Programme Lead / Chargé(e) de Programme (Internal Recruitment)

ORGANIZATIONAL CONTEXT

IDLO enables governments, empowers people and strengthens institutions to realize justice, peace, and sustainable development. We contribute to creating stable and inclusive societies where every person can live free from fear and want, in dignity and under the rule of law. 

The Sahel region faces security and development challenges that are particularly acute. Respect for the human and other rights of local communities and trust between security and defense forces and these populations is essential to restoring peace and stability in the region. Together with its partner UNODC, IDLO is launching a program to strengthen the criminal justice chain to be implemented in the border area between Burkina Faso, Mali, and Niger. IDLO's program component is aimed at strengthening traditional criminal justice systems, in order to contribute to the restoration of trust between the institutions of the penal chain and the people. 

This five-year program takes a very innovative and reflective approach, adapted to the context and designed to respond effectively to the needs of local justice. The core of the approach is to create coordination mechanisms for the justice sector at the local level, in the affected regions, and capacity building.

THE POSITION

The Department of Programs is the central management and coordinating function for program delivery and capacity development.  It is responsible for the implementation of IDLO’s global program portfolio for field and non-field locations in line with organizational strategy.

Under the direct supervision of the Regional Manager Sahel, the Program Lead engages with internal and external functions in order to develop and manage large/innovative programs including developing the design and management of the complete work and staffing plan, budget. The Program Lead represents IDLO with Partners, IDLO HQ staff and Government officials, technical advisors and experts, donors, and civil society.

Summary of key functions:

1. Oversee program implementation and ensure that all project phases are consistent with the project design and delivery schedule, and in line with IDLO processes and procedures.
2. Monitor program activities to ensure program compliance with donor contracts and procedures and that program cycle quality controls are in place.
3. Program Development and Program Representation.
4. Responsible for the day to day management of IDLO Field Program Office by ensuring that the activities are carried out efficiently and effectively, as well as in a timely manner to achieve the desired results.
5. Assist the Program Manager, Sahel Initiative.

Results Expected

1. Oversee program implementation, including work planning, budget management, monitoring, and reporting, and ensure that all phases of the project are consistent with the project design and delivery schedule, and IDLO processes and procedures.

•  Monitor program implementation issues, including revisions to project design and work plans; make decisions for timely and optimal course corrections;
• Maintain oversight of the overall financial management, accurate financial forecasts, including reviewing financial reports and identifying areas of over- or under-spending, and flagging any urgent budgetary issues;
• Review and provide inputs to annual and quarterly reports; clear the submission of financial and narrative reports; highlighting the value and impact the program/activity brings;
• Design, research, draft, and edit legal working papers, memos, briefs, and other original materials in the field experience, and utilize these materials for the development of relevant outputs;
• Ensure program deliverables meet quality standards and proactively seek input from relevant substantive internal experts.

2. Monitor program activities to ensure program compliance with donor contracts as well as quality standards. 

• Ensure compliance with program contracts and subcontracts;
• Conduct research on legal, political, social, and economic events, trends, and/or developments relating to the program; respond to internal and external requests for such research;
• Design, research, draft, and edit legal working papers, memos, briefs, and other original materials in the field experience, and utilize these materials for the development of relevant outputs;
• Ensure program deliverables meet quality standards and proactively seek input from relevant substantive internal experts.

3. Program Development and Program Representation. 

•  Represent IDLO in program events, and under the guidance of the supervisor, build relationships and liaise with donors, UN agencies, government institutions; CSO's and other stakeholders in the rule of law field through meetings and the preparation of reports and briefs.
• In coordination with the supervisor, generate ideas and identify new program opportunities; provide substantive input in the development of proposals or concept notes aimed at innovatively expanding IDLO’s program portfolio in line with country/regional/organizational strategies;
• Responsible for the design of implementation plans by means of standardized program cycle management tools, logic models and frameworks, work plans, monitoring reports, and others. 

