Assistant Logistique National

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe du Chargé des Opérations le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Approvisionnent /Gestion des Contrats de services

· Contribuer à la mise en place du plan d’approvisionnement en assurant la revue qualitative des données pour une gestion des articles par catégorie.Appuyer l’évaluation des disponiilités sur le marché afin d’assurer une soutenabilité .

· Supporter toutes les initiatives innovantes en matière d’acquisition en fournissant les informations essentielles .

· Assurer une collaboration étroite avec les collégues des sections du Programme pour la planification des achats de biens et de services.

· Assister les collegues des Programmes dans le développement des spécifications , des termes de références, mais aussi dans les aspects logistiques lors de la mise en œuvre.A partir des leçons apprises et des bonnes pratiques renforcer la soutenabilité des activités liées à la chaine d’approvisionnement .

· Préparer toutes la documentation pour l’établissement des Accords à long et prendre action sur des réquisitions spécifiques en cas de besoin.

· Préparer et emettre les demande de cotation(RFQs) ,Appel d’offres(ITBs) et Appel à proposition (RFPs) à la demande du superviseur.Appuyer dans l’organisation des séances d’ouverture des plis , dans l’analyse des offres techniques et financières en cas de besoin .Conduire les les clarifications éventuelles avec les fournisseurs :prestataires de services.

· Préparer les notes de soumissions/recommandations au Comite d’Examen des Contrats (CRC).Préparer à l’aide de l’ERP (progiciel) SAP les bons de commandes , les contrats et LTA pour soumission à l’approbationen s’assurant que toute la documentation liée au processus soit compléte et conforme aux régles et procédures de l’UNICEF.

· Tenir informé toutes les parties prenantes sur l’évolution du processus d’approvisionnement .

· Suivre étroitement les interactions avec les fournisseurs afin d’assurer un suivi régulier du calendrier des livraisons.Mettre en place un mécanisme approprié de gestion des forunisseurs avec des indicateurs de performance.

· Analyser et retraiter les données du tableau de bord , et suivre avec les programmes les points d’action.

· Extraire régulièrement les rapports sur les statuts des Accord à long terme,Contrats,Bon de Commande et initier les actions nescessaires avec les programmes concernés.

· Assurer la veille fournisseur encontinu pour l’identification de fournisseurs potentiels dans la fourniture de biens et services à des coûts compétitifs.

In-country logistics

· Contribuer au développement de la composante logistique du plan d’approvisionnement en identifiant les contraintes sur le plan des infrastructures (dédouanement,capacité du ou des ports,les options de transport disponibles ,les capacités de stockage),les différentes options de livraison possibles .

· Suivre étroitement les frais de magasinage et de surestaries (détention).Négocier avec les autorités portuaires , aéroportuaires ,les lignes des armateurs pour la dispense et/ou la remise des frais de magasinage et de surestaries en cas de besoin.Procéder à une estimation des budgets selon les diverses modalités de livraison retenues , ceci en relation avec les collegues des programmes.

· En collaboration avec les collegues de la section et des programmes,exploiter les données du tableau de bord pour s’assurer le suivi des commandes en cours envu des mettre en place les ressources /capacités logistiques nescessaires.Suivre l’évolution des commandes offshore et/ou régionales et prendre les actions nescessaires afin d’assurer un dédouanement dans les délais età moindre frais des intrants importés.Conduire la recherche,la collecte, laconduite et l’analyse des données logistiques afin de produire des rapports avec des informations à jour pour la prise de décisions.

· Fournir un soutien logistique approprié selon les standards de l’organisation et contribuer directement ou indirectement à la livraison des intrants .Collaborer avec les parties prenantes aussi bien à l‘interne qu’a l’externe pour appuyer la gestion des opérations logistiques et contribuer à une mise en œuvre effective des activités/services.

· Identifier et estimer les besoins en contrats de services pour des prestataiares logistiques extérieurs (dédouanement,stockage,transport,distribution) ,et transmettre toutes les informations nescessaires pour la mise en place des accords à long terme avec des mécanismes de suivi des performances lés à des indicateurs.

· Vérifier toute la documentation lié aux importations pour la mise en œuvre des activités logistiques y afférentes (dédouanement,certificationdes factures de dédouanement et de transit )et faire toutes les diligences nescessaires pour résoudre les questions opérationnelles et/ou solliciter l’appui du superviseur pour les questions complexes.

Gestion des stocks et des Inventaires

· Selon les régles et procédures de l’UNICEF,évaluer les capacités de lieux de stockage des intrants (conditions,main d’œuvre),proposer au superviseur des actions correctives .Identifier de nouveaux espaces de stockage et assister dans la mise aux normes des installations ;

· S’assurer que les intrants sont stockés dans de bonnes conditions afin d’assurer une bonne mise enoeuvre des activités du programme.S’assurer de l’exhaustivité ,de la complétude des données d’inventaire, de l’exiqtence d’un mécanisme de contrôle interne,ainsi que de l’archivage adéquat des données d’inventaire.

· Evaluer les disponibilité en espace de stockage et préparer un plan de stockage afin d’assurer un stockage appropriéoptimisant l’usage de l’espace.

· Superviser la réception et la distribution des instrants.

· Préparer les rapports de stocks , suivre les inventaires en déterminant la tendance pour les bénéficiaires,Faire un inventaire régulier des intrants stockés. Préparer toute la documentation nescessaire pour la mise au rébut/déclassification au comité PSD(Property Survey Board).Assurer le suivi régulier des intrants ayant une date d’expirationen appliquant la méthode FIFO et FEFO.

Autres taches

· En collaboration avec le superviseu ,Supply Division,le bureauRégionalet toute la communauté des Approvisionnements, contribuer au partage des connaissances et des apprentissages et mettre en priorité sur le renforcement continudes capacités individuelles et de de son son équipe.Faciliter l’intégration et le dveloppement des nouveaux staffs , et contribuer au développement et à la mise en place des processus et/ou de manuelsde procédures .

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

· Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.

· Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.

· Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.

· Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

· Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;

· Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

Avoir au moins complété obligatoirement son cycle secondaire ,de préférence completé par un backgroud technique ou universitaire dans les domaines ci-après :Supply Chain ,Business administration,contract :commercial law ou tout autre domaine technique.

Required experience: 36 Months Experience remark:

5 ans dans la gestion de la supply chain .Bonne compréhension du contexte humanitaire et du développement serai un avantage.

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Logistics and supply management Area of expertise details:

• Supporter pendant cette période les aspects logistiques induites par les activités programmatiques.
• Maîtrise des tableurs (Excel) ;Pack Office est obligatoire

Driving license: No Application procedure:

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Date limite pour postuler : 16-07-2020