Asistente sustantivo y administrativo de proyecto

1.Apoyar con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación del proyecto.

2.Liderar las actividades administrativas y apoyar en la gestión estratégica del proyecto desde enfoque orientado a resultados, rendición de cuentas y transparencia.

3.Liderar los procesos adquisiciones, licitaciones y de recursos humanos del proyecto, los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, y acorde a los principios establecidos por el PNUD.

4.Bajo la guía de la gerencia de la Unidad de Desarrollo Social y Económico y de la coordinación del proyecto, llevar el control financiero de los recursos de operación.

5.Apoyar en las actividades sustantivas y en la elaboración de los documentos técnicos del proyecto cuando le sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, traducciones).

6.Apoyar en la planeación e implementación de las actividades del proyecto cuando le sea solicitado (talleres de capacitación, eventos, misiones del proyecto, entre otros).

1.Apoyar con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación del proyecto.

a)Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para el desarrollo estratégico del proyecto.

b)Proporcionar apoyo técnico sustantivo para la elaboración de propuestas cuando le sea solicitado.

c)Asistir a la coordinación, especialistas y personal programático para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

2.Liderar las actividades administrativas y apoyar en la gestión estratégica del proyecto desde enfoque orientado a resultados, rendición de cuentas y transparencia.

a)Registrar y dar seguimiento a la incorporación de nuevas colaboraciones en el marco del proyecto, considerando la sistematización de acuerdos de colaboración y sus correspondientes revisiones sustantivas y presupuestales.

b)Acompañar el seguimiento del Plan de Trabajo del proyecto, asegurando un ritmo de gasto acorde a los tiempos de implementación y asegurando la ejecución del recurso comprometido (delivery) de manera trimestral y anual.

c)Proveer información oportuna y estratégica dentro de los procesos de auditoría y ejecutará cualquier acción correctiva que resulte de estos ejercicios, procurando mantener un margen de error mínimo en la implementación normativa del PNUD.

d)Apoyar la elaboración de informes trimestrales, de avance y finales con base en la normatividad del PNUD, así como apoyar en el cumplimento de todas las normas y lineamientos marcados por el PNUD en términos administrativos.

3.Liderar los procesos adquisiciones, licitaciones y de recursos humanos del proyecto, los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, y acorde a los principios establecidos por el PNUD.

a)Monitorear el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones de los proyectos, informando de forma oportuna de situaciones que obstaculicen la correcta gestión administrativa.

b)Revisar la pertinencia de los Términos de Referencia, asegurando su alineación a las necesidades y actividades del proyecto, garantizando que los procesos cuenten con disponibilidad financiera y pertinencia en el gasto.

c)Elaborar las solicitudes de contrato, enmiendas o finiquitos del personal del proyecto, así como de las y los consultores y empresas que participan en el mismo.

d)Asegurar que el equipo del proyecto cuente, con estudios médicos, credencial, cuenta de correo electrónico y cursos de seguridad acreditados.

e)Liderar los procesos de compras y adquisiciones del proyecto, acorde a las indicaciones programáticas. Al respecto deberá llevar el control del inventario físico, vigilar el uso, funcionamiento y conservación del mobiliario y equipo bajo su responsabilidad, asegurando que los registros estén actualizados y se hayan realizados los resguardos correspondientes.

f)Llevar el control de viajes y talleres (tanto en términos de organización, como, y de ser el caso, en caso de existir procesos de anticipo y comprobación).

4.Bajo la guía de la gerencia de la Unidad de Desarrollo Social y Económico y de la coordinación del proyecto, llevar el control financiero de los recursos de operación.

a)Elaborar reportes de seguimiento para monitorear la situación financiera y el ritmo del gasto del proyecto.

b)Monitorear los pagos ejecutados, tomando responsabilidad del proceso, para asegurar la liquidez de los recursos del proyecto.

c)Registrar y dar seguimiento a los recursos de cada donante, considerando la fuente de los fondos y el GMS, y dar seguimiento a las ministraciones.

d)Emitir recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos.

e)Realizar revisiones presupuestales de acuerdo con las necesidades del proyecto.

f)Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa y entregables del proyecto, así como de otros documentos requeridos por PNUD.

g)Asistir y aprobar las capacitaciones necesarias para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

5.Apoyar en las actividades sustantivas y en la elaboración de los documentos técnicos del proyecto cuando le sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, traducciones).

a)Elaborar relatorías, minutas y documentos de trabajo a partir de los procesos en los que es responsable.

b)Apoyar a la Coordinación y especialistas en la elaboración de documentos estratégicos relacionados con las acciones y resultados del proyecto.

c)Apoyar en la planeación, supervisión, seguimiento y sistematización de resultados y acuerdos de las actividades del proyecto.

d)Colaborar efectivamente con la coordinación y el equipo de especialistas, en la identificación de actores y/o aliados para la presentación de resultados y generación de alianzas.

6.Apoyar en la planeación e implementación de las actividades del proyecto cuando le sea solicitado (talleres de capacitación, eventos, misiones del proyecto, entre otros).

a)Apoyar en el monitoreo y realización de tareas operativas y logísticas necesarias para la efectiva implementación del proyecto.

b)Apoyar en la impartición de talleres para el fortalecimiento de capacidades cuando le sea solicitado.

c)Colaborar con las y los especialistas en la planeación y ejecución de seminarios, talleres y actividades (publicaciones, diseño, misiones, etc.) para que sean realizadas en tiempo y forma.