4. Responsible for the day to day management of the IDLO Field Program Office; 

• Effectively lead the team by providing clear direction, addressing staff development, and implementing performance management through ongoing dialogue, feedback, and mentoring; motivate and support team with a view to fostering a teamwork approach in meeting objectives and goals; address possible conflicts in a positive and constructive manner; encourage initiative and maintain effective working relationships within a multi-cultural setting;
• Oversee the monitoring of contracts, responsible for providing recommendations on extensions/promotions/terminations and other amendments to contracts;
• Monitor the Program implementation environment, including security, political, development, and personnel issues that may affect the implementation of IDLO projects; In coordination with the Sahel’s Regional Security Adviser and Field Security Officer, record issues and risks and guide necessary responses of the Program to changes in the political and security situation;
• Responsible for developing staffing plans, coordinating with Human Resources for recruiting and selecting employees and consultants.

5.    Assist the Program Manager, Sahel Initiative as required.

IDEAL CANDIDATE PROFILE

Education

• Graduate degree (masters or equivalent) in Law, International Relations, Development Studies, Public Health or another related field is required.

Experience

• Minimum 8- 10 years of significant relevant professional experience within an international organization, designing and implementing complex programs.

Language

• Excellent spoken and written knowledge in French and English is required
• Specific knowledge, skills, and behavioural competencies
• Familiarity with standard program and data management tools, as well as results-based management and monitoring and evaluation principles;
• Understanding of the criminal justice system 
• Excellent written and verbal communication skills.
• Good knowledge of Microsoft Word, Excel and PowerPoint. Proficient use of other ICT software and internet software. 
• Works well with others and actively participates. Shares information contributes, encourages and motivates others to become involved in team activities.
• Provides constructive feedback and willingly helps others.
• Contributes to a fair environment that fosters collaboration and cooperation.  Works effectively across and within IDLO organizational boundaries.
• Acts as a role model and offers guidance to colleagues. Takes initiative to share knowledge, experiences, and information with others. Accepts and gives constructive feedback (up, down and across) to develop and motivate others.
• Proven ability to see through tasks set and deliver results. 
• The ability to work under pressure with tight deadlines, flexibility, and an entrepreneurial spirit.
• Ability and willingness to travel to the region including high-risk areas, if necessary.
• Keen sense of ethics, integrity, and commitment to IDLO’s mandate. 
• Self-motivated and dynamic with a willingness and ability to use initiative to assist the organization to achieve its objectives.

TERMS AND CONDITIONS

The successful candidate will receive an Affiliate contract for an initial period of 12 months, with the possibility of extension, depending on satisfactory performance and continued funding availability.

For this internationally professional recruited position, IDLO shall offer a monthly basic salary of EUR 7,200 and an additional benefits package including a lump sum relocation allowance, a monthly hardship allowance, provident fund, medical and mission insurance, and a comprehensive leave package including home leave and rest and recuperation (R&R).

 The IDLO adheres to the ICSC duty station classification with regard to the setting of applicable entitlements/benefits.

DISCLAIMER 

IDLO is an Equal Opportunity Employer and values diversity in all areas of its operations. We welcome and encourage diverse applications.

The above statements are intended to describe the general nature and level of the work being performed by the Contractor assigned to this work. This may not be an exhaustive list of all duties and responsibilities.

The Director-General of IDLO reserves the right to amend and change responsibilities or even to cancel the recruitment to meet business and organizational needs as necessary.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL 

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

La région du Sahel est confrontée à des problèmes de sécurité et de développement particulièrement graves. Le respect des droits humains et autres des communautés locales et la confiance entre les forces de sécurité et de défense et ces populations sont essentiels au rétablissement de la paix et de la stabilité dans la région. En collaboration avec l'UNODC, son partenaire, l'IDLO lance un programme visant à renforcer la chaîne de la justice pénale à mettre en œuvre dans la zone frontalière entre le Burkina Faso, le Mali et le Niger. La composante de programme de l’IDLO vise à renforcer les systèmes de justice pénale traditionnels afin de contribuer à rétablir la confiance entre les institutions de la chaîne pénale et la population. 

Ce programme quinquennal adopte une approche très novatrice et réfléchie, adaptée au contexte et conçue pour répondre efficacement aux besoins de la justice locale. L’approche consiste essentiellement à créer des mécanismes de coordination pour le secteur de la justice au niveau local, dans les régions touchées, et à renforcer les capacités. 

