Auxiliar Administrativo/a y Financiero/a (SB2-PEG3) (R-2020-000618)

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 20 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2020-2023 se concentra en mejorar la capacidad para estabilizar y consolidar los territorios rezagados, para convertir la migración venezolana en una oportunidad de desarrollo, y para avanzar en el cumplimiento de los ODS y la Agenda 2030 para el desarrollo sostenible, sin dejar a nadie atrás.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones.  Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado entre otros, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.

Adicionalmente, el Documento de Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2020 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con 7 oficinas territoriales que cubren 17 departamentos en 244 municipios, trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de implementación del proceso de paz en Colombia, la atención a la pandemia COVID19 y otras iniciativas importantes para el país.

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

El DNP y el PNUD tienen una larga tradición de trabajo conjunto en el fortalecimiento de las capacidades de gestión del Estado, en particular en temas relativos al control, la vigilancia y la evaluación socioeconómica en el uso de las regalías, en el marco de la cual, desde 1999, se han ejecutado los proyectos COL 99/030-11928 y 73393, cuyos resultados posibilitaron el fortalecimiento de las capacidades de control y vigilancia de los recursos de las regalías en Colombia. El proyecto 75077 “Eficacia y Eficiencia en el uso de los Recursos del Sistema General de Regalías”, inició su implementación en el mes de septiembre de 2013 con vigencia inicial hasta el 30 de junio de 2020, brindando apoyo administrativo y logístico al DNP como ente administrador del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE) del Sistema General de Regalías (SGR). Ante la necesidad de adicionar una nueva actividad que fortalezca el funcionamiento, administración y operación de la Dirección del Sistema General de Regalías (DSGR), DNP ha solicitado al PNUD prorrogar el proyecto 75077 hasta el 31 de diciembre de 2021.

Tal como se ha señalado, el trabajo conjunto desarrollado por el PNUD y el DNP ha contribuido para que las entidades territoriales mejoren su planeación, presupuestación, contratación y formulación de proyectos de inversión para un mejor uso de los recursos provenientes de las regalías.

Las lecciones aprendidas han mostrado que son grandes retos del país y aún largo el camino por recorrer respecto del fortalecimiento de las capacidades para la ejecución eficaz y eficiente de los recursos públicos y, en particular, los asociados a los provenientes de la explotación de los recursos naturales no renovables. Un correcto empleo de estos recursos debería resultar en el mejoramiento de los índices de NBI, un mayor impacto de las inversiones realizadas y la eliminación de las malsanas prácticas de desviación de recursos.

Por lo anterior, resulta oportuno y necesario utilizar esta experiencia acumulada para adelantar los procesos requeridos con el fin de garantizar la adecuada implementación y operación del SMSCE a los recursos del SGR y de la Dirección del Sistema General de Regalías -DSGR.

Cumplir con estas tareas requiere de la conformación de equipos de trabajo calificados y con la experiencia necesaria que garantice un ejercicio adecuado de dichas tareas; pero también de entidades territoriales fuertes y capaces de formular políticas públicas que busquen alcanzar un verdadero impacto socioeconómico en su población.

Funciones:

Bajo la supervisión del Analista de Finanzas el/la Auxiliar Administrativo/a y Financiero/a presta apoyo a las gestiones administrativas y financieras que garantizan una alta calidad de trabajo, asegura la prestación de servicios precisos, oportunos y debidamente registrados/ documentados. El/La Auxiliar administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados consistentes con las normas y regulaciones del PNUD.

El/ la Auxiliar Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

Proporciona apoyo administrativo y financiero, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Asegurael cumplimiento de los procesos financieros bajo las normatividad y políticas financieras de UN/UNDP.
• Ingresa los registros en el sistema financiero/contable y realiza el control adecuado sobre la documentación soporte de cada pago.
• Sigue los procedimientos de control interno para asegurar que todas las facturas sean procesadas correcta y oportunamente.
• Participación en la elaboración de las revisiones presupuestales que implica: preparación de la información financiera, el ingreso y aprobación en el sistema financiero Atlas y preparación de documentación respectiva para firma del proyecto.
• Seguimiento y verificación de las incorporaciones presupuestales.
• Revisar y ajustar el presupuesto de acuerdo con los requerimientos del Proyecto
• Apoya el monitoreo permanentemente de la ejecución y la disponibilidad de caja, haciendo alertas tempranas y tomando correctivos necesarios.
• Apoya la elaboración de informes periódicos del estado de gastos del proyecto.
• Asegura un adecuado sistema de archivo de toda la documentación del proyecto.
• Participa en la elaboración y ajuste de los presupuestos anuales.
• Participa en la atención a los requerimientos solicitados por el proyecto.
• Participa en los entrenamientos y capacitaciones que se requieran para el adecuado manejo financiero del proyecto.
• Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y desarrolla procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Las demás relativas a su cargo que sean asignadas por su supervisor.

Asegura la adecuada gestión de información:

• Apoyara la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
• Apoyar el diligenciamiento y actualización de las matrices establecidas para el control de los pagos mensuales del equipo de consultores del Proyecto 75077.
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros del proyecto 75077.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
• Mantiene una permanente comunicación y flujo de información con la Gerencia de Operaciones, Gobernabilidad Democrática y Coordinación administrativa del proyecto 75077.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística del proyecto, según los cronogramas de ejecución predefinidos.

Impacto de Resultados

Los principales resultados impactan en la implementación del proyecto “Eficacia y eficiencia en el uso de los recursos del Sistema General de Regalías” y de la Dirección del Sistema General de Regalías, en particular en el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos determinados por el PNUD para este tipo de iniciativas de manera oportuna y eficiente.

Estos resultados conducen al logro de los objetivos y las metas del proyecto, las cuales se encuentran orientadas a fortalecer las capacidades de las entidades territoriales involucradas en el ciclo de inversión de los proyectos en el SGR.

Competencias Organizacionales:

LIDERAZGO

Toma la iniciativa

• Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones

• Verifica las suposiciones a partir de los hechos

• Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados

• Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija

INNOVACIÓN:

Analiza y recomienda

• Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes

• Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos

• Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción

• Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo.

GESTIÓN DEL TALENTO:

Busca oportunidades para aprender y compartir

• Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones

• Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.

• Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.

• Incentiva el compromiso del equipo

• Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función

• Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.

• Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras.

COMUNICACIÓN:

Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información

• Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás

• Presenta análisis coherentes

• Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones

• Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados

• Está dispuesto a expresar ideas nuevas

• Productivo ante situaciones exigentes

• Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.

ENTREGA DE RESULTADOS

Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

• Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios

• Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir

• Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo

• Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos

• Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control.

Competencias Funcionales:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE

·Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas

·Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN AL CLIENTE

• Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
• Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
• Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL 

• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Educación:

• Título de Tecnología o título profesional en administración, contaduría, economía o carreras afines.

Experiencia:

• Para tecnólogos mínimo 3 años de experiencia y para profesionales mínimo 2 años de experiencia en la gestión administrativa y/o financiera (contable) de programas y proyectos.
• Experiencia en el uso de herramientas tecnológicas, paquetes contables y manejo de software (Ms Word, Excel, Power Point, etc).

Conocimientos:

• Conocimiento teórico y práctico en el ingreso de facturas a sistemas contables
• Deseable: Conocimiento del SNU en Colombia.
• Idioma: Español hablado y escrito.

Otros:

• Disponibilidad para viajar.

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: https://www.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/UNDP_Co_GEN_Escala%20Salarial%20SC%202020.pdf

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Workforce diversity

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