Adjoint(e) aux finances

IDLO Sahel 2 Positions : 1 Burkina Faso et 1 Niger 

ABOUT IDLO

IDLO empowers governments, empowers citizens and strengthens institutions to achieve justice, peace and sustainable development. We contribute to the creation of stable and inclusive societies in which each person can live free from fear and desire, with dignity and with respect for the law.

ORGANIZATIONAL CONTEXT

IDLO's Financial Management and Support Services Department is an integral part of the project team that ensures financial integrity, with the aim of achieving a high level of transparency and accountability in implementation. projects from different donors. This Department places great importance on producing accurate and verifiable financial reports for all of its stakeholders.

In this context IDLO is recruiting the post of Finance Assistant.

THE POST

The Finance Assistant will be part of the Sahel Regional Initiative based in Ouagadougou, Burkina Faso / Niamey, Niger, and will be placed under the direct supervision of the Program Officer, and under the functional responsibility of the Finance Officer, Initiative Sahel. He / she will support the financial management of the country office.

The incumbent will be responsible for the following: 

Accounting and finance

• Assist the Finance Officer, Sahel Initiative to maintain a comprehensive accounting system for the country office in accordance with IDLO guidelines and procedures, including, but not limited to, processing invoices and payments, maintaining bank accounts and financial records in the accounting system and prompt reimbursement of travel expenses to IDLO employees and experts                                                                                      
• Perform invoice verification in accordance with established organizational processes and approvals, match supporting documentation (merchandise receipt note, purchase order, purchase requisition, bid analysis, etc.) to supplier invoices, recalculate to verify mathematical accuracy, verify coding and processing of account and grant payments                                                
• Review reports and payment requests from implementing partners and submit findings to supervisor                                                                                             
• Collect bank statements and prepare bank reconciliations at the end of the month.  Follow up on outstanding checks                                                                                                                 
• Monitor bank account balances and ensure funds are available for outstanding debts                                                                                                                               
• Assist supervisor in reviewing monthly budget against financial reports        
• Assist in the development, organization and maintenance of all filing systems (physical and computerized) maintained by the Finance Office.                                                   
• Scan monthly financial supporting documents and upload files to IDLO's SharePoint, organize supporting monthly financial documents and courier them to headquarters and assist in the preparation of staff salary payment nationally recruited.    
• Prepare legally required payments, such as payroll and tax deductions on time, in accordance with regulatory agencies.                                                         
• Maintain, code and accurately record petty cash transactions.                  
• Aider, au besoin, le directeur régional des finances ou le responsable du programme dans le cadre de projets spéciaux ou des missions de recherche ou de toute autre mandat du genre.              
• Assister le superviseur dans son travail avec les auditeurs externes et internes de l'IDLO.                 

PROFIL DU CANDIDAT IDÉAL

Formation et expérience professionnelle

• Au moins un diplôme en comptabilité, en finances ou en administration des affaires                      
• Certification comptable - ACCA ou CPA                                                                                                                 
• Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans un environnement international de comptabilité et de gestion financière, de préférence au sein d'organisations internationales ou d'organisations privées ou publiques ayant des programmes financés par des donateurs                                                  
• De l'expérience avec les normes IPSAS constituera un avantage supplémentaire                                          

Langues

•  Maîtrise du français                                                                                                                                         
•  La connaissance pratique de l'anglais constituera un avantage 

Connaissances, aptitudes et compétences spécifiques

• Expérience, idéalement au sein d'une organisation intergouvernementale ou non gouvernementale internationale et une connaissance avérée des règles et règlements financiers et des principes comptables                        
• De l'expérience dans l'utilisation des progiciels MS Office                                                                   
• Une connaissance avancée des tableurs et des progiciels de bases de données
• Une connaissance pratique et de l'expérience dans l'utilisation de MS NAVISION ERP                     
• D'excellentes aptitudes rédactionnelles et verbales                                                                              
• Une capacité à travailler dans un environnement multiculturel                                                                        
• De bonnes compétences relationnelles                                                                                                                  
• Un bon sens de la planification et de l'organisation                                                                               
• De solides compétences interpersonnelles et une capacité à travailler dans un environnement multiculturel   
• La volonté de se rendre périodiquement dans d'autres bureaux situés dans des zones à haut risque   
• Capacité avérée pour la promotion de l'éthique et l'intégrité    

CONDITIONS GENERALES

Pour ce poste ouvert localement, l'IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat temporaire de 12 mois, avec une possibilité de prolongation qui sera fonction des performances et de la disponibilité des fonds. En outre, l'IDLO offrira au/à la candidat(e) une rémunération de Euro 21,504 base annuelle, des congés payés et des avantages sociaux, y compris une assurance médicale, conformément au Règlement du personnel de l'IDLO. Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats ressortissants du lieu d'affectation ou ayant le statut de résident permanent ou toute autre autorisation légale leur permettant de travailler sur le lieu d'affectation. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.

Les candidatures seront examinées régulièrement; un(e) candidat(e) qualifié(e) pourrait être recruté(e) avant la date limite de dépôt de candidature mentionnée sur cette publication. Afin d'utiliser au mieux les ressources, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection. 

Le/la candidat(e) sélectionné(e) sera appelé(e) à prendre ses fonctions dès que possible.

IDLO values ​​diversity in all areas of its activities and encourages qualified female candidates to apply

DISCHARGE OF RESPONIBILITY

The above statements are intended to describe the general nature and level of the tasks performed by the holder assigned to these functions. This list of all tasks and responsibilities may not be exhaustive. 

The Director General of IDLO reserves the right to modify and change responsibilities or even cancel recruitment to meet the needs of the Organization, if necessary.