Especialista VNU en Administración de Proyectos
Guatemala City
- Organization: UNV - United Nations Volunteers
- Location: Guatemala City
- Grade: Volunteer - National Specialist - Locally recruited Volunteer
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Project and Programme Management
- Volunteerism
- Closing Date: Closed
Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.
Description of taskEn el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de la Coordinadora Nacional del PPD, el Voluntario de la ONU realizará las siguientes funciones:
Apoyo a la implementación del Programa (50%)
- Contribuir al apoyo diario a la implementación del programa/proyecto y asegurar la conformidad con los resultados, productos, objetivos esperados y los planes operativos;
- Asistir en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
- Asistir en el desarrollo y enmienda de los formularios de solicitud y otras herramientas de gerencia, requisitos del programa y otros documentos del PPD;
- Dar recomendaciones a potenciales beneficiarios sobre cuestiones de elaboración de proyectos, e Informar sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea requerido;
- Asistir a las organizaciones socias donatarias en la preparación y ejecución de los proyectos, especialmente en los sistemas administrativos y de manejo financiero del PPD, procurando el fortalecimiento de sus capacidades
- Dar apoyo diario a los proyectos nuevos y a los aprobados, y a los beneficiarios, según sea requerido;
- Asistir en la implementación y monitoreo de proyectos, incluyendo la participación en las visitas de campo;
- Apoyar el desarrollo e implementación de una estrategia de fortalecimiento de capacidades administrativas-contables de las organizaciones de base.
- Organizar los eventos de incidencia, talleres, mesas redondas, misiones y otros eventos del PPD;
- Mantener contactos a nivel laboral con las ONGs, instituciones gubernamentales, donantes, otros actores del PPD, y participar en eventos para los propósitos de divulgación de la información del PPD;
- Elaborar borradores de informes de avance y otros materiales de informes para el CPMT, UNOPS y oficina país del PNUD, y asistir al CN en la elaboración de los informes de avance semi-anuales y bi-anuales;
- Elaborar borradores de artículos, publicaciones, discursos, cartas, memos y otros documentos en nombre de la Coordinadora Nacional del PPD, y responder consultas sobre temas del programa PPD;
- Crear y mantener una base de datos de proyectos del PPD y base de datos de actores del PPD;
- Mantener y actualizar la página web del PPD, la base de datos Global del PPD y la página web de la Oficina País del PNUD con información sobre el PPD;
- Apoyar y asistir a la Coordinadora Nacional en otras tareas cuando sea necesario
Administración Financiera (20%)
- Revisar y procesar las solicitudes de pago de los beneficiarios y proveedores a través de la obtención de las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurar que los pagos sean efectivizados rápidamente;
- Mantener la integridad financiera del programa dentro de la Oficina País del PNUD y externamente, implementar y monitorear un sistema contable y base de datos para el presupuesto operativo país del PPD;
- Preparar y mantener el calendario y la tabla de desembolsos de donaciones;
- Revisar los informes financieros presentados por los beneficiarios y emitir recomendaciones para el CN según sea requerido;
- Elaborar borradores de propuestas de presupuestos administrativos;
- Ingresar, extraer, transferir datos de la base de datos del PPD y producir informes según sea requerido;
- Proporcionar otros informes financieros según sea requerido
Funciones Administrativas (25%)
- Adquirir muebles y equipos de oficina (incluyendo los equipos de comunicación y audio, suministros, etc.);
- Administrar y organizar el trabajo diario de la oficina;
- Establecer un sistema de archivo apropiado y mantener los archivos y las documentaciones en buen orden;
- Elaborar borradores para la correspondencia y comunicaciones de rutina;
- Preparar antecedentes y documentación, actualizar los datos relevantes para las áreas del programa y compilar materiales de antecedentes;
- Asegurar el flujo de información y la divulgación de materiales a todos los concernidos;
- Elaborar guías pedagógicas para la presentación y manejo administrativo de los proyectos, que incluyan los diferentes formatos que deberán ser usados por los donatarios para la presentación de informes, reportes, legalizaciones y demás trámites administrativos.
- Realizar el seguimiento de los arreglos de viajes y los pagos de viáticos para la Coordinadora Nacional y miembros del CDN (Consejo de Dirección Nacional);
- Mantener archivos del personal, informes de evaluación de desempeño, registros de permisos y otros registros pertinentes del personal/consultores.
- Asegurar que se cumpla con todas las fechas límites para la presentación y/o los informes;
- Proporcionar apoyo logístico y otro apoyo al equipo local del PPD y las misiones visitantes, según sea requerido
Gestión del Conocimiento (5%)
- Apoyar activamente al PPD y los equipos del CDN en sus esfuerzos de gestión de conocimiento y redes de conocimiento
Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.
Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:Título universitario, preferentemente en el área de Ciencias Ambientales o Administración de Empresas. Deseable especialización.
Required experience: 60 Months Experience remark:- Al menos 5 años de experiencia relevante en administración, incluyendo el manejo presupuestal, reportes técnicos y financieros, y los sistemas contables y financieros.
- Conocimiento y experiencia previa de trabajo en zonas rurales, con comunidades étnicas y/o campesinas, y organizaciones de base comunitaria en regiones rurales del país.
- Deseable haber realizado procesos de acompañamiento y capacitación a estas organizaciones.
- Spanish(Mandatory), Level - Fluent
- English(Optional), Level - Fluent
- Se valorará la experiencia de trabajo anterior con una agencia de Naciones Unidas
- Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos;
- Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
- Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional;
- Excelentes conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina;
- Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados;
- Afinidad o interés en el trabajo del PNUD y las áreas del PPD, el voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.
Adaptability and Flexibility, Commitment and Motivation, Ethics and Values, Integrity, Working in Teams
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Fecha límite para postularse: 24-7-2020
Esa es una oportunidad de voluntariado nacional, por lo tanto, solamente son elegibles para esa oportunidad aquellas personas con nacionalidad guatemalteca o residentes en Guatemala que cuenten con el permiso legal de residencia en ese país, o con el estatus de refugiado o de apátrida.
Acuérdese de indicar en su perfil VNU que sí está interesado/a en servir como voluntario/a nacional.
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