10. Assistant(e) principal(e) aux ressources humaines - G6

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau de Pays (BP) de l'OIT à Antananarivo.

Mission principale

En tant que membre de l'équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau dans le domaine des ressources humaines et est chargé(e) d'assurer des services spécialisés d’appui à la gestion des ressources humaines, de les mener à bonne fin et/ou d'en surveiller l'exécution, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le travail est accompli dans divers domaines englobant les indemnités et prestations, la gestion des postes et le recrutement, et nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire veille, dans une optique de transparence, à l’application, l’interprétation et l’adaptation correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies en matière de ressources humaines. Il(elle) évalue des situations difficiles, propose des solutions et contribue à la conception et à l’amélioration des services et processus d'exécution dans le domaine des ressources humaines.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision du Directeur du Bureau de Pays de l'OIT à Antananarivo. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes dans les délais impartis. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d'un degré élevé d’autonomie, en particulier en ce qui concerne les questions d'exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Les tâches consistant à traiter des questions complexes et délicates dans le domaine des ressources humaines, notamment celles liées à des activités connexes de l’unité de travail, sont également passées en revue.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir orientations et appui aux fins de la résolution de questions complexes dans le respect des normes applicables. Les contacts visent également à coordonner des activités avec d’autres unités pour la prestation de services interdépendants. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée des ressources humaines au niveau régional, reçoit des orientations de cette dernière et collabore de manière appropriée avec les représentants du personnel.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des administrations publiques (missions permanentes et autorités concernées), des institutions des Nations Unies et d'autres organisations internationales et visent à assurer la coordination et le suivi de questions en instance. Le(la) titulaire partage des informations, collabore à l’intégration de processus ou d’activités, anticipe les situations complexes en matière d’administration et d’appui dans le domaine des ressources humaines et, le cas échéant, contribue à les résoudre.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Entreprendre et mener à bien des services d’appui spécialisés dans un ensemble de domaines liés aux ressources humaines englobant les indemnités et prestations, la gestion des postes et le recrutement. Préparer, traiter et examiner des actions administratives en matière de ressources humaines et en assurer le suivi, y compris en vérifiant que les informations et la documentation sont conformes aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures connexes.

2. Surveiller et/ou appuyer les activités relatives à l'administration des contrats et aux prestations et indemnités en assurant le suivi du renouvellement de contrats, en examinant et en vérifiant les informations et la documentation, en déterminant et en contrôlant l'admissibilité du personnel aux prestations et indemnités et en préparant la correspondance et les communications officielles s'y rapportant.

3. Evaluer les méthodes et processus de travail et proposer des améliorations. Évaluer l’incidence des changements et recommander les mesures de suivi nécessaires. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.

4. Traiter les cas et les demandes de renseignements concernant les ressources humaines, y compris les cas et les demandes complexes ou inhabituels, dans les délais impartis. Entreprendre des recherches sur d’autres cas, précédents et éléments d’information complémentaires pour analyser les cas en question et présenter des conclusions et des propositions au supérieur hiérarchique ou à l’unité de travail concernée au siège, selon qu'il convient. Documenter le cas, et finaliser et communiquer les conclusions aux parties concernées.

5. Surveiller et guider le travail du personnel d'appui effectuant des tâches relatives aux ressources humaines, selon les besoins.

6. Coordonner et fournir un vaste ensemble de services de recrutement, consistant notamment à examiner les demandes avec les responsables concernés et à les aider à rédiger et à finaliser les descriptions de poste. Assurer la prise de notes lors d’entretiens passés par des candidats et rédiger des rapports de jury à soumettre à l’examen des membres du jury concerné, selon qu'il convient. Préparer des lettres de nomination.

7. Donner des informations au personnel et faire le point, notamment en répondant à des questions complexes relatives aux indemnités et prestations et aux procédures relatives aux ressources humaines.

8. Recueillir et examiner des informations sur des questions relatives aux ressources humaines et entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). Extraire, compiler et analyser des données et informations relatives aux ressources humaines, et préparer les rapports correspondants.

section facultative (si nécessaire)

9. En tant que point focal du bureau pour le système de gestion des talents, orienter et former le personnel et les responsables concernés au sujet des nouvelles fonctionnalités et exigences, fournir une assistance de premier niveau, en transmettant les questions plus complexes à l’échelon supérieur, générer des rapports et assurer le suivi selon les besoins.

10. Se tenir informé(e) des modifications apportées aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures liées aux ressources humaines ainsi que des faits nouveaux, dans ce domaine, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances.

11. Assister et participer à des réunions et ateliers d’institutions des Nations Unies portant sur des questions liées aux ressources humaines et au régime commun des Nations Unies. Préparer des rapports pour les enquêtes de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI).

12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

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Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses d’études secondaires. Formation en administration des ressources humaines.

Expérience

Au moins six ans d’expérience de l’appui administratif, principalement dans le domaine de l’administration des ressources humaines. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI), en particulier des modules se rapportant aux ressources humaines.

Langues

Excellente maîtrise du français. Connaissance pratique de l'anglais ou d’une langue nationale officielle du lieu d'affectation.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Bonne connaissance de l’administration des ressources humaines.
Bonne connaissance des politiques du régime commun des Nations Unies dans le domaine des ressources humaines.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Connaissance et compréhension de fond des programmes et activités de l’OIT.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.