LA POSITION

Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités.  Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes mondial de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.

Sous la supervision directe du Responsable de programme, Initiative Sahel, le/la Chargé(e) de programme collabore avec les services internes et externes pour développer et gérer des programmes innovateurs d’envergure, y compris la conception et la gestion de l’ensemble du plan de travail et de dotation en personnel, de même que du budget.  

Le/la Chargé(e) de programme représente l'IDLO auprès des partenaires, du personnel du siège de l'Organisation, des représentants du gouvernement, des conseillers et experts techniques, des donateurs et de la société civile. 

Résumé des fonctions 

1. Superviser la mise en œuvre du programme et s'assurer que toutes les phases du projet sont conformes à la conception et au calendrier d'exécution du projet, et conformes aux processus et procédures de l'IDLO
2. Assurer le suivi des activités du programme pour s'assurer que celui-ci est conforme aux contrats et aux procédures des donateurs et que des contrôles de la qualité du cycle du programme sont en place.
3. Élaboration et représentation du programme.  
4. Diriger l'équipe du programme en veillant à ce que les activités soient réalisées avec efficacité et efficience, ainsi qu’en temps opportun pour obtenir les résultats souhaités.
5. Seconder le Responsable de programme, Initiative Sahel 

Principaux résultats attendus 

1.  Superviser la mise en œuvre du programme, y compris la planification du travail, la gestion du budget, le suivi et l'établissement de rapports, et s'assurer que toutes les phases du projet sont conformes à la conception et au calendrier de réalisation du projet, ainsi qu'aux processus et procédures de l'IDLO :

• Suivre les questions relatives à la mise en œuvre du programme, notamment celle sur la stratégie du Genre, y compris les révisions relatives à la conception du projet et aux plans de travail ; prendre des décisions en vue d'apporter des corrections de trajectoire optimales et opportunes ;  
• Maintenir la supervision de la gestion financière globale et des prévisions financières précises, y compris l'examen des rapports financiers et l'identification des secteurs pour lesquels les dépenses sont excessives ou qui présentent une sous-utilisation du budget, et signaler toute question budgétaire urgente.
• Examiner les rapports annuels et trimestriels et y contribuer ; clarifier la présentation des rapports financiers et narratifs ; souligner la valeur et l'impact du programme ou de l'activité ;
• Concevoir, rechercher, rédiger et réviser des documents de travail juridiques, des notes, des dossiers et autres documents originaux relatifs à l'expérience sur le terrain, et utiliser ces documents pour produire des résultats satisfaisants.V
• Veiller à ce que les produits livrables du programme respectent les normes de qualité et solliciter proactivement les commentaires des experts internes concernés. 

2. Assurer le suivi des activités du programme pour garantir que celui-ci est conforme aux contrats des donateurs ainsi qu'aux normes de qualité :

• Assurer la conformité aux contrats de programme et aux contrats de sous-traitance ;
• Effectuer des recherches sur les événements, les tendances et les développements juridiques, politiques, sociaux et économiques liés au programme ; répondre aux demandes internes et externes relatives à de telles recherches ;
• Concevoir, rechercher, rédiger et réviser des documents de travail juridiques, des notes, des dossiers et autres documents originaux relatifs à l'expérience sur le terrain, et utiliser ces documents pour produire des résultats satisfaisants ;
• Veiller à ce que les produits livrables du programme respectent les normes de qualité et solliciter proactivement les commentaires des experts internes concernés. 

3. Élaboration et représentation du programme :  

• Représenter l'IDLO lors des événements du programme, et sous la direction du superviseur, établir des relations et assurer la liaison avec les donateurs, les agences des Nations Unies, les institutions gouvernementales, les OSC et autres parties prenantes dans le domaine de l'État de droit à travers des réunions et la préparation de rapports et notes ;
• En coordination avec le superviseur, générer des idées et identifier de nouvelles opportunités de programme ; apporter une contribution substantielle au développement de propositions ou de notes conceptuelles visant à élargir de manière innovante le portefeuille de programmes de l'IDLO, conformément aux stratégies nationales, régionales et organisationnelles ;
• Responsable de la conception des plans de mise en œuvre au moyen d'outils uniformisés de gestion du cycle du programme, de modèles logiques et de cadres, de plans de travail, de rapports de suivi et autres.  

