Administrative Assistant Accelerator Lab + SDG integration and Innovation Unit

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe du lead de l’unité ODD intergration et innovation, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

1) Soutien au fonctionnement efficace et efficient des unités (Accelerator Lab + unité d'intégration et d'innovation des ODD):

• Assure la pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlementations, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD;
• Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation et par la suite, traitement dans ATLAS ou envoi aux unités concernées au sein de l'unité des opérations;
• Télécharge des fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination (ATLAS);
• Répond à l'état des transactions du client et à d'autres demandes de renseignements;
• Contribution à la production de documents des unités respectives indiquant les procédures opérationnelles standard (SOPs).

2) Appui aux services administratifs et logistiques (événements et voyages)

• Soutenir les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s'engageant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes;
• Arranger les horaires en assurant la communication avec les participants sur leur disponibilité;
• Assurer la liaison avec les points focaux du budget et section sur les coûts et les besoins;
• Préparer et mettre à jour les agendas des réunions et événements liés aux engagements de groupes de travail;
• Fournir une assistance dans la logistique des voyage des membres du personnel des unités (reseravtion de chauffeurs, hôtels….etc.)
• Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s'assurer que l'organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages;
• Informer les membres du personnel sur les questions liées aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation;
• Extrait, saisit, mets à jour et vérifie l'exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l'organisation (ATLAS) pour garantir des transactions précises liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel;
• Surveiller la certification des voyages et fait rapport à l'équipe.

3) Suivi budgétaire

• Faire le monitoring les budgets et les dépenses financières des unités, assure le respect des règles et règlements du PNUD, tient le superviseur informé et conseillé sur les actions de décision / suivi, y compris le contrôle régulier de l'exécution du budget sur ATLAS.
• Fournir un soutien pour la révision / préparation du budget, l'état d'exécution, la détermination de la position d'utilisation du financement, la fermeture opérationnelle et financière.
• Préparer et maintenir les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en oeuvre du projet.
• Effectuer des transactions dans ATLAS concernant les subventions pour sa section, telles que l'enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions expirant.
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.

4) Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail des unités respectives pour améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des résultats;
• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.Communique les informations de routine et certaines informations non routinières relatives au travail de l'équipe;
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques; et s'assure que les sites Web inter / intra-net sont à jour et exacts.

5) Procurement

• Création de réquisitions sur ATLAS pour divers biens et services selon les instructions des unités et suivi avec les unités opérationnelles appropriées (achat, financement), comme indiqué dans les SOP des achats de bureau
• Facilite le traitement des contrats des consultants et partenaires externes qui fournissent un service aux unités. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans ATLAS et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
• Maintient des listes de fournisseurs à jour et assure la liaison avec les opérations pour la création de nouveaux fournisseurs si nécessaire

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

Une licence en comptabilité, gestion administrative, logistique, finances, et/ou domaine équivalent.

Required experience: 24 Months Experience remark:

- Au minimum 2 ans d’expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique.
- Une expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein d’une organisation internationale ou de développement est souhaitée
- Une expérience pertinente au sein du PNUD ou avec d’autres agences du Système des Nations Unies serait un atout.

Capacité informatique :
- Bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Email sous environnement Microsoft) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base de données.

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• Arabic(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Development programme/project administration, Administration and administrative assistance Driving license: No Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Ethics and Values, Integrity, Managing Performance, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Technological Awareness, Working in Teams

Application procedure:

Comment devenir Volontaire des Nations Unies ?
1. Créez votre profil sur la base de données de talents du Programme VNU https://vmam.unv.org/candidate/signup

2. Remplissez toutes les sections et soumettez votre profil

3. Allez sur My Page https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur ‘Special Calls’. Sélectionnez le ‘Special Call’ pour lequel vous souhaitez présenter votre candidature. Vous pourrez filtrer les opportunités par pays, catégorie etc.

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Les indemnités des Volontaires des Nations Unies :

En plus d’une couverture médicale et assurance vie durant l’affectation, les Volontaires des Nations Unies ont droit à des indemnités qui peuvent être consultées en visitant le lien ci-dessous et en indiquant (i) le pays de l'affectation i.e. Tunisie et (ii) la catégorie de Volontariat : VNU National Spécialiste (National Specialist)

Lien vers le calcul des allocations des Volontaires https://vmam.unv.org/calculator/entitlements

Date limite de soumission : 16/07/2020.