Assistant(e) Administratif(ve) - G5 (DC) - Trade for Decent Work

Introduction

Madagascar est membre de l'OIT depuis 1960 et a ratifié les huit conventions fondamentales de l'OIT, y compris le Protocole de 2014 à la Convention sur le travail forcé 1930 (n° 29), les quatre conventions de gouvernance / prioritaires ainsi que 35 conventions techniques de l'OIT. En 2019, Madagascar a ratifié un total de six conventions à l'occasion du centenaire de l'OIT, y compris le protocole précité sur la convention n° 29 sur le travail forcé et trois conventions instrumentales pour lutter contre la traite des êtres humains - à savoir la convention sur les agences d'emploi privées, 1997 (n° 181), la convention sur les travailleurs domestiques, 2011 (n° 189), et la convention sur les travailleurs migrants (dispositions complémentaires), 1975 (n° 143). Madagascar a également ratifié la convention (n° 151) sur les relations de travail (fonction publique), 1978, conformément aux recommandations émises par la SADC dont elle est membre, et la convention (n° 154) sur la négociation collective, 1981.

La ratification d’un grand nombre de conventions de l’OIT par Madagascar montre l’engagement du pays envers les normes internationales du travail (NIT) et le mécanisme de contrôle de l’OIT pour appuyer la mise en œuvre des obligations qui y sont contenues. Le gouvernement a également montré sa volonté de répondre aux commentaires des organes de contrôle de l'OIT, et notamment de la Délégation d'experts pour l'application des conventions et recommandations (CEACR) pour que les conventions fondamentales ratifiées et le protocole récemment ratifié Convention n° 29 sur le travail forcé, soient mise en vigueur en droit et en pratique.

Pour appuyer le gouvernement, le projet « Trade For Decent Work » a pour objectif de renforcer la capacité institutionnelle du pays pour qu’il puisse s'acquitter de ses obligations de rapport en vertu des NIT et - en consultation avec les partenaires sociaux - de donner pleinement effet aux conventions fondamentales pour tous les travailleurs. Le projet sera exécuté avec le financement de la Délégation de l’Union Européenne.
Afin de mener adéquatement le projet selon le document du projet et la planification approuvée par la Délégation de l’Union Européenne, les départements techniques de Genève, de Pretoria et du Bureau de Pays de l’OIT Antananarivo recrutent un/e Assistant/e Administratif/ve et Financier/e  dont la fonction principale et les tâches requises sont décrites ci-dessous.

Ligne hiérarchique
Le titre du poste est « Assistant/e Administratif/ve et Financier/e ». Il/elle travaille sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau de Pays de l’OIT à Antananarivo et sous la supervision directe du/de la Coordonnateur/trice National/e du Projet. Le poste est basé à Antananarivo.

Fonctions et responsabilités essentielles

Les activités incluront les aspects administratifs et financiers du projet. Les tâches spécifiques à exécuter comprennent les suivantes :

- Coordonner et gérer les tâches administratives du projet Trade For Decent Work, y compris l’agenda de l’Administrateur National du Projet,
- Rédiger les correspondances, assurer le classement des dossiers et documents utilisés par le projet, conformément à la procédure en vigueur.
- Répondre aux questions des parties prenantes et des partenaires nationaux et obtenir des informations pour la mise en œuvre des activités du projet.
- Prendre des dispositions pour l’achat local, l’entretien et la conservation des équipements, du mobilier et des fournitures de bureau du projet, ainsi que pour l’entretien et la sécurité des locaux ; effectuer les inventaires annuels des matériels et mobiliers du projet.
- Etablir les contrats (bons de commande, contrats de collaboration extérieurs et de service, accords d’exécution, accords de subventions) et en assurer le suivi et la revue des rapports financiers et des documents comptables, vérifier les dépenses effectuées ; former et encadrer le personnel des Agences d’Exécution en matière d’application du règlement financier du BIT et de présentation des rapports.
- Organiser les voyages officiels ; préparer/régulariser les transactions de voyage et les demandes d’avance sur mission ; assurer le suivi des formalités relevant de la sécurité du personnel, notamment l’obtention du visa de sécurité et gérer l’agenda des fonctionnaires en mission, en provenance du Siège ou d’autres Bureaux du BIT.
- Gérer au quotidien toutes les activités financières du projet à savoir : suivi du budget, élaboration des dépenses prévisionnelles, suivi de la comptabilité budgétaire ; contribuer à la préparation des révisions budgétaires.
- Préparer des rapports de suivi réguliers sur le budget approuvé du projet ; assister et guider la gestion du projet dans le suivi des fonds ainsi que dans le maintien des contrôles financiers internes.
- Organiser les parties logistique et financière des séminaires et ateliers techniques dans le cadre du projet : rassembler tous les documents financiers nécessaires, mettre au point le budget, préparer les demandes d’avances et des déblocages de fonds correspondants, régulariser les déblocages de fonds, établir les rapports financiers des activités du projet.
- Gérer, le cas échéant, la petite caisse du projet et préparer les demandes de renflouement
- Exécuter toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique en rapport avec son poste.
- Exécuter autres tâches pertinentes demandées par le Directeur du Bureau de Pays de l’OIT Antananarivo.

Qualifications requises

Formation

Avoir achevé ses études secondaires suivies d'un diplôme en comptabilité/finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le traitement et l’analyse de transactions comptables ainsi que dans des fonctions administratives. Une bonne connaissance de la gestion administrative et financière des projets ainsi que la connaissance des opérations d’une organisation des Nations Unies seraient un avantage.

Langues

Excellente maîtrise du français. La connaissance pratique de l'anglais serait un atout.

Compétences

•    Capacité à travailler avec les outils Microsoft Word (Word, Excel, Power Point, etc.).
•    Capacité à travailler avec des outils financiers particuliers.
•    Capacité à travailler dans l'engagement et la communication des parties prenantes (organisation d'événements).
•    Connaissance des processus de gestion financière et administrative, expérience des règles et procédures financières.
•    Capacité à travailler en équipe et sous pression.
•    Capacité à organiser son travail, être autonome et indépendant.
•    Aptitude à aborder des questions confidentielles avec discrétion.
•    Haut niveau d’intégrité et de comportement éthique et souci du détail.