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Country Administrative Assistant (Locally Recruited in Niger)

Niamey

  • Organization: IFAD - International Fund for Agricultural Development
  • Location: Niamey
  • Grade: Administrative support - GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

Vacancy Announcement Number 2030
Date of Issue 16/02/2021
Deadline for Applications 09/03/2021
Organizational Unit West & Central Africa Div.
Level G-4
Duty Station NIAMEY
Duration of Assignment 2 years

Organizational context

The International Fund for Agricultural Development (IFAD) is an international financial institution and a specialized United Nations agency dedicated to eradicating rural poverty and hunger. It does so by investing in rural people. IFAD finances programmes and projects that increase agricultural productivity and raise rural incomes, and  advocates at the local, national and international level for policies that contribute to rural transformation.

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies dont l’action porte sur l’élimination de la pauvreté et de la faim dans les zones rurales. Il investit dans les populations rurales en finançant des programmes et des projets qui visent à augmenter la productivité agricole et les revenus ruraux, et appuie, aux niveaux local, national et international, des politiques favorisant la transformation rurale.


Post's organizational accountability

The Programme Management Department (PMD), under the leadership of an Associate Vice-President, is responsible for the overall programme of loans and grants of the Fund and is composed of five regional divisions and an Operational Policy and Results Division. The Country Administrative Assistant (CAA) post is located in an IFAD Sub-regional Hub and reports directly to the Country Director heading the office. S/He works collaboratively with the full array of the staff located in the assigned hub including technical staff from the Strategy and Knowledge Department (SKD), financial staff from the Financial Operations Department (FOD), SSTC and partnerships staff from the External Relations and Governance Department (ERG) in addition to those staff programme staff in PMD, including the Country Programme Assistant based in her/his Sub-regional Hub. S/He is accountable for routine office communications, operational and secretarial support services to contribute to a smooth implementation of the hub plan and to ensure efficient workflow and effective management of information. The accountabilities/key results expected are:

•            Routine Office Communications & Workflow

•            Operational Support

•            Office Support

•            Administrative Functions

Placé sous la direction d’un(e) Vice-Président(e) adjoint(e), le Département de la gestion des programmes (PMD), est responsable de l’ensemble du programme de prêts et dons du Fonds; il se compose de cinq divisions régionales et de la Division des politiques et des résultats opérationnels. Situé dans un pôle sous-régional du FIDA, l’assistant(e) administratif(ve) de pays relève directement du Directeur ou de la Directrice de pays à la tête du bureau. Le ou la titulaire du poste travaille en collaboration avec l’ensemble du personnel affecté au pôle, y compris le personnel technique du Département de la stratégie et des savoirs (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières (FOD), le personnel chargé de la Coopération Sud-Sud et triangulaire (CSST) et des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG), ainsi qu’avec le personnel chargé des programmes au sein de PMD, dont l’assistant(e) de programme de pays du pôle sous-régional. Il/Elle est en charge des communications courantes et des services d’appui opérationnel et administratifs, et contribue ainsi à une mise en œuvre harmonieuse du plan d’activité du pôle, ainsi qu’au bon déroulement du travail et à l’efficacité de la gestion de l’information. Les responsabilités sont les suivantes:

•            Traitement des communications courantes du bureau et organisation du travail

•            Appui opérationnel

•            Appui administratif

•            Fonctions administratives


Key results expected / Major functional activities

1. COMMUNICATIONS & WORKFLOW: Facilitates the communications and workflow of the Hub and between the Hub and HQ, to enhance the efficiency and timeliness of outputs in meeting corporate targets. Accountabilities typically include managing incoming and outgoing correspondence, e-mails and telephone calls; researching background documentation; communicating routine and some non-routine information pertaining to the work of the office; establishing/maintaining the office filing and reference systems, both traditional and digital; and ensuring the inter/intra-net websites are up to date and accurate.

2. OPERATIONAL SUPPORT: Facilitates the work of the team to ensure integrity in the use of resources and adherence to established rules and procedures. Accountabilities typically include ERP data entry and reporting activities as originator; applying internal procedures and tracking systems for correspondence and documents; verifying work is completed in accordance with IFAD standards and within established deadlines; monitoring work progress and priority cases; organizing meetings and workshops; organizing official travel; administering staff attendance and leave; and identifying and extracting information from various sources and preparing briefing notes. Responsibilities may include:

  • Provide support for the organization of  in-country meetings with internal and external project/programme stakeholders (e.g. project team meetings, negotiations, meetings with governments, country visits of senior management, learning events, etc.), including preparation and dissemination of relevant documentation and scouting for venues and related activities.
  • Uploading and profiling required documents for records management and knowledge management purposes (e.g. in the Operations Library, on xdesk, through IFAD's electronic records management system), and sharing of information with project partners.
  • Participating in select missions (for administrative support and support organization of events, such as workshops, seminars etc,  as required.
  • The Country Administrative Assistant may also act as a back-up for the Country Programme Assistant during absence on leave or in instances of peak workload.