4. Diriger l'équipe du programme en veillant à ce que les activités soient réalisées avec efficacité et efficience, ainsi qu’en temps opportun pour obtenir les résultats souhaités :

• Diriger efficacement l'équipe en fournissant une orientation claire, en abordant le perfectionnement et la gestion du rendement par le biais d'un dialogue continu et de l’encadrement ; en favorisant une approche de travail d'équipe pour atteindre les objectifs ; en traitant les conflits possibles d'une manière positive et constructive ; en encourageant les initiatives et en maintenant des relations de travail efficaces dans un contexte multiculturel ;
• Responsable de l'élaboration des plans de dotation en personnel, de la coordination avec les Ressources humaines pour le recrutement et la sélection des employés et des consultants ;
• Superviser le suivi des contrats et formuler des recommandations sur les modifications et les changements à apporter aux contrats et à leur statut. 

5. Seconder le Responsable de programme, Initiative Sahel

PROFIL CANDIDAT IDÉAL 

Éducation

• Un diplôme d'études supérieures (maîtrise ou niveau équivalent) en droit, des études dans le développement des relations internationales ou dans un autre domaine connexe sont exigées.

Expérience

• Au moins 8 - 10 ans d'expérience professionnelle significative et pertinente au sein d'une organisation internationale, dans la conception et la mise en œuvre de programmes complexes.

Langues demandées

• La maîtrise du français et de l’anglais est requise. 
• Connaissances, compétences et compétences comportementales spécifiques
• Une connaissance des outils standards de gestion des programmes et des données, ainsi que des principes de gestion, de suivi et d'évaluation axés sur les résultats ;
• D'excellentes aptitudes rédactionnelles et verbales ;
• Une bonne connaissance de Microsoft Word, Excel et PowerPoint. De bonnes compétences dans l’utilisation d’autres logiciels TIC et Internet ;
• Une aptitude à bien travailler avec les autres et à participer activement ; Une disposition à partager des informations, à contribuer, à encourager et à motiver les collègues à s’impliquer dans les activités de l'équipe.  Une aptitude à fournir des commentaires constructifs et à aider volontiers les autres.  Une capacité à contribuer à un environnement équitable qui favorise la collaboration et la coopération. Une prédisposition à travailler efficacement dans le respect des frontières organisationnelles de l’IDLO ;
• Une capacité à servir de modèle et à prodiguer des conseils à ses collègues ; à partager ses connaissances, ses expériences et des informations avec les autres ; à accepter et à donner des suggestions constructives (dans tous les sens) pour développer et motiver les autres.
• Une capacité avérée à mener à bien les tâches assignées et à produire des résultats.  
• Une prédisposition à travailler sous pression avec des délais serrés, avec flexibilité et dans un esprit d’entreprise ;
• Une capacité et une volonté de se rendre dans la région au lieus de haut-risque, au besoin ;
• Un sens aigu de l’éthique et de l’intégrité et un engagement envers la mission de l’IDLO ;
• Motivé(e) et dynamique avec une volonté et une capacité de prendre des initiatives pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs. 

TERMES ET CONDITIONS 

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire pour une période initiale de 12 mois, avec possibilité de prolongation, en fonction des performances satisfaisantes et de la disponibilité continue du financement.

Pour ce poste de professionnel recruté sur le plan international, l’IDLO propose un salaire de base mensuel de 7,200 EUR et un bloc d’avantages supplémentaire comprenant une indemnité forfaitaire de déménagement, une indemnité mensuelle de difficulté, un fonds de prévoyance, une assurance maladie et mission et un ensemble de congés incluant le congé dans les foyers et repos et récupération (R & R). 

 L'IDLO adhère à la classification du lieu d'affectation de la ICSC en ce qui concerne la fixation des droits / avantages applicables.

Déni de responsabilité 

L'IDLO est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d'activité. Nous accueillons et encourageons diverses applications.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau des travaux exécutés par l'entrepreneur chargé de ces travaux. Cela peut ne pas être une liste exhaustive de tous les devoirs et responsabilités.