister aux réunions à l’intérieur et à l’extérieur d’IRC, si le CdP le demande ;
• Réaliser toute autre tâche que le CdP, la Field Coordinator, les Coordinateurs Techniques et la Senior Programs Coordinator jugeront nécessaire pour faire de ce projet un succès.

Conformité et redevabilité

•  Veiller à ce que les tâches assignées au Program Officer par le CdP soient effectuées correctement, au moment opportun, et conformément aux règles et procédures d’IRC et de SV (le bailleur).