3. OFFICE SUPPORT: Ensures the full range of office support to the supervisor. Accountabilities typically include preparing briefing materials for official trips or meetings; drafting responses to written inquiries on routine and non-routine questions; coordinating responses to sensitive or complex inquiries; following up on established deadlines and ensuring timely submissions by staff of reports, correspondence and other documents; reviewing all outgoing correspondence and official documents for style, factual and grammatical accuracy as well as conformance with established guidelines and procedures; preparing correspondence for the supervisor’s signature; and may make informal translations of correspondence. Responsibilities may include:

  • Prepare the travel arrangements, including related ERP transactions, for staff located in IFAD's country office including input of mission dates in corporate system, handling of visas and logistical arrangements, and supporting staff in compliance with UNDSS recommendations on travel.
  • Support the recruitment of non-staff hired by the Hub/ Country Office, including processing of the Enterprise Resource Planning (ERP) related transactions and initiating payment requests.
  • Support office asset administration (including maintenance of IFAD office furnishings and equipment, inventory control and vehicle/fleet management in liaison with the Country Operational Analyst).
  • Provid background/supporting documentation upon request, formatting/drafting standard components of documents, maintaining office records and filing systems ensuring timely submission of appropriate documentation into IFAD’s records management system.

4. ADMINISTRATIVE FUNCTIONS: Is accountable for integrity, transparency, equity in the personal use of assigned IFAD equipment and supplies, and in the administration of IFAD resources. This includes providing inputs into the country office budget preparation exercises and monitoring sub-allotments issued; implementing procurement processes and assisting in contract close-out procedures; effective use of ERP functionality for improved business results; simplification of transaction and reporting processes; and improved client services.

1. COMMUNICATION & ORGANISATION DU TRAVAIL: faciliter la communication et l’organisation du travail au sein du pôle et entre le pôle et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et le respect des délais dans l’optique de la réalisation des objectifs fixés. Les responsabilités sont les suivantes: traiter la correspondance entrante et sortante, les e-mails et les appels téléphoniques; rechercher des documents d’information; communiquer des informations, de nature régulière ou non, ayant trait à l’activité du bureau; établir et tenir à jour les systèmes de classement et de référencement utilisés dans le bureau (traditionnels ou électroniques); assurer la mise à jour et la fiabilité des sites web et intranet.

2. APPUI OPÉRATIONNEL: faciliter le travail de l’équipe en garantissant le bon usage des ressources et le respect des règles et des procédures établies. Les responsabilités sont les suivantes: saisir des données dans le progiciel de gestion intégré (ERP) et faire rapport en tant qu’auteur; appliquer les procédures internes et utiliser les systèmes de suivi pour la gestion de la correspondance et des documents; s’assurer que le travail accompli est conforme aux normes du FIDA et exécuté dans les délais fixés; suivre l’avancement du travail et des dossiers prioritaires; organiser des réunions et des ateliers; organiser les voyages; administrer les états de présence et les congés du personnel; trouver des informations provenant de sources variées et établir des notes de synthèse. Le ou la titulaire du poste pourra être amené(e) à:

  • fournir des services d’appui pour l’organisation de réunions tenues dans le pays avec les partenaires internes et externes des projets et des programmes (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les représentants des gouvernements, visites de hauts responsables dans le pays, séances de formation, etc.), tels que la préparation et la diffusion de documents pertinents, la recherche de lieux d’accueil et la mise en œuvre d’activités connexes;
  • télécharger et référencer les documents nécessaires pour faciliter la gestion des dossiers et des connaissances (bibliothèque des opérations dans xdesk, via le système électronique de gestion des documents du FIDA), et échanger des informations avec les partenaires de projet;
  • participer à des missions ponctuelles (fourniture d’un appui administratif et contribution à l’organisation d’évènements, tels que des ateliers, des séminaires, etc.) selon les besoins;
  • remplacer l’assistant(e) de programme pays lors de ses absences ou de ses congés ou intervenir en renfort durant les pics d’activité.

3.  APPUI ADMINISTRATIF: fournir tout l’éventail des services d’appui administratif au responsable hiérarchique. Les responsabilités sont les suivantes: établir des documents d’information pour des réunions ou des voyages officiels; rédiger des réponses aux demandes formulées par écrit sur des questions récurrentes ou non; coordonner les réponses aux demandes délicates ou complexes; suivre les délais fixés et s’assurer que le personnel établit les rapports, la correspondance et les autres documents en temps voulu; relire toute la correspondance sortante et tous les documents officiels et en vérifier le style, l’exactitude et la grammaire, et s’assurer qu’ils respectent les directives et les procédures établies; préparer la correspondance à soumettre au responsable hiérarchique pour signature; enfin, le cas échéant, établir la traduction officieuse de correspondances. Le ou la titulaire du poste pourra être amené(e) à:

  • organiser les déplacements, en effectuant les opérations correspondantes dans le progiciel de gestion intégré, pour le personnel du bureau de pays du FIDA et, notamment, saisir les dates de mission dans le système, s’occuper des visas et des arrangements logistiques, et apporter un appui au personnel conformément aux recommandations du Département de la sûreté et de la sécurité concernant les voyages;
  • participer au recrutement de personnel n’ayant pas la qualité de fonctionnaire pour le pôle et le bureau de pays, en effectuant les opérations correspondantes dans le progiciel de gestion intégré et en initiant les demandes de paiement;
  • contribuer à la gestion administrative des biens (entretien du mobilier et du matériel du bureau du FIDA, contrôle des stocks et gestion de la flotte de véhicules en coordination avec l’analyste opérationnel de pays);
  • fournir des documents d’information et des justificatifs sur demande, mettre en forme/rédiger des documents standard, tenir à jour les systèmes d’archivage et de classement et veiller à ce que les documents pertinents soient intégrés en temps voulu dans le système de gestion des dossiers du FIDA.

4. FONCTIONS ADMINISTRATIVES: le ou la titulaire du poste répond de l’intégrité, la transparence et l’équité dans l’utilisation personnelle du matériel et des fournitures du FIDA, et administre les ressources du FIDA. À cet égard, il/elle participe aux activités relatives à l’établissement du budget du bureau de pays et assure le suivi des sous-allocations de crédits, met en œuvre les procédures d’achats et contribue à l’exécution des procédures de clôture des contrats, utilise efficacement les fonctions du progiciel de gestion afin d’améliorer les résultats, simplifie les procédures opérationnelles et les processus d’établissement des rapports et, enfin, contribue à l’amélioration des services aux clients.


Impact of Key results / Key performance indicators

The scope of key results of the Country Administrative Assistants at the GS-4 level is typically limited to the Sub-regional hub office activities. S/He provides support in the application of established rules and procedures as well as in typical, non-specialized support work, including administrative support in the implementation of project/programme activities and IFAD's Hubs. The work is mostly standard in nature; there are few para-specialized administrative activities that could require formal training performed on a regular and recurring basis. Key performance indicators include the timely and accurate performance of assigned activities.

Pour les postes d’assistant(e)s administratif(ve)s de pays de classe G-4, l’impact des principaux résultats se limite généralement aux activités du pôle sous-régional. Le ou la titulaire du poste contribue à l’application des règles et des procédures établies et à l’exécution de tâches d’appui courantes non spécialisées, et fournit notamment un appui administratif à l’exécution des activités menées dans le cadre des programmes et des projets et des travaux des pôles du FIDA. Il s’agit principalement de tâches classiques. Quelques tâches administratives spécialisées pourraient nécessiter une formation régulière et périodique. Les indicateurs clés de performance comprennent notamment la bonne exécution des tâches dans les délais prévus.


Representation / Work relationships

The Country Administrative Assistant based in IFAD Sub-regional Hubs at the GS-4 level works in close collaboration with the staff in the office and is mainly accountable for the exchange of routine and less frequently non-routine, information with counterparts within IFAD. Routine exchange of information within the Fund includes arranging travel, procurement and information technology support. Typical contacts within the division, office or department as well as external contacts consist of responding to inquiries.

L’assistant(e) administratif(ve) de pays de classe G-4 en poste dans un pôle sous-régional du FIDA travaille en étroite collaboration avec le personnel du bureau et sa mission principale consiste à échanger des informations périodiques et, à une fréquence moindre, non périodiques avec ses interlocuteurs du FIDA. Les échanges courants d’information ont pour objet l’organisation de voyages, la gestion des achats et l’assistance informatique. Généralement, les contacts au sein de la division, du bureau ou du département et les contacts extérieurs visent à répondre à des demandes.


Competencies

Organizational

  • Strategic thinking and organizational development: Personal influence (Level 1)
  • Demonstrating Leadership: Personal leadership and attitude to change (Level 1)
  • Learning, sharing knowledge and innovating: Continuously seeks to learn, shares knowledge and innovates (Level 1)
  • Focusing on clients: Focuses on clients (Level 1)
  • Problem solving and decision making: Demonstrates sound problem solving and decision making ability (Level 1)
  • Managing time, resources and information: Manages own time, information and resources effectively (Level 1)
  • Team Work: Contributes effectively to the team (Level 1)
  • Communicating and negotiating: Communicates effectively: creates understanding between self and others (Level 1)
  • Building relationships and partnerships: Builds and maintains effective working relationships (Level 1)

Technical/Functional

  • Training and experience using MS Word, Excel, PowerPoint as well as good command of ERP information management systems and other IFAD software such as SharePoint; knowledge of integrated management information systems an asset
  • Knowledge of IFAD administrative policies and procedure, including UN/IFAD regulations and rules pertaining to travel, HR and procurement, including inventory control
  • Organizational, planning and prioritizing skills and abilities
  • Ability to deal patiently and tactfully with visitors
  • Sense of initiative and good judgment
  • Ability to work effectively with people of different national and cultural background
  • Ability to work in a team environment to achieve common goals

Compétences organisationnelles

  • Réflexion stratégique et développement organisationnel: influence personnelle (Niveau 1);
  • Esprit d’initiative: fait preuve d’un dynamisme personnel et d’une attitude positive face au changement (Niveau 1);
  • Apprentissage, partage des savoirs et innovation: cherche en permanence à se perfectionner, à partager des connaissances et à innover (Niveau 1);
  • Orientation clients: attention portée aux clients (Niveau 1);
  • Résolution de problèmes et prise de décision: résout aisément les problèmes et sait prendre des décisions (Niveau 1);
  • Gestion du temps, des ressources et de l’information: gère efficacement son propre temps, ainsi que les informations et les ressources à sa disposition (Niveau 1);
  • Esprit d’équipe: contribue à la cohésion de l’équipe (Niveau 1);
  • Communication et négociation: communique efficacement grâce à une bonne entente avec les autres (Niveau 1);
  • Établissement de relations et de partenariats: établit et maintient des relations de travail efficaces (Niveau 1).

Compétences techniques et fonctionnelles

  • Connaissance et utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et bonne maîtrise des progiciels de gestion intégrés (ERP) et d’autres logiciels utilisés par le FIDA tels que SharePoint; la connaissance de systèmes intégrés de gestion de l’information est un atout;
  • Connaissance des politiques et des procédures administratives du FIDA, notamment des règlements et des règles de l’ONU et du FIDA concernant les voyages, les ressources humaines et les achats, y compris le contrôle des stocks;
  • Compétences et aptitudes en matière d’organisation, de planification et de gestion des priorités;
  • Fait preuve de patience et de tact avec les visiteurs;
  • Esprit d’initiative et bon sens;
  • Capacité à travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines et nationalités;
  • Capacité à travailler en équipe afin d’atteindre des objectifs communs.

Minimum recruitment qualifications

Education:

  • Secondary school education is required.

Experience:

  • At least three (3) years of secretarial and/or clerical experience. Programme experience of at least one year is desirable.

Language requirements:

  • Excellent written and verbal communication skills in French. Good written and verbal communication skills in English.

Other:

  • Must be a national of or hold a valid working permit for Niger.

Formation:

  • Niveau d’études secondaires.

Expérience:

  • Expérience professionnelle d’au moins trois ans dans le secrétariat ou l’administration. Une expérience d’au moins un an dans le cadre d’un programme est souhaitable.

Connaissances linguistiques:

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.  Bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais.

Autres:

  • Être ressortissant(e) ou détenteur(trice) d’un permis de travail pour le Niger.

Other information

In the interest of making most cost effective use of funds and resources, we are only able to respond to applicants who are short-listed for interview. Candidates who do not receive any feedback within three months should consider their application unsuccessful.

This position is open only to nationals of Niger or to people holding a valid working permit in this country.

IFAD is committed to achieving gender diversity. Women are particularly encouraged to apply.

Afin d’utiliser les fonds et les ressources de la façon la plus rentable, seuls les candidat(e)s qui auront été présélectionné(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Les candidat(e)s n’ayant pas reçu de réponse de notre part dans les trois mois pourront considérer leur candidature comme non retenue.

Ce poste est réservé aux ressortissants du Niger ou à des personnes titulaires d’un permis de travail valide dans ce pays.

Le FIDA est déterminé à obtenir une représentation équilibrée des sexes dans son personnel. Les femmes sont particulièrement encouragées à faire acte de candidature